«Der Weg zum digitalen Büro ist erst zur Hälfte geschafft»

Digitale Technologien helfen Unternehmen, bestehende Prozesse zu optimieren. Aktenordner und Papierstapel wandern auf Festplatten oder in die Cloud – der Arbeitsplatz wird zum «Digital Office». Vier von zehn Unternehmen aller Branchen haben bereits eine Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das zeigt der «Digital Office Index» – eine repräsentative Befragung von über 1’100 Unternehmen, die der Digitalverband «Bitkom» auf der CeBIT vorgestellt hat.

Bei mittelständischen Unternehmen (100-500 Mitarbeiter) haben bereits 52 Prozent eine solche Strategie, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es dagegen erst 36 Prozent.

Obwohl die «Kernthemen» des Dokumentenmanagements an der Spitze derjenigen Prozesse liegen, die bereits digitalisiert sind, ist auch hier noch hohes Potenzial für die Digitalisierung vorhanden: Dokumente werden bei 52% der Unternehmen bereits digitalisiert (z.B. durch Scanning), elektronisch gestützte Vorgangssteuerung (z.B. im Rahmen der Rechnungsfreigabe) findet bereits bei 44% der befragten Unternehmen statt und allgemeines Dokumentenmanagement bzw. Archivierung von «Elektronischen Akten» setzen heute immerhin rund ein Drittel der Unternehmen ein. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber gleichzeitig auch, dass erst bei weniger als der Hälfte der befragten Unternehmen Digitalisierungsstrategien tatsächlich umgesetzt sind – selbst bei bereits etablierten Lösungen wie Digitaler Belegerfassung oder Elektronischem Aktenmanagement.

Als Hemmnisse bei der Einführung und Umsetzung von Digitalisierungsstrategien sehen die befragten Unternehmen vor allem zwei Faktoren: Sowohl der Investitionsbedarf als auch – und das überrascht wenig – das nicht vorhandene, aber zwingend notwendige qualifizierte Personal verlangsamen den Digitalisierungsfortschritt. Und insbesondere beim Personal ist hier ein Unterschied zwischen Grossunternehmen auf der einen Seite und Mittelständlern bzw. kleineren Unternehmen auf der anderen Seite sichtbar. Während 71% der Unternehmen ab 500 Mitarbeitern angeben, über die notwendigen Ressourcen zu verfügen, sind es bei Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeiter nur ca. 60%.