Dokumentenmanagement von der Rechnung bis zum Zollpapier

Anwenderbericht Victorinox AG (02/2018)

Seit mehr als 130 Jahren steht das Schweizer Familienunternehmen Victorinox für Qualität, Funktionalität, Innovation und Design. Insbesondere als Herstellerin des klassischen Schweizer Taschenmessers bekannt, ist die Victorinox-Gruppe heute ein global agierendes Unternehmen mit weltweit rund 2‘000 Mitarbeitern. Nebst dem Taschenmesser als Kernprodukt bedient Victorinox mittlerweile vier weitere Produktkategorien: Küchenmesser, Uhren, Reisegepäck, und Parfums. Die Jahresproduktion liegt bei ca. 26 Millionen Messern. Im vergangenen Juli wurde in Ibach im Schweizer Kanton Schwyz, wo sich der Hauptsitz von Victorinox befindet, das 500-millionste Taschenmesser hergestellt. Zu diesem Anlass wurde ein spezielles Jubiläumsmesser in limitierter Auflage produziert und an alle Mitarbeiter verschenkt.

 

Umfassende Enterprise Content Management-Strategie

Victorinox hat bereits vor dem Projektstart eine ECM Strategie aufgesetzt, welche aufzeigt, wie in der Firma bereichsübergreifende Dokumentenverwaltung durchgängig unterstützt werden kann. Teil davon war die Einführung einer einheitlichen Archiv-/DMS-Plattform basierend auf Kendox InfoShare inklusive der Anbindung an das Comarch ERP-System. Dabei sollten zunächst kunden- bzw. lieferantenbezogene Dokumente rechtskonform archiviert werden, um so die Verkaufs- und Beschaffungsprozesse optimal zu unterstützen. Zudem können nun auch die Belege aus dem elektronischen Zollkontomanagement ebenfalls archiviert und gleichzeitig den jeweiligen Geschäftsfällen zugeordnet werden.


Steigerung der Effizienz und bessere Übersicht

2013 hatte Victorinox bereits ein Projekt für ein DMS gestartet, welches aus diversen Gründen gestoppt wurde. 2014 wurde das Projekt dann neu gestartet und zu den bestehenden Herstellern aus der ersten Evaluation auch neue Lösungen miteinbezogen – unter anderem Kendox aus dem St. Galler Rheintal. Mit seiner DMS-Lösung InfoShare konnte sich der Schweizer ECM-Anbieter in dieser zweiten Runde am Ende durchsetzen. «Schon bei der Vorstellung haben wir kompetente Auskunft und einen sehr guten Eindruck von Kendox erhalten», sagt Roger Fassbind, Projekt Manager PPM bei Victorinox, zu den Gründen für die Entscheidung. «Zudem bietet InfoShare eine funktionierende Schnittstelle zum Comarch ERP-System».


Kunden- und Lieferantenakte mit ERP-Integration

InfoShare unterstützt Abläufe für die Ablage von Dokumenten, welche im DMS-System auch unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert werden können. Diverse im ERP und anderen Quellen erzeugten Dokumente, wie etwa Verkaufsbelege oder Einkaufsbelege, werden an InfoShare übergeben und dort abgelegt. Die unterschiedlichen Belege werden dann automatisch einer Kunden- oder Lieferantenakte zugewiesen.
Somit stehen dem Sachbearbeiter die Dokumente je nach Geschäftsprozess und Anwendungsfall jeder Zeit via Client Programm oder webbasierter Oberfläche zur Verfügung. Die rechtskonforme Ablage bleibt zudem gewährleistet.

 

Benutzerfreundlich und schnell eingeführt

Die Benutzerfreundlichkeit war für Victorinox ein wichtiger Faktor. Die Mitarbeiter sollten im täglichen Umgang mit dem System nicht nur effizient, sondern vor allem auch gerne arbeiten. «Wir schätzen die direkte Zusammenarbeit mit dem Hersteller. Bei Kendox sind wir gut aufgehoben und geniessen einen exzellenten Service», erklärt Thomas Meier, Projekt Manager PPM. Die internen Stellen, welche InfoShare betreuen, können aber auch eigenständig Anpassungen vornehmen, was eine gewisse Unabhängigkeit garantiert.

Die Anforderungen von Victorinox an die Rollendefinition und Berechtigungen waren komplexer, als in einem herkömmlichen Umfeld und stellte die Berechtigungssteuerung im Projekt als eine Herausforderung dar. Mit einem Zusatz-Layer konnte Kendox diese Vorgaben jedoch abbilden. «Die Standardlösung ist ausgesprochen flexibel, somit konnten unsere Anforderungen von Kendox schnell umgesetzt werden», sagt Thomas Meier. «Insgesamt dauerte es vom Entscheid für Kendox bis zur Übernahme der ersten Dokumente aus diversen Systemen an InfoShare lediglich zwei bis drei Monate, was für ein Projekt in dieser Grösse erstaunlich schnell ist.»

 

Vom papierbasierten zum elektronischen Zolldokument

Die verbindliche Einführung der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) Import ab März 2018 ist eine Herausforderung für international tätige Unternehmen wie Victorinox. Denn das neue Regulatorium sieht unter anderem elektronische Zolldokumente vor, weswegen alle importierenden Unternehmen mit eigenem Zollkonto endgültig von papierbasierten auf digitale Abläufe umstellen müssen. Für Victorinox war dies der Anlass, mit Unterstützung des DMS-Spezialisten Kendox und dem Softwarehaus SISA die Archiv/DMS Plattform um das Zoll-Management System zu erweitern.

 

Optimale Zollabwicklung dank digitaler Zolldaten

In Sachen Zollmanagement entschied sich Victorinox für die entsprechende Softwarelösung von SISA, einem Partner von Kendox. Das Unternehmen ist auf die Themenfelder Zollabwicklung und Logistik spezialisiert und die modular aufgebauten Applikationen ermöglichen es, insbesondere die Geschäftsprozesse international tätiger Firmen zu optimieren. Neben einer Integration mit InfoShare verfügt die SISA-Lösung zudem ebenfalls über eine Schnittstelle zu Comarch und konnte so vollständig in die Unternehmensabläufe integriert werden. Als Cloud-Lösung bietet sie zudem ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und auch den regulatorischen Aspekten wie der verbindlichen Einführung der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) Import ab März 2018 wird Rechnung getragen.

Die Zolldokumente werden von SISA über das jeweilige Zollkonto abgeholt und von der entsprechenden internen Stelle geprüft. Danach werden die Dokumente automatisch in InfoShare abgelegt. Sebastian Fretz, Projekt Manager bei SISA, sagt: «Das Wichtigste ist, die Kontrolle und Übersicht über die Dokumente zu haben. Alle Informationen sind jetzt tagesaktuell im System und auch im Archiv problemlos wiederzufinden. Damit ist der Kunde auch bei einer Zollrevision jederzeit auskunfts- und dokumentationsbereit. Die aufwändige Kontrolle von Papierdokumenten fällt endlich weg». Die digitalen Zolldaten erlauben zudem einfache und schnelle Auswertungen in Echtzeit über alle Zoll- und MwSt.-relevanten Informationen wie Abgaben, Ursprungsländer, Verzollungsart, Spediteur usw.

 

Zukünftige Projekte

Mit dem neuen System konnten die zentralen Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System und die Archivierung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten erfüllt werden. In Zukunft plant Victorinox zusätzliche Teilprojekte zur erweiterten Nutzung von InfoShare mit der Anbindung an weitere Systeme.
Um die Effizienz weiter zu erhöhen, könnten zudem die Workflows in verschiedenen Bereichen wie etwa der Eingangsrechnung ausgebaut werden. Auf diese Weise will Victorinox seine Mitarbeiter bei den Routine-Tätigkeiten weiter entlasten, damit sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.