Elektronische Personaldossiers in der Gastronomie

Anwenderbericht Fredy Wiesner Gastronomie AG (12/2016)

In der personalintensiven Gastronomiebranche sind effiziente Administrationsprozesse essenziell. Das innovative Familienunternehmen Fredy Wiesner Gastronomie AG hat daher seine bisher papiergestützten Personaldossiers gemeinsam mit Arcplace und «Kendox InfoShare» digitalisiert. Dank den elektronischen Personaldossiers und optimierten Prozessen spart das Unternehmen heute viel Zeit in der Personaladministration, gleichzeitig konnte die Datensicherheit markant verbessert werden.

 

Erfolg mit Ethno-Erlebnisgastronomie

Das Familienunternehmen Fredy Wiesner Gastronomie (FWG) mit Sitz in Volketswil/ZH sorgt seit Anfang der neunziger Jahre mit innovativen Gastronomie-Konzepten für Aufsehen. Die vom Gründer Fredy Wiesner, seiner Frau Anita und den Söhnen Manuel und Daniel geführte Firma beschäftigt über 500 Mitarbeitende und setzt auf asiatische, australische und südamerikanische Erlebnisgastronomie. Unter den Marken Nooch Asian Kitchen, Negishi Sushi Bar, Outback Lodge, The Butcher, Papa Ceviche sowie Frida's Coffee & Cake betreibt FWG erfolgreich 25 Gastro-Betriebe in den Städten Zürich, Bern, Basel, Zug und Winterthur. Das Unternehmen setzt im ERP-Bereich auf Abacus und verfügt über eine zentrale HR-Abteilung im Supportoffice in Volketswil.

 

Papierbasierte Personaladministration war zeitaufwändig

Die über 500 Personaldossiers der Fredy Wiesner Gastronomie wurden bisher papierbasiert geführt und zentral in abschliessbaren Aktenschränken in der Firmenzentrale in Volketswil aufbewahrt. Entsprechend konnten Dossiers immer nur einzeln eingesehen und bearbeitet werden. Die Geschäftsführer der einzelnen Betriebe hatten keinen direkten Zugriff auf die Dossiers und mussten Informationen telefonisch oder per E-Mail anfordern. Die papierbasierte Ablage beanspruchte wertvollen Platz im Büro und die Bewirtschaftung war zeit- und personalintensiv. Im Rahmen einer Initiative zur elektronischen Unterstützung von Geschäftsprozessen beschloss FWG, auf elektronische Personaldossiers umzustellen. Die neu zu beschaffende Lösung sollte später auch zur Unterstützung von Kreditorenrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Projektdossierverwaltung eingesetzt werden.

 

Digitale Verwaltung und rechtskonforme Archivierung der Personaldossiers

An die elektronischen Personaldossiers wurden folgende Anforderungen gestellt:

  • Elektronische Verwaltung und rechtskonforme Archivierung
  • Einfache Übernahme von Informationen aus Drittapplikationen (z.B. Lohnbuchhaltung)
  • Scanning und automatische Indexierung anhand Barcodes (z.B. auf Zeitnachweisen)
  • Unterstützung beim Erstellen neuer Dokumente durch Integration in Office-Applikationen
  • Leistungsfähige Volltextsuche für einzelne Dokmente in den Dossiers
  • Detaillierte Protokollierung aller Einblicke und Änderungen
  • Maximale Benutzerfreundlichkeit und minimaler Schulungsaufwand

Die von Arcplace implementierte Lösung basiert auf dem Dokumenten-Management-System «Kendox InfoShare». «Kendox InfoShare» ermöglicht es, Dokumente, E-Mails und weitere Informationen zu elektronischen Dossiers zusammenzufassen, mit aussagekräftigen Aktendeckeln zu versehen und sicher digital abzulegen. Sicher bedeutet: Die digitalen Inhalte können nicht von Unbefugten eingesehen oder verfälscht werden und alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos protokolliert. Über Schnittstellen kann «Kendox InfoShare» Informationen aus führenden Systemen wie Abacus direkt übernehmen sowie Dokumente aus E-Mail-Programmen, Office-Applikationen, Scanning und ERPs importieren.

 

 «Mit den elektronischen Personaldossiers
sparen wir viel Zeit und
können höchste Standards
bei der Datensicherheit einhalten.»
Manuel Wiesner, CFO Fredy Wiesner Gastronomie

 

Hohe Zeit- und Effizienz-Gewinne, mehr Datensicherheit

Manuel Wiesner führt aus: «Mit der neuen Lösung sparen wir enorm viel Zeit im HR und auf dem Sekretariat, weil wir Informationen über die effiziente Volltextsuche viel schneller auffinden. Betriebsleiter und Assistenten haben orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Dossiers ihrer Mitarbeitenden – die entsprechenden Zugriffsberechtigungen übernimmt Kendox vollautomatisch aus Abacus. Ein entscheidender Punkt war für uns die Benutzerfreundlichkeit. Wir brauchen Betriebsleiter, die sich an der Front voll auf den Gast konzentrieren. Administrative Tätigkeiten sollen mit minimalem Zeitaufwand und ohne grosse Schulungen erledigt werden können.»

Der CFO von FWG lobt die gute Zusammenarbeit mit Arcplace: «Wir haben in mehreren Workshops das Pflichtenheft erarbeitet und danach sukzessive verfeinert, insbesondere in Bezug auf die Übersichtlichkeit und Bedienerfreundlichkeit für die Front. Der Schulungsaufwand liegt heute bei unter fünf Minuten.» Manuel Wiesner zeigt sich auch beeindruckt von der Schnelligkeit und Effizienz von Arcplace: «Nach unserem definitiven Go war die Lösung innert kurzer Zeit einsatzbereit.»

 

Auf einen Blick

  • Elektronische Verwaltung und rechtskonforme Archivierung der Personaldossiers
  • Direkte Datenübernahme aus anderen Systemen
  • Volltextsuche für Dokumente im Dossier
  • Granulares Berechtigungssystem und Schutz sensibler Dokumente
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Dossiers
  • Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage

 

 

Über Arcplace AG

Die Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Daten-Management. Das Portfolio von Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.