Die GoBD und die erforderliche Verfahrensdokumentation

Manchem Unternehmer stellt sich derzeit die Frage, ob er künftig einen Stab von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern oder Juristen für dieses Thema beschäftigen sollte. Das Thema GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfordert ein gewisses Maß an notwendiger Aufmerksamkeit und Aufwand, um die unternehmensindividuellen Gegebenheiten im Sinne der Vorschriften bzw. Grundsätze nachzuweisen.

Seit 2015 gelten die GoBD des BMF (Bundesministeriums der Finanzen) für die digitale Handhabung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen. Ein wesentlicher Bestandteil der neuen Vorschriften ist die sogenannte «Verfahrensdokumentation», mit der Unternehmen genau beschreiben müssen, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Dabei sind technische, organisatorische und prozessuale Anforderungen zu erfüllen.

 

KEINE ORDNUNGSMÄSSIGKEIT OHNE VERFAHRENSDOKUMENTATION

Es ist offensichtlich, dass das Herstellerhandbuch nur ein Teil der Dokumentation darstellen kann. Der Hersteller der Software kann ja nicht wissen, welche Daten und Dokumente gespeichert werden und wie der Anwender mit dem System umgeht. Allein schon aus diesem Grund gibt es keine «offizielle Zertifizierung» von DMS/Archiv-Produkten. Ausschlaggebend ist immer die Form des Einsatzes und der Nutzung beim Betreiber - dokumentiert in einer Verfahrensdokumentation.

Dabei zeichnen die folgenden Eigenschaften eine gute Verfahrensdokumentation aus:

  • sie ist verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar
  • sie beschreibt, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)
  • sie enthält weiterhin die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS)

Interessanterweise ist jedoch eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation, die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, kein formeller Mangel, der zum Verwerfen einer Buchhaltung führen kann.

 

Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit

 Im Rahmen der GoBD gibt es einige Aspekte, die Sie kennen sollten. Die Einhaltung dieser «Allgemeinen Anforderungen» ermöglicht – in Kombination mit der entsprechenden DMS/Archiv Software, einer Verfahrensdokumentation sowie den notwendigen organisatorischen Maßnahmen – die Erfüllung der geforderten Grundsätze.

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
  • Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevanten Unterlagen müssen in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen vollständig und lückenlos aufbewahrt werden.
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Jeder Geschäftsfall ist zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen.
  • Ordnung, «Unverlierbarkeit», Wiederauffindbarkeit: Die geschäftlichen Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden; sie müssen leicht aufzufinden, genügend gekennzeichnet und vor Verlust geschützt sein.
  • Unveränderbarkeit: Die Authentizität der Daten muss sichergestellt sein. Dokumente dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr sichtbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an Belegen müssen dementsprechend protokolliert werden.

 

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