Scanning, Capturing
Das Einlesen, Bereinigen, Analysieren, Klassifizieren,
Indexieren und Ablegen, aber auch das Einreihen von
Papierbelegen in Workflow-Vorgänge kann ein arbeitsaufwändiger
Prozess sein. Kendox bietet langjährig bewährte Softwarewerkzeuge
für das Scannen und Verarbeiten von Papierbelegen. Das
zentrale Modul ist dabei Kendox SCAN, welches durch
zusätzliche Software von Kendox und Kendox Technologiepartnern je
nach Bedarf und Anwendungszweck ergänzt werden kann.
Kendox SCAN
Kendox SCAN ist die komfortable Lösung, um in Papierform
vorliegende Dokumente automatisiert und schnell zu erfassen,
gegebenenfalls zu trennen, zu klassifizieren, zu indizieren,
allenfalls zu signieren und in beliebigen Archivsystemen
abzulegen. Ganze Dokumentenstapel können mit Kendox SCAN in einem
Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden.
Scannen
Es werden handelsübliche Scanner unterstützt, vom Low-Cost
Handscanner bis hin zu A4- und A3-Scannern mit automatischem
Papiereinzug. Verschiedene Scan-Parameter wie Helligkeit,
Kontrast und Bildauflösung werden in vorlagenspezifischen Profilen
hinterlegt. Ränder lassen sich automatisch entfernen, leere Seiten
können beim Scannen ausgelassen werden. Neben dem Scannen von
Dokumenten wird der Import bestehender Bilddateien in allen
gängigen Formaten unterstützt.
Trennen
Beim Einscannen von Dokumentenstapeln bietet Kendox SCAN
verschiedene Möglichkeiten der Dokumententrennung. Dies reicht von
einfacher Trennung nach Seitenzahl, über die Anwendung von Patch
Codes und Trennblättern bis hin zu komplexen Verfahren
aufgrund frei definierbarer Kriterien im Text.
Klassifizieren
Die gescannten Dokumente werden aufgrund unterschiedlichster
Attribute in Kategorien oder Klassen geordnet. Diese Attribute
werden entweder manuell erfasst oder via OCR bzw. Barcode
geliefert.
Indizieren
Zu jedem Dokument können Indizes entweder im Dialog erfasst, über
OCR oder über eine Barcodeerkennung aus definierten Bereichen
zugesteuert werden. Auch die Verknüpfung von variablen Inhalten zu
komplexen Indexbegriffen und Datenbankzugriffe zum Datenabgleich
sind möglich.
Archivieren
Die Klassifizierungs- und Indizierungsinformationen werden an das
Zielsystem übergeben. Kendox SCAN eignet sich hervorragend als
Vorstufe für die Archivierung - sowohl für Kendox InfoShare als
auch für andere Systeme. Wahlweise können auch digitale
Signaturen verwendet werden.
