Digitale Akte und Digitale Personalakte
Digitale Akten werden benutzt, um Dokumente, Informationen und
Vorgänge sachlogisch zusammen zu fassen. Digitale
Akten enthalten beschreibende Eigenschaften
(Datenfelder) und haben eine interne Struktur oder Gliederung
sowie eine ausgeprägte Möglichkeit, Datenschutz zu definieren.
Kendox InfoShare bietet die Möglichkeit, digitale Akten zu
realisieren, was eine Reihe von Anwendungen ermöglicht. Neben
Kunden-, Vertrags- oder z.B. Speditionsakten sind digitale
Personalakten ein pragmatisches und effektives Mittel zur
Organisation der vielen dokumentengebundenen Informationen und der
damit zusammenhängenden Informationsprozesse in Unternehmen
und Institutionen.
Digitale Akten für individuelle Anwendung
In Kendox InfoShare können mit wenig Aufwand, durch
Konfiguration und XML-Editierung individuelle Aktenanwendungen
erstellt werden. Auf diese Weise können Administratoren rasch und
effektiv Anforderungen umsetzen. Kendox und Kendox Partner bieten
Unterstützung bei der Realisierung Anwendungen für Digitale
Akten auf Basis von Kendox InfoShare.
Kendox Digitale Personalakte
Die Kendox Digitale Personalakte (Kendox DPA) ist eine umfangreiche
Softwarelösung, die auf Kendox InfoShare basiert und darüber hinaus
die speziellen Anforderungen moderner Personalarbeit abdeckt. Dazu
gehören neben der sicheren Aufbewahrung und der intelligenten
Strukturierung der Personaldokumente, der Integration mit führenden
Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen (z.B. SAP HR) auch ausgeprägte
Zugriffsfunktionen und die Möglichkeit, sensible Prozesse sicher
abbilden und abwickeln zu können.
Wesentliche Funktionen der Digitalen
Personalakte von Kendox sind:
- umfangreiche Zugriffsverwaltung, auch
temporäre Akteneinsicht
- Office-Funktionen, wie z.B.
Vorlagen und Unterstützung für den Schriftverkehr
- Drag & Drop Datenübernahme und
MS Office-/Outlook Integration
- Vorgangsmanagement für geschützte
Abwicklung sensibler Prozesse
- Rich-Internet-Anwendung (RIA) als
flexible und funktionsreiche Benutzeroberfläche
- automatisierte Erkennung von
Personaldaten (z.B. CV Parsing) (Add-On)
- Integration Lohn- und Gehaltssysteme sowie andere
Anwendungen
- Altaktenübernahme im Stapelverfahren (Scanning
oder elektronische Datenübernahme)
- rechtskonforme (revisionssichere)
Aufbewahrung mit Kendox InfoShare
- Daten- und
Dokumentverschlüsselung
- temporäre Aktenfreigabe für Mitarbeiter und
Vorgesetzte
- weitere...
