Digitaler Rechnungsworkflow unterstützt schnelles Wachstum

Anwenderbericht chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH (11/2019)

Die chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH mit Sitz in München ist ein führender Anbieter von Kaffeespezialitäten-Bars in großen Unternehmen, Kliniken und Universitäten. Zur Unterstützung seines rasanten Wachstums von jährlich mehr als 20 Prozent hat das Unternehmen den Rechnungseingangs- und Freigabeprozess vollständig digitalisiert und automatisiert. So wurde eine erhebliche Verschlankung der administrativen Prozesse für die mehr als 170 deutschlandweit verteilten Standorte erreicht.

 

Chicco di caffè bietet den Mitarbeitern großer Unternehmen in ihrem Arbeitsumfeld das, was sie an den Kaffeebars der Innenstädte schätzen: die kleine feine Kaffeepause. Aromatischer Espresso mit perfekter Crema, Cappuccino mit seidigem Milchschaum und das alles mit freundlichem Lächeln frisch zubereitet. Der handwerklich geröstete Kaffee aus eigener Rösterei erfüllt hohe Standards in Bezug auf Qualität, Fairness, Nachhaltigkeit, Gesundheit und Transparenz. Durch den Gewinn großer Kunden ist das Unternehmen schnell und gesund gewachsen und bewirtschaftet mit eigenem Personal heute rund 170 Kaffeebars an unterschiedlichen Standorten in ganz Deutschland. Mit mehr als 30 Neueröffnungen im Jahr 2018 ist das junge Unternehmen derzeit die wachstumsstärkste Coffeeshop-Kette in Deutschland. Zudem nimmt es, gemessen an der Anzahl der Standorte, aktuell bereits Rang 3 unter den Top-Playern der Kaffeebar-Konzepte ein.

 

Problemstellung: Starkes Wachstum erfordert Verschlankung der administrativen Prozesse

«Unser Projekt, den chicco RechnungsCheck, haben wir bei über 170 Kaffeebars in Deutschland eingeführt. Jede dieser Kaffeebars ist wie ein eigenes Unternehmen. Keine gleicht der anderen. Aufgrund unseres extremen Wachstums von jährlich mehr als 20 Prozent war es notwendig, die administrativen Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und zu digitalisieren. Aus dieser Motivation heraus haben wir einen Partner gesucht, mit dem wir im Speziellen den Rechnungseingangsprozess, aber in Zukunft auch weitere Prozesse digitalisieren können. Nach einer Vorauswahl und einer Sondierungsphase mit Workshops mit mehreren Kandidaten haben wir uns für Kendox entschieden», erläutert Manuel Sawalle-Müller, Direktor Finanzen bei der chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH. Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangs verfolgte chicco di caffè das Ziel, vollständig von Papierbelegen wegzukommen, um eine insgesamt schnellere Bearbeitung der Belege vom Eingang bis zur Freigabe zu erreichen. Auch eine bessere Übersicht und Auffindbarkeit der Belege war notwendig.

 

 «Aufgrund einer Rekord-Wachstumsrate von über 20 % pro Jahr bestand Handlungsbedarf, die administrativen Prozesse zu digitalisieren.»

 

In sechs Monaten von der Ausschreibung bis zum Go-Live

Zur Umsetzung des Projekts nahm chicco di caffè drei mögliche Anbieter in die engere Auswahl. «Einer der Anbieter schied schon früh aus Kostengesichtspunkten aus, ein anderer konnte während der initialen Workshop-Phase die Anforderungen an den komplexen Workflow nicht abbilden. So haben wir uns relativ schnell für Kendox entschieden. Eines der zentralen Entscheidungskriterien war dabei die Fähigkeit, Buchungsdaten über eine Schnittstelle an DATEV zu übergeben», erklärt Manuel Sawalle-Müller.

Der gesamte Prozess zur Wahl des endgültigen Anbieters war innerhalb von vier Monaten abgeschlossen. Anschließend wurde das Feinkonzept erstellt, in dem alle Aufgabenstellungen, technischen Details und die einzelnen Projektschritte definiert wurden. Um später einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, mussten zusätzlich noch Feinabstimmungen mit dem Rechenzentrum des Unternehmens getroffen werden. Nachdem alle Anpassungen umgesetzt worden sind und die gesamte Lösung implementiert war, wurde der neue Prozess vom chicco Projektteam gründlich auf Herz und Nieren getestet. Nach ein paar weiteren Verfeinerungen und einer abschließenden Testphase ging das Projekt gut sechs Monate nach Beginn des Auswahlprozesses schon live.

«Unser Projektplan sah vor, dass wir ein halbes Jahr nach der Ausschreibung live gehen können. Das hat auch sehr gut funktioniert und liegt mit daran, dass wir uns viel Zeit genommen haben, alles zu testen, zu dokumentieren und jeden der Punkte intern nachzuhalten», so Finanzleiter Sawalle-Müller.

 

«Eines der zentralen Entscheidungskriterien war dabei die Fähigkeit, Buchungsdaten über eine Schnittstelle an DATEV zu übergeben.»

 

Digitalisierung von Rechnungseingang, Zuordnung und Freigabe

Vor Einführung des Projekts «chicco RechnungsCheck» wurden bei chicco di caffè eingehende Rechnungen zunächst an einem Multifunktionsgerät eingescannt. Anschließend wurde manuell ermittelt, wer überhaupt für die Freigabe der Rechnung verantwortlich ist. Mit der Bitte um Freigabe wurde die Rechnung dann per E-Mail an den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen verschickt bzw. teilweise sogar ausgedruckt und direkt zur Freigabe vorgelegt. Sämtliche Kontierungsinformationen wurden dabei manuell auf dem Beleg erfasst oder per E-Mail an die Buchhaltung übermittelt.

Durch die Digitalisierung der Rechnungseingangskontrolle sowie der zugehörigen Freigabeprozesse hat sich der Prozess beim Kaffeebar-Spezialisten drastisch verändert. «Das bedeutet nicht nur, dass alle Papierdokumente digitalisiert werden. Um einen möglichst hohen Nutzen aus der Automatisierung ziehen zu können, motivieren wir gleichzeitig unsere Lieferanten, uns Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken», so Sawalle-Müller.

Der elektronische Eingang der Rechnungen als E-Mail-Anhang unterstützt die automatisierte Verarbeitung maßgeblich. Dabei werden die digitalen Eingangskanäle bzw. E-Mail-Adressen permanent überwacht, eingehende Rechnungen mit Hilfe einer OCR-Komponente (Texterkennung) analysiert, Belegdaten automatisch extrahiert und den Rechnungen zugeordnet. Anschließend wird die Rechnung automatisch an den jeweils verantwortlichen Kostenstellenleiter zur Prüfung weitergeleitet.

Nachdem dieser die Rechnung dann freigegeben hat, werden Beleg und Buchungssatz automatisch in die DATEV-Buchhaltung übergeben, wo die Rechnung entsprechend verbucht wird und nachliegende Prozesse angestoßen werden können.

 

«Wir motivieren unsere Lieferanten, uns die Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken.»

 

Lösungsmodule des «chicco RechnungsCheck»

Beim «chicco RechnungsCheck» arbeitet «Kendox InfoShare» eng verzahnt sowohl mit der Belegerkennungstechnologie von «smartFix» (Insiders Technologies) als auch mit der Prozessmanagement-Plattform «AxonIvy» zusammen. Während «Kendox InfoShare» für die Digitalisierung der Belege sorgt und die rechtskonforme Archivierung sicherstellt, extrahiert und validiert «smartFix» die Belegdaten aus den digitalisierten Rechnungen. Sobald die Belegdaten extrahiert und – soweit notwendig – vom Benutzer verifiziert worden sind, werden sowohl der Beleg selbst (als gescanntes «Bild») sowie die extrahierten Belegdaten an den Rechnungsfreigabeprozess übergeben. Dort entscheiden u.a. die extrahierten Daten darüber, wie der weitere Prozess im Detail abläuft. Anhand der ermittelten Kostenstelle wird beispielsweise entschieden, an welchen Mitarbeiter die Rechnung zur Freigabe weitergeleitet wird; anhand des Rechnungsbetrags, ob ein mehrstufiger Freigabeprozess notwendig ist. Nachdem die Rechnung dann alle notwendigen Schritte im Freigabeworkflow durchlaufen hat, wird der Buchungssatz (der im Wesentlichen aus den extrahierten Belegdaten besteht) an die bei chicco di caffè im Einsatz befindliche DATEV-Buchhaltung übertragen. Dort wird die Rechnung basierend auf den übergebenen Buchungsdaten weitestgehend automatisiert kontiert und den einzelnen Kostenstellen im Unternehmen zugeordnet.

Eine Besonderheit bei der Implementierung stellte die Anbindung aller Anwendungen an die «Private Cloud» des Unternehmens dar. Kendox Projektleiter Jörg Schönfisch schildert: «Um einen einfachen und standortunabhängigen Zugriff für alle Benutzer zu ermöglichen, war ein mobiler Zugang zu allen Systemen per Tablet gefordert. Darüber hinaus musste sowohl die Benutzeroberfläche an sich als auch deren Bedienung maximal einfach und intuitiv sein. Ein sehr komplexer Teil während der Umsetzung war daher die Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter des Kunden vor allem in Bezug auf Zugriffsrechte. Wir konnten hier gemeinsam zeitnah und flexibel reagieren und eine sichere Lösung erstellen.»

 

«Man kann sich leicht vorstellen, wie lange ein Zahlungslauf dauern würde, wenn manuell ermittelt werden müsste, wer welche E-Mail zu einer Rechnung an wen geschickt hat und ob die Rechnung dann tatsächlich auch schon freigegeben worden ist.»

 

Mehr Effizienz und Durchblick in der Finanzplanung

Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses realisierte chicco di caffè eine frühzeitige Verarbeitung und Vorkontierung der im Unternehmen eingehenden Belege. Die Protokollierung des digitalen Prozesses und anschließende revisionssichere Ablage in «Kendox InfoShare» gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Compliance-Vorgaben für die digitale Dokumentenhaltung. Dabei ermöglicht die Anwendungsintegration größtmögliche Transparenz. Eine Belegrecherche ist jederzeit und überall möglich. Da die Finanzabteilung während des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses Einblick in alle relevanten Unterlagen und Freigabestadien hat, lässt sich nun die Liquidität viel besser steuern und kontrollieren. Auch lassen sich finanzielle Vorteile wie beispielsweise der Skontoabzug deutlich einfacher realisieren.

 

«Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick, wo wir stehen und was auf uns zukommt. Das war früher definitiv nicht der Fall.»

 

Einen weiteren Vorteil sieht Sawalle-Müller bei der Liquiditätsplanung: «Unser Geschäft ist extrem schnelllebig, entsprechend wichtig ist eine solide Liquiditätsplanung. Bei einem Umsatz von ca. 30 Mio. Euro haben wir bei einem Zahlungslauf teilweise bis zu 200 offene Positionen. Man kann sich leicht vorstellen, wie lange ein Zahlungslauf dauern würde, wenn manuell ermittelt werden müsste, wer welche E-Mail zu einer Rechnung an wen geschickt hat und ob die Rechnung dann tatsächlich auch schon freigegeben worden ist. Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick, wo wir stehen und was auf uns zukommt. Das war früher definitiv nicht der Fall.»

Ein zusätzlicher Nutzen entsteht durch die Entlastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung. «Während sie vor Einführung des digitalen Prozesses viel Aufwand bei der Erfassung der Rechnungen leisten mussten, verlagert sich nun ihre Aufgabenstellung hin zur Kontrolle, dem Nachhalten und Prüfen von Rechnungen», bestätigt Manuel Sawalle-Müller. 

 

Nächste Ausbaustufe: Unternehmensweites Vertragsmanagement und Investitionsanträge

Die Kaffee-Experten planen weitere Ausbaustufen mit «Kendox InfoShare». Dazu gehören beispielsweise die Umsetzung eines Genehmigungsprozesses für Investitionsanträge bzw. für Bestellanforderungen (BANF) sowie ein unternehmensweites Vertragsmanagement, in das die über 170 deutschlandweit verteilten Barista-Betriebe mit eingebunden werden sollen.

Manuel Sawalle-Müller beschreibt die weitere Planung: «Wir wollen in Zukunft auch weitere Prozesse mit Kendox digitalisieren, unter anderem das Thema Investitionsantrag bzw. den Bestellanforderungsprozess (BANF). Uns ist es wichtig, bereits im Vorfeld – bevor überhaupt eine Rechnung entsteht – eine Freigabe zu bewirken. So stellen wir sicher, dass es im Nachgang, wenn die Rechnungen eingehen und bezahlt werden müssen, keine Überraschungen gibt. Des Weiteren gilt es für uns mit unseren mehr als 170 Standorten, ein unternehmensweit einheitliches Vertragsmanagement zu implementieren. Nicht nur in der Zentrale sind sehr viele Verträge vorhanden, sondern auch in den einzelnen Kaffeebars. Insofern ist ein umfassendes Vertragsmanagement, das uns eine Übersicht gibt, wo welche Verträge laufen beziehungsweise enden oder beendet werden müssen, unabdingbar.»

Der Finanzchef hat auch schon Vorstellungen davon, wie die Lösung zukünftig genutzt werden könnte. Seine Vision ist es, dass über eine Verknüpfung zwischen den archivierten Belegen und einem BI-Tool die Zahlentransparenz massiv erhöht wird. Es soll eine Art «Self-Service BI» für die Mitarbeiter bereitgestellt werden, in der sie innerhalb ihrer Kostenstellen nicht nur sehen, welche Kosten entstanden sind, sondern auch welche Belege dahinter liegen.