Arcplace setzt E-Dossier an der Hochschule Luzern um

Mittwoch, 28. Oktober 2015

Die Dokumentenablage in Hängeregistern hat ausgedient. Mit Unterstützung des Informationsmanagement-Spezialisten Arcplace hat die Hochschule Luzern erfolgreich elektronische Studierendendossiers eingeführt. Mit der neuen Lösung sind Informationen innert Sekunden ortsunabhängig verfügbar und können einfacher geteilt werden. Gleichzeitig werden höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt.

E-Dossier Lösung von Arcplace

Um ihre papierbasierten Studierendendossiers abzulösen, hat die Hochschule Luzern eine öffentlich selektive Ausschreibung für ein elektronisches Dokumenten-Management-System durchgeführt, bei der sich die Arcplace AG durchsetzte. Nach einem erfolgreichen Pilot im Departement Technik & Architektur steht die Lösung mittlerweile in mehreren Departementen der Hochschule im Einsatz. Die zentrale Komponente bildet das Kendox InfoShare System. Dort sind alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers rechtskonform abgelegt. Eine Schnittstelle zur Schuladministrationssoftware CLX.Evento erlaubt das Anlegen von Dossiers, auf die über einen Webclient zugegriffen werden kann. Die physischen Dokumente werden über spezielle Scanning-Stationen digitalisiert. Mitarbeitende können Dokumente auch direkt aus Office-Applikationen ablegen. Im Kendox System wird die Archivierungszeit festgehalten und die Integrität des Dokuments sichergestellt. Gemeinsam mit dem Zugriffslog sind so die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt. Die Zugriffsrechte auf die E-Dossiers können individuell und abgestimmt mit den zentralen Active-Directory-Benutzerrollen gesteuert werden.

Grosse Zeitersparnis und sicherer Informationszugriff

Dossiers und einzelne Dokumente sind über eine integrierte Suche innert Sekunden auffindbar. Abteilungsleiter und andere berechtigte Personen haben über ein Webinterface orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Informationen. Regula Schärli, Leiterin Sekretariat Bachelor & Master des Departements Technik & Architektur, unterstreicht die Benutzerfreundlichkeit: «Die Bedienung in der vertrauten MS-Office-Umgebung ist quasi selbsterklärend – nach zwei bis drei Stunden hat man die Abläufe im Griff». Die digitalen Dossiers können ohne Platzprobleme die gesetzlich geforderten Jahre aufbewahrt werden, und der Papierverbrauch sinkt markant. Die Hochschule plant, den Studierenden in naher Zukunft über ein neues Studierendenportal Einblick in ihre Dossiers zu geben.

 

 

Über Arcplace

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen. Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 700 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.