Digitalisierung mit ERP und DMS

Sehr häufig sehen sich Anwender dem operativen Druck ausgesetzt, ihre Kernprozesse optimieren zu müssen. Sie versprechen sich dadurch u.a. Effizienzsteigerungen, gesteigerte Kundenzufriedenheit sowie eine Reduktion der Kosten. In den allermeisten Fällen ist dabei die Digitalisierung der Unternehmensabläufe eine Grundvoraussetzung, um das vorhandene Optimierungspotenzial überhaupt voll ausschöpfen zu können.

Aktuell sind viele Unternehmen damit befasst, in den folgenden Bereichen und Geschäftsprozessen nach Lösungen zu suchen, die sie in Bezug auf Prozessoptimierung nachhaltig voranbringen:

  • Digitale Rechnungseingangsprozesse inkl. entsprechender Freigabe- bzw. Prüfabläufe
  • Vertriebsabwicklung inkl. Automatisierung der vertrieblichen Abläufe
  • Ergänzungen in der Fertigungssteuerung
  • Beschaffungsprozesse
  • Abläufe in der Personalverwaltung
  • Posteingangsverarbeitung und vieles mehr.

 

«Grüne Wiese» war gestern

Eine Herausforderung allerdings haben die Unternehmen noch zu lösen: Wo und wie genau sollen die funktionalen Erweiterungen und (neu digitalisierten) Geschäftsabläufe mit den bestehenden Unternehmensanwendungen umgesetzt werden? Naheliegend wäre, direkt in den bestehenden Anwendungen – wie z.B. dem ERP System – diese Anforderungen zu implementieren. Dagegen spricht allerdings die Scheu der Unternehmen bestehende Systeme «unnötig» anzufassen, da Änderungen und Erweiterungen an kritischen Bestandsanwendungen häufig mit unverhältnismässig hohen Risiken und Kosten verbunden sein können – von der Komplexität und den «Wechselwirkungen» auf bestehende, kritische Unternehmensprozesse ganz zu schweigen. Als Alternative bietet sich an, neue Funktionalität mit komplementären Lösungen – wie z.B. einem Dokumentenmanagement- bzw. Workflowsystem zu lösen und diese an das bestehende ERP System anzubinden. Damit lassen sich mit überschaubaren Budgets und in relativ kurzer Zeit die «neuen» Geschäftsabläufe implementieren und gleichzeitig die Kernprozesse des Unternehmens nachhaltig verbessern.

 

Weniger Papier, kein aufwändiges Suchen nach Informationen und dank mobilen Anwendungen Entscheidungen dort treffen, wo sich der Entscheider aktuell befindet.

 

Technologie, Beratung & Erfahrung

Wie kann nun ein spürbarer Nutzen auf Anwenderseite erzielt werden? Welche Bausteine und Schritte sind notwendig, um eine nachhaltige und erfolgreiche Prozessoptimierung erreichen zu können? Eine prozessorientierte Beratung gepaart mit passender Technologie sowie vor allem einem grossen Erfahrungsschatz aus ähnlich gelagerten Projekten sind ganz sicher sehr gute Voraussetzungen.

Zur Technologie gehört das Dokumentenmanagementsystem als Basis für die eigentliche Digitalisierung zusammen mit einer intelligenten Erkennungssoftware und einem integrierten Workflow-Management mit flexiblem Prozessdesign, so dass sich individuelle und komplexe Anwendungen ohne große Programmieraufwände einfach erstellen und anwenden lassen.

Über das Prozessmanagement weisen Sie Ihren Mitarbeitern und Abteilungen Aufgaben zu und legen Vertretungsregeln fest, falls ein zuständiger Mitarbeiter einmal nicht im Büro ist. Sie bestimmen, welches Ereignis einen Workflow auslösen soll – beispielsweise wird automatisch ein Freigabeprozess gestartet, sobald eine Eingangsrechnung eingescannt und erfasst wird.

Um ein möglichst hohes Mass an «digitaler Unterstützung» zu erzielen, ist es sehr sinnvoll, sowohl die Prozesse als auch das Dokumentenmanagement gleich mit dem bestehenden ERP System zu integrieren. Dadurch lässt sich beispielsweise erreichen, dass erfasste Daten – z.B. aus dem Rechnungseingangsprozess – automatisch an die ERP Software weitergegeben wird und nicht zusätzlich händisch übertragen werden muss. Technologisch mag es hier zwischen den verschiedenen ERP Systemen durchaus Unterschiede geben (SAP, IFS, Microsoft, teilweise auch ERP-Lösungen auf iSeries Basis …), allerdings ist die funktionale Art der Integration bei allen ERP Lösungen sehr ähnlich: Eingehende Dokumente und die dazugehörigen Prozesse werden mit Projekten, Aufträgen, Bestellungen etc. verknüpft.

 

Fachliche und technische Kompetenz – Voraussetzung für den Erfolg

Selbstverständlich ist das technische Know-how ein kritischer Erfolgsfaktor bei Integrationsprojekten. Mindestens genauso elementar ist aber auch die fachliche Kompetenz: erst ein sehr gutes Verständnis der zugrundeliegenden betriebswirtschaftlichen Prozesse ermöglicht überhaupt die Optimierung der geschäftsrelevanten Abläufe im Unternehmen. Und ist gleichzeitig Grundvoraussetzung dafür, dass die gesteckten Ziele und Anforderungen auch tatsächlich erreicht und im Idealfall übertroffen werden können.

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