Digitale Trends 2023 - Videoreihe mit Manfred Terzer, CEO Kendox
SIE HABEN DIGITALE VORSÄTZE FÜR DAS JAHR 2023? WIR HELFEN IHNEN GERNE DABEI, DIESE ZU VERWIRKLICHEN.
Werkzeuge zur Digitalisierung von dokumentenlastigen Prozessen in Büro und Verwaltung leisten einen entscheidenden Beitrag. Sie ermöglichen Ihnen eine Kostenersparnisse durch sichere, effiziente und dynamische Prozesse für zeitaufwändige Routineaufgaben. Dies legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsschritte und ermöglicht Ihnen einen nachhaltigen Wandel.
Meistern Sie den Wechsel in die Cloud
Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile einer cloudbasierten Lösung: Höhere Sicherheit in Bezug auf die Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von wichtigen Geschäftsdokumenten, Compliance-konforme Archivierung und Aufbewahrung sowie ein geringeres Risiko von Cyberangriffen. Zudem müssen Sie sich als Anwenderunternehmen nicht um die Wartung und Betreuung der Lösungen kümmern. Bei der Einführung eines cloudbasierten DMS, wird der Betrieb und die Betreuung anschließend vollständig extern gelöst, sodass Sie von einem „Rundum-Sorglos-Service“ profitieren. Beim Hosting in der Cloud durch einen externen Dienstleister entfallen zudem die Hardwarekosten für Server- und Speicherinfrastruktur. Dadurch werden Lösungen schnell skalierbar.
Cloud - Sicherer und zuverlässiger als eine Inhouse-Installation
Der professionelle IT-Infrastrukturbetrieb in externen Cloud-Rechenzentren ist eine sichere Umgebung und muss spezielle Kriterien und Zertifikate für Qualitätsstufen erfüllen. Cloud Service Provider investieren viel in die Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit ihrer Systeme. So wird Ihre Erwartungshaltung gegenüber geringen Ausfallzeiten erfüllt.
Multi-Cloud als Standardbetriebsmodell
Für Multi-Cloud sprechen mehrere Faktoren: Einerseits die Kosteneffizienz. Es ist aufwendig und zeitraubend, alle im Unternehmen genutzten Dienste physikalisch zusammenzuführen. Andererseits die Problematik der Datenschutz- und Leistungsvereinbarungen (Vertragskette), um eine Harmonisierung unterschiedlicher Leistungsmerkmale der einzelnen Anbieter zu erreichen. Durch eine zentrale Serviceverfügbarkeit und einen verantwortlichen Serviceansprechpartner wird jedoch die Anbieter-/Unternehmensbeziehung gestärkt. Deshalb sind Sie gut beraten, dabei die Dynamik der Softwarewirtschaft auszunutzen.
ERP und DMS - Das Kraftpaket aus der Cloud
Die Installationszahlen von Cloud-ERP-Lösungen legen aktuell stark zu. Daher ist es quasi ein Muss, dass das eingesetzte DMS ebenfalls in der Cloud läuft, da andernfalls eine lokale Infrastruktur benötigt wird. Bei der Einführung, , sollten Sie solche Anbieter auswählen, die neben der eigentlichen Funktionalität auch Transparenz und Flexibilität bieten.
Potenziale mittels Microsoft 365 Automation und Integration nutzen
In den letzten Jahren haben Digital Workplace Lösungen, wie z.B. von Microsoft, eine sehr große Verbreitung erfahren. Microsoft Teams wird heute in vielen Organisationen als Zusammenarbeitsplattform eingesetzt. Weniger bekannt ist die Microsoft Power Platform (Microsoft Power Automate). Mittels Microsoft 365 Features, wie beispielsweise Power Automate, lassen sich Templates für Genehmigungsworkflows und andere Prozesse einsetzen. Für die Archivierung bietet sich zudem eine direkte Integration von Teams mit einem DMS an. Dadurch lässt sich eine automatische Archivierung aufgrund von speziellen Kriterien umsetzen. Nutzen Sie jetzt die Vorteile der Integration mit Microsoft.
Digitalisierungspotenziale danke digitaler Signaturen ausschöpfen
Kombiniert mit einem DMS, entfalten Signaturlösungen ihr volles Potenzial. Der entscheidende Vorteil: Das DMS kann die Signaturhistorie verwalten. Somit bleibt auch bei komplexen Signaturprozessen jederzeit nachvollziehbar, wer, wann, welches Dokument mit welcher Signaturqualität signiert hat. Diese Nachvollziehbarkeit wird bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet, auch wenn mehrere Dokument-Versionen erstellt und signiert wurden. Zudem gewährleistet das DMS eine langfristige, sichere Informationsaufbewahrung unter Berücksichtigung der DSGVO-Anforderungen. Durch die Einführung in Ihrem Unternehmen, treiben Sie die Digitalisierung weiter voran.
Funktionale Erweiterungen des Kendox Lösungsportfolios
Streamen Sie jetzt die vollständige Videoreihe und erfahren Sie, welche Neuheiten des Kendox Lösungsportfolios im Jahr 2023 für Sie bereit hält. Wir geben Ihnen einen Ausblick auf unsere wichtigsten digitalen Trends, die im Bereich Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement-Lösungen (ECM/DMS) für dieses Jahr zu erwarten sind.
