Ein DMS für die Logistikbranche

Mittwoch, 13. Oktober 2021
Pexels Marina Hinic 730778

Auf Basis von Feedback und Erfahrungen unserer Kunden aus der Logistikbranche, haben wir eine Liste mit fünf Ansatzpunkten zusammengestellt. Diese zeigen, warum das Digitalisieren von Dokumenten-basierten Prozessen einen idealen ersten Schritt in die Digitalisierung darstellen und welche Funktionen eine entsprechende Lösung speziell für den Einsatz in der Logistikbranche abdecken sollte.

 

Prozessoptimierte Bearbeitung – Sendungs- oder Speditionsakten 

Mithilfe eines für die Anforderungen der Logistikbranche optimierten Dokumentenmanagement-Systems (DMS) werden Dokumente, Informationen und Vorgänge sachlogisch zusammengefasst. Digitale Akten enthalten beschreibende Eigenschaften (Datenfelder), haben eine vorgegebene interne Struktur oder Gliederung und bieten die Möglichkeit, Berechtigungen für den Datenschutz zu definieren. Eine Sendungsakte beinhaltet definierte Strukturen für Sendungsbelege, Zollbelege, Lagerbelege sowie viele weitere Dokumente wie z.B. Kundenaufträge, Gebinde-Scheine, Track & Trace-Informationen, etc. 

 
Digitales Prozessmanagement – Zeitreduzierung und Fehlereindämmung 

Viele DMS-Lösungen verfügen über eine sogenannte «Workflow-Engine», einen Vorgangsmanager, mit dem auf elektronischen Dokumenten basierende betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden können. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden. Die Standardisierung und Automatisierung von Routineprozessen sorgt für eine erhebliche Arbeitserleichterung sowie für Transparenz und Beschleunigung in der Prozesskette. Für die Logistikbranche sollten dabei folgende Prozesse in der Lösung integriert sein: Automatisierte Verarbeitung der Sendungsdokumente, wie POD und Frachtbrief etc.; Abweichungsmanagement-Prozesse bei Schäden oder Gebinde-Differenzen; Rechnungsprüfungsprozesse (P2P) für Allgemeinkosten und Sendungskosten (wie z.B. Fremdfahrerkosten mit Validierung zum Auftrag) sowie die Option, weitere Prozesse zu ergänzen. 

 

Standardisiertes Scanning und Capturing – Entlastung und Automatisierung 

Ein DMS sollte auch über eine komfortable Lösung verfügen, um in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert und schnell zu erfassen, zu klassifizieren, zu indizieren (intelligente Belegdatenerkennung), in die DMS-Sendungsakte abzulegen und je nach Attributen auch Prozesse automatisiert über das Workflowsystem anzustossen. Auf diese Weise können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert und mit einem integrierten Lernmodus nach und nach fast ohne personelle Ressourcen verarbeitet werden. Wesentlichen Merkmale, die eine Lösung für Scanning und Capturing dabei erfüllen muss, sind: Die Verarbeitung vom mehreren tausend Belegen pro Tag; automatisierte Belegerkennung mit intelligentem Lernmodus; standardisierte Belegprofile, wie Lieferscheine, POD’s, CMR-Frachtbriefe, AWB’s, Lagerscheine, Rechnungen und Gebinde-Scheine; sowie Belegübernahmen aus E-Mail-Postfächern oder File-Ablagen. 

 

«Viele unserer Logistik-Kunden konnten durch das Digitalisieren ihrer Dokumenten-basierten Prozesse die Durchlaufzeiten der Verarbeitung wesentlich verkürzen – teilweise um mehr als zwei Drittel. Das schont Ressourcen und die Sachbearbeitenden können sich auf andere wichtige Aufgabenbereiche konzentrieren. Gleichzeitig werden laufend Fehlerquellen reduziert und die Sicherheit in Bezug auf Verlust, Ausfall und rechtssichere Ablage der Dokumente erhöht. Ein DMS ist ein wichtiger Hebel für jedes Logistikunternehmen, denn es bietet die ideale Grundlage und oft auch den Einstieg für die Modernisierung von Logistikprozessen.» Didier Hunn, Vertriebsleiter Schweiz, Kendox AG 

 

 

Rechtssicheres Aufbewahren und Archivieren  

Bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltung ist es sehr wichtig sicherzustellen, dass die verwalteten Informationen auch wirklich rechtskonform und revisionssicher archiviert werden können. Insbesondere dann, wenn digitale Dokumente in einem Rechtsstreit als Beweismittel vorgelegt werden müssen, muss ggf. der Nachweis erbracht werden, dass das digitale Dokument auch tatsächlich dem «Original» entspricht und nicht zwischenzeitlich – beabsichtigt oder unbeabsichtigt – manipuliert worden ist. Um die Rechtskonformität der Archivierung sicherzustellen, muss außerdem gewährleistet sein, dass sich archivierte Dokumente erst nach Ablauf einer vorgegebenen Frist (die sich je nach Dokumentenart unterscheiden kann) aus dem Archiv löschen lassen. Dies lässt sich mit Hilfe von sogenannten «Aufbewahrungsfristen» umsetzen. 

Mithilfe einer geeigneten DMS-Lösung kann zusätzlich der gesamte Prüf- und Freigabeprozess protokolliert und als «Bearbeitungsprotokoll» im elektronischen Archiv sowie im Kontext der freigegebenen Rechnung abgelegt werden. Somit ist transparent dokumentiert, wer wann welche Entscheidung oder Freigabe getroffen hat. Neben Kommentaren und Entscheidungen, die im Laufe des Prozesses getroffen worden sind, kann das Bearbeitungsprotokoll unter anderem auch die Kontierungsinformationen sowie weitere Informationen zur jeweiligen Zahlung enthalten.  

 

Integration mit branchenspezifischen Software-Lösungen und Systemen 

Für eine umfassende Digitalisierung, Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse ist es wichtig, dass Dokumente und Daten von der Erfassung und Bearbeitung im DMS nahtlos in die Folgeprozesse und Systeme überführt werden können. Um eine Integration mit vorhandenen Lösungen zu ermöglichen, empfiehlt es sich bei der Wahl einer DMS-Lösung darauf zu achten, ob entsprechende Schnittstellen (Web APIs – Application Programming Interfaces) für Kunden und Partner bereitgestellt werden. Auf diese Weise können nahtlose Integrationen zu bestehenden Anwendungen und Branchenlösungen sehr viel einfacher realisiert werden. So können Dokumente und Dokumentendaten von der Erfassung und Bearbeitung im DMS nahtlos in die Folgeprozesse und Systeme überführt werden. Standardisierte APIs und Web-Services, die für Logistiker abgedeckt werden sollten, sind unter anderem Integrationen zu Speditionslösungen, Zollsystemen, Kooperationssystemen, Finanzbuchhaltungslösungen sowie Softwarelösungen für Transport-, Lager- und Unternehmenssteuerung.