NORIS Group digitalisiert mit Kendox

Effizienter Aktenworkflow: NORIS Group digitalisiert Erfassung und Ablage von Dokumenten mit Kendox

Dienstag, 27. August 2019

NORIS Group, ein führender Anbieter im Bereich Mess- und Automatisierungstechnik, digitalisiert mithilfe des Schweizer DMS-Spezialisten Kendox den vormals Papier-basierten Aktenworkflow in Einkauf, Produktion, Vertrieb und Versand. Für besonders effiziente Abläufe sorgt die Standardintegration der Dokumenten Management Softwarelösung Kendox InfoShare mit der bei NORIS eingesetzten ERP-Lösung Sage b7.

Die NORIS Group produziert für den internationalen Markt jährlich mehr als 30.000 Sensoren. Insgesamt hat das Unternehmen bereits mehr als 5.000 Schiffsautomationsanlagen, 3.000 Sicherheitssysteme und lokale Bedienstationen geliefert. Hinzu kommen jährlich über 50.000 Radiosonden der auf Wettermesstechnik spezialisierten Tochterfirma GRAW Radiosondes. Um das hohe, täglich anfallende Dokumentenvolumen zu digitalisieren, hat NORIS Group das Dokumentenmanagement-System (DMS) «InfoShare» von Kendox implementiert.

Ziel des Projekts mit Kendox war die Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) im gesamten Unternehmen zur Vermeidung einer unkontrollierten und unstrukturierten Dokumentablage an vielen Orten. Die Ablage und Verwaltung von Papierdokumenten hatte zuvor bei der NORIS Group viel Platz und Zeit in Anspruch genommen. Eine weitere Problematik stellte die eindimensionale Dokumentablage auf dem Fileserver dar: Bei Dokumentverschiebungen entstanden oft fehlerhafte Verknüpfungen zu den ursprünglichen Dokumenten. Gleichzeitig war es nicht möglich, die Dokumente mehrdimensional über ihre jeweiligen Eigenschaften (Metataten) zu verknüpfen. Aus diesen Gründen war es häufig auch nicht möglich, aus dem Kontext der ERP-Anwendung heraus auf Originalbelege wie Rechnungen oder Verträge zuzugreifen. Diese lagen zum Teil gar nicht digital vor und ein Gesamtüberblick war schwierig.

Ein sehr wichtiger Aspekt für den Projektleiter Christian Kunzmann, Manager Information Technology bei NORIS, war die möglichst einfache und schnelle Suche von Informationen, Vorgängen und Zusammenhängen anhand von Dokumenteneigenschaften und -Metadaten. Ziel war es, die vielen unterschiedlichen Dokumentarten mit ihren individuellen Metadaten möglichst mehrdimensional zu virtuellen Vorgängen zu vereinen und sie mit zusätzlichen Daten anreichern zu können. Auf diese Weise sollte eine geordnete und vor allem digitalisierte Informationsablage zu den Vorgängen in Vertrieb, Einkauf und anderen Abteilungen umgesetzt werden.

Mit Kendox InfoShare erreicht die NORIS Group nun eine Standardisierung von Prozessen und Belegarten sowie eine maximale Informationsqualität. Durch Scannen eingehender Belege stellt NORIS sicher, dass Dokumente möglichst früh im DMS verfügbar sind und somit eine geordnete Prozessbearbeitung gewährleistet wird. Zudem gewährleisten eine durchgängige Volltextsuche sowie die Integration externer Datenquellen in die Such- und Ablageprozesse eine permanente Verfügbarkeit der Dokumente bei sämtlichen Bearbeitungs- und Freigabeschritten. Als zentrale DMS-Lösung bei NORIS ist Kendox InfoShare sehr eng mit der ERP-Anwendung verknüpft. Dabei werden Daten aus der ERP-Lösung Sage b7 extrahiert, teilweise modifiziert und anschließend zusammen mit dem PDF-Beleg rechtskonform archiviert. Neben der Archivierung von ERP-Belegen nutzt NORIS Kendox InfoShare auch für die Archivierung von E-Mails sowie als Plattform für die Digitale Lieferantenakte.

«Eine der wichtigsten Anforderungen an das neue DMS war für uns, dass das System flexibel mit den Unternehmensanforderungen wachsen kann und Änderungen in den Unternehmensabläufen einfach im DMS umzusetzen sind», betont Christian Kunzmann. «Wir wollten die Lösung möglichst ohne externe Unterstützung durch „Customizing per Mausklick“ und ohne großen Programmieraufwand anpassen können.»

So konnte Kunzmann zuletzt mit seinem Team innerhalb von nur zwei Wochen und ohne externe Unterstützung die Prozesse der Versandabteilung erfolgreich an das Kendox DMS anbinden. Für die nahe Zukunft stehen für den IT-Leiter bereits weitere Themen auf der Agenda. Dazu gehören die Unterstützung der Personalabteilung mit einer Digitalen Personalakte, eine noch tiefere Integration des Rechnungswesens und vieles mehr. Priorität hat aber zunächst die Integration von CimERP, eines weiteren ERP-Systems bei der NORIS Niederlassung in Rostock, für das Kendox bereits eine Standardschnittstelle zur Verfügung stellt.

«Das DMS ist ein lebendes System, das immer weiterentwickelt wird. Der Vorteil ist: je mehr Abteilungen dazukommen, desto größer wird der Gesamtüberblick über die Vorgänge und damit der Nutzen für die einzelnen Anwender», erklärt Kunzmann. Zur Zusammenarbeit mit Kendox ergänzt er: «Bei Kendox hat die Chemie einfach 100-prozentig gepasst. Wir hatten von Anfang an ein partnerschaftliches Verhältnis auf Augenhöhe. Aus unserer Sicht ist Kendox der perfekte DMS-Partner für Unternehmen im Größenbereich des mittleren und gehobenen Mittelstandes.»