chicco di caffè verschlankt Rechnungsprozesse

Digitaler Workflow in der Cloud unterstützt schnelles Wachstum

Donnerstag, 28. November 2019

Kennen Sie die erfolgreichsten Kaffeebar-Anbieter in Deutschland? Während man den werbestarken US-Ketten in jeder Fußgängerzone begegnet, findet man den Wachstumssieger von 2018 und 2019 im Inneren von Unternehmen. chicco di caffè betreibt Barista-Betriebe mit Kaffeespezialitäten aus eigener Röstung in Firmen, Mensen und Kliniken. Mit einem Wachstum von jährlich mehr als 20 Prozent ist chicco di caffè eine moderne Erfolgsgeschichte aus München. Allerdings bringt das rasante Wachstum auch Herausforderungen mit sich. Mithilfe einer cloudbasierten Lösung des Schweizer Dokumentenmanagement-Anbieters Kendox hat der Kaffeebarspezialist den Rechnungsbearbeitungsprozess digitalisiert und in eine agile, auf schnelles Wachstum ausgerichtete Struktur überführt. Neben der Automatisierung zahlreicher Prozesse konnte damit auch eine bessere Übersicht und Transparenz erreicht werden.

Die chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH, zu der auch die BOTA Group gehört, bewirtschaftet mit eigenem Personal innerbetriebliche Kaffeebars an Standorten in ganz Deutschland. Dabei funktioniert unter dem Dach der GmbH jede Bar wie ein eigenes Unternehmen. Zur Unterstützung des rasanten Wachstums hat das Unternehmen mithilfe von Kendox unternehmensweit den Rechnungseingangs- und Freigabeprozess vollständig digitalisiert und automatisiert. So wurde eine erhebliche Verschlankung der administrativen Prozesse für die mehr als 170 Standorte erreicht.

 

Starkes Wachstum erfordert Verschlankung der administrativen Prozesse

Getrieben aus der Finanzabteilung, hat der Anbieter für innerbetriebliche Zwischenverpflegung das Projekt «chicco RechnungsCheck» eingeführt. «Aufgrund unseres Rekord-Wachstums bestand Handlungsbedarf, die administrativen Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und zu digitalisieren», erläutert Manuel Sawalle-Müller, Direktor Finanzen bei der chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH.

Ziel des Projekts mit Kendox war die vollständige Ablösung von Papierbelegen im Rechnungsworkflow, um eine insgesamt schnellere Bearbeitung vom Eingang der Belege bis zur Freigabe und weiteren Prozessschritten in der Buchhaltung zu erreichen. Auch eine bessere Übersicht und Auffindbarkeit der Belege war notwendig. Eine weitere wichtige Anforderung war zudem die mobile Nutzung des Systems durch Bereitstellung im Cloud-Betrieb für die Kostenstellenverantwortlichen an den einzelnen Standorten. Mit dem Workflow-System von Kendox ist es chicco di caffè gelungen, den Rechnungsworkflow zu digitalisieren und zu automatisieren.

 

Digitalisierung von Rechnungseingang, Zuordnung und Freigabe

Vor Einführung des «chicco RechnungsCheck» wurden bei chicco di caffè eingehende Rechnungen zunächst eingescannt. Anschließend wurden manuell die Kostenstellenverantwortlichen ermittelt, die Rechnung per E-Mail an sie verschickt bzw. ausgedruckt und direkt zur Freigabe vorgelegt. Auch Kontierungsinformationen wurden dabei teilweise manuell auf dem Beleg erfasst oder per E-Mail zurück an die Buchhaltung übermittelt.

Durch die Digitalisierung der Rechnungseingangskontrolle sowie der zugehörigen Freigabeprozesse hat sich der Prozess beim Kaffeebar-Spezialisten drastisch verändert. «Wir digitalisieren heute sämtliche Papierdokumente, gleichzeitig motivieren wir auch unsere Lieferanten, uns Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken», beschreibt Sawalle-Müller.

Die digitalen Eingangskanäle werden permanent überwacht, eingehende Rechnungen mit Hilfe einer OCR-Komponente (Texterkennung) analysiert, Belegdaten automatisch extrahiert und den Rechnungen zugeordnet. Anschließend wird die Rechnung automatisch an den jeweils verantwortlichen Kostenstellenleiter zur Prüfung weitergeleitet. Nachdem dieser die Rechnung dann freigegeben hat, werden Beleg und Buchungssatz automatisch in die DATEV-Buchhaltung übergeben, wo die Rechnung entsprechend verbucht wird und nachliegende Prozesse angestoßen werden können.

Eine Besonderheit bei der Implementierung stellte die Anbindung aller Anwendungen an die Private Cloud des Unternehmens dar. Kendox Projektleiter Jörg Schönfisch schildert: «Um einen einfachen und standortunabhängigen Zugriff für alle Benutzer zu ermöglichen, war ein mobiler Zugang zu allen Systemen per Tablet gefordert. Benutzeroberfläche und Bedienung mussten möglichst einfach und intuitiv für die Anwender sein. Gleichzeitig war in Bezug auf Zugriffsrechte eine enge Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter des Kunden erforderlich.»

 

Mehr Effizienz und Durchblick in der Finanzplanung

Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses realisiert chicco di caffè eine frühzeitige Verarbeitung und Vorkontierung der im Unternehmen eingehenden Belege. Die Protokollierung des digitalen Prozesses und anschließende revisionssichere Ablage in «Kendox InfoShare» gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Compliance-Vorgaben für die digitale Dokumentenhaltung. Dabei ermöglicht die Anwendungsintegration größtmögliche Transparenz. Eine Belegrecherche ist jederzeit und überall möglich. Auch lassen sich finanzielle Vorteile wie beispielsweise der Skontoabzug deutlich einfacher realisieren.

Einen weiteren Vorteil sieht Sawalle-Müller bei der Liquiditätsplanung: «Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick, wo wir stehen und was auf uns zukommt. Das war früher definitiv nicht der Fall.» Ein zusätzlicher Nutzen entsteht durch die Entlastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung. Während sie vor Einführung des digitalen Prozesses viel Aufwand bei der Erfassung der Rechnungen leisten mussten, verlagert sich nun ihre Aufgabenstellung hin zur Kontrolle, dem Nachhalten und Prüfen von Rechnungen.

 

Nächste Ausbaustufe: Investitionsantrag und unternehmensweites Vertragsmanagement

Die Kaffee-Experten planen weitere Ausbaustufen mit Kendox InfoShare, wie beispielsweise ein unternehmensweites Vertragsmanagement sowie einen Genehmigungsprozess für Investitionsanträge und Bestellanforderungen (BANF), in die alle deutschlandweit verteilten Barista-Betriebe mit eingebunden werden sollen.

Manuel Sawalle-Müller erläutert die Zielsetzung: «Wir wollen in Zukunft weitere Prozesse mit Kendox digitalisieren. Mit der wachstumsbedingten Zunahme an weiteren Standorten, ist es für uns unabdingbar ein unternehmensweit einheitliches Vertragsmanagement zu implementieren, das uns eine Übersicht gibt, wo welche Verträge laufen beziehungsweise enden oder beendet werden müssen.» Einen weiteren Schritt in Richtung Transparenz möchte der Finanzchef über eine Verknüpfung der archivierten Belege mit einem BI-Tool erreichen.

 

Über chicco di caffè

Das Unternehmen chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH ist Mitglied der SCA (Speciality Coffee Association) und Marktführer im Bereich Kaffeespezialitäten-Bars in der Gemeinschaftsverpflegung von großen Unternehmen, Kliniken und Universitäten. Aktuell beschäftigt es rund 600 Mitarbeiter an über 170 Standorten deutschlandweit. 2003 gegründet, ist chicco di caffè die derzeit wachstumsstärkste Coffeeshop-Kette Deutschlands und wächst weiter. Seit April 2018 gehört auch die BOTA Group zur chicco di caffè Unternehmensgruppe. Die gemeinsame Mission: der beste Kaffee von den besten Baristas. Die Espresso- und Kaffeesorten von chicco di caffè, deren Verpackungen mit dem German Design Award 2018 ausgezeichnet wurden, können in den chicco di caffè Coffeeshops, online bei amazon und im eigenen Onlineshop für den privaten Gebrauch gekauft werden. Im April 2018 hat chicco di caffè auf dem Campus «neue balan» in München einen Flagship Coffeeshop eröffnet. An der St.-Martin-Straße 106 in direkter Nachbarschaft zur Unternehmenszentrale ist die Marke auf rund 100 Quadratmetern erlebbar.

Weitere Informationen unter: http://www.chicco-di-caffe.com/