Modernes Dokumentenmanagement in der Cloud

Anwenderbericht Verband Werbetechnik+Print (02/2018)

Der «Verband Werbetechnik+Print» (VWP) vertritt rund 280 Mitglieder und verbindet die Betriebe der Branchen Werbetechnik, Siebdruck und Leuchtwerbung in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Mit dem «InfoShare Cloud Archive Service» ist der VWP in der Lage, die Arbeitsprozesse in der Verwaltung schlank abzubilden, Dokumente einfach und intuitiv in der «Cloud» zu verwalten und gleichzeitig Dokumente strukturiert und übergreifend den Verbandsmitgliedern zur Verfügung zu stellen.

Die Herausforderung

Der Verband legt grossen Wert auf modernes und innovatives Arbeiten. Daher ist es naheliegend, in der eigenen Verwaltung nach Ansatzpunkten zu suchen, die Arbeitsprozesse möglichst schlank abzubilden. Vor diesem Hintergrund hat der VWP nach einer Lösung gesucht, die es ihm erlaubt, eigene Dokumente einfach und intuitiv in der «Cloud» zu verwalten und gleichzeitig Dokumente strukturiert und übergreifend den Verbandsmitgliedern zur Verfügung zu stellen.

Die Lösung

Mit dem «InfoShare Cloud Archive Service» des Ostschweizer Software-Hauses Kendox werden dabei gleich mehrere Ziele optimal erfüllt. Zum einen sind natürlich allgemeine Verbandsdokumente nun für alle Mitglieder zentral über die Website des Verbands recherchierbar – und dies mit beliebigen Endgeräten wie PC, Tablet oder Smartphone. Zum andern wurde den ordentlichen Mitgliedern jeweils auch ein eigener, quasi privater Bereich in der Cloud-Lösung bereitgestellt. So haben die angeschlossenen Unternehmen nun auch die Möglichkeit, selbstständig eigene Dokumente in der Cloud zu verwalten.

Der Nutzen

Für Verbandspräsident Florian Tanner ist klar: «Der grösste Nutzen für den VWP besteht eindeutig darin, dass sich sowohl der Datenaustausch mit unseren Mitgliedsunternehmen als auch die verbandsinterne Kommunikation zwischen Vorstand und den Kommissionen deutlich vereinfacht hat.»

Win-Win-Situation

Auch die Zusammenarbeit mit Kendox, dem Anbieter der Lösung, wird vom Verband als sehr positiv beurteilt. «Bereits in den ersten Gesprächen konnten wir gemeinsam mit Kendox eine Win-Win-Situation herausarbeiten. Zudem ist es sehr angenehm, dass auch wir als Anwender neue Ideen für Funktionserweiterungen mit einbringen können und dabei stets auf ein offenes Ohr bei Kendox treffen.», so Tanner, der selbst eine Vollservice-Agentur für Werbe- und Kommunikationslösungen betreibt. Und er ergänzt: «Das Kendox DMS in der Cloud ist für uns sehr schnell unverzichtbar geworden.»