Mehr Effizienz durch ortsunabhängiges Bearbeiten

Anwenderbericht Glatz GmbH (12/2020)

Das österreichische Traditionsunternehmen Glatz GmbH ist als internationaler Handelsexperte für Lebensmittel, Agrarrohstoffe und deren Logistik tätig und unterhält ein stabiles Lieferantennetzwerk auf der ganzen Welt. Dabei verarbeitet der Foodbroker jährlich bis zu 18.000 Rechnungsbelege. Mit der Implementierung der ECM/DMS-Lösung «Kendox InfoShare» erzielt das Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen durch reduzierten Aufwand bei der Verarbeitung, Verteilung und Archivierung eingehender Belege. Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente und Akten vereinfacht standortübergreifende Prüfungs- und Freigabeprozesse und ermöglicht moderne Self-Service-Angebote für die Mitarbeiter.

 

Erfolgreiche Beziehungen und langjährige Partnerschaften haben die Geschichte der Firma Glatz geprägt. Das österreichische Unternehmen ist seit seiner Firmengründung im Jahr 1892 historisch gewachsen, dabei hat es zwei Weltkriege und zahlreiche Strukturänderungen im Agrarhandel wie auch im Lebensmittelhandel mitgemacht. Die Familie Glatz hat in diesen bewegten Zeiten ein Traditionsunternehmen aufgebaut und zu einer fixen Größe in Österreich geführt. Heute ist die Firma ein führender privater Agrargroßhändler im Getreide-, Düngemittel- und Futtermittelbereich sowie ein wichtiger Handelspartner für Lebensmittelhandel und -industrie.


Zum Gesamterfolg des Unternehmens tragen mehrere Standorte im Inland sowie Tochterunternehmen in Ungarn und Italien bei. Derzeit sind in der Glatz-Gruppe rund 60 Mitarbeiter beschäftigt. Weitere 100 Personen arbeiten in der Produktion der Nuri Kultsardinen in Matosinhos, Portugal.


Die Finanzabteilung in der Wiener Firmenzentrale der Glatz GmbH koordiniert den gesamten Rechnungs-Workflow für mittlerweile vier Gesellschaften der Glatz-Gruppe mit einem umfangreichen Netzwerk internationaler Lieferanten und Vertriebspartner. Auch Teile der mitarbeiterbezogenen Verwaltungsprozesse werden zentral gesteuert. Mithilfe der Dokumentenmanagement-Lösung «Kendox InfoShare» hat Mag. Stefan Wohlmuth, Leiter Controlling und IT der Glatz GmbH, in Abstimmung mit den Fachabteilungen vereinfachte und transparente Prozesse für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen eingeführt. Später wurde die Lösung auch auf die Verwaltung von Kontrakt-Akten sowie von Personaldokumenten ausgeweitet.

«Qualität, Kundenzufriedenheit und Nachhaltigkeit sind wichtige Eckpfeiler unseres Unternehmens. Voraussetzung dafür sind effektive interne Prozesse, die als Grundlage diese Ziele unterstützen. Unserer Geschäftsleitung war es ein wichtiges Anliegen, durch zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Belege und Geschäftsdokumente in einem digitalen Archiv, Arbeitsprozesse künftig ortsunabhängiger ausführen zu können und die Mehrfacharchivierung zu vermeiden», erklärt Stefan Wohlmuth.

 

«Durch die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Geschäftsdokumente in einem digitalen Archiv wollten wir Arbeitsprozesse künftig ortsunabhängiger ausführen können.»
Mag. Stefan Wohlmuth, Controlling/IT

 

Schlanke Prozesse für «gewachsene» Vielfalt gesucht

Unternehmensstandorten, Mehrfacharchivierung, hohe Papier- und Druckkosten sowie ein immenser Platzbedarf für das papierbasierte Aktenarchiv gaben den Ausschlag für das Digitalisierungsprojekt. «Durch Digitalisierung und Optimierung der Freigabeprozesse, vor allem zwischen den Standorten, aber auch innerhalb der Zentrale, wollten wir die unterschiedlichen, historisch gewachsenen Workflows in unserem Unternehmen vereinfachen und effizienter gestalten», erinnert sich Stefan Wohlmuth.

Vor der Einführung der digitalen Dokumentenmanagement-Lösung von Kendox erfolgte die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten und Rechnungen bei der Glatz GmbH vorwiegend über interne Post und Unterschriftenmappen. Die einzelnen Teilprozesse, wie die Prüfung und Verbuchung in den Fachbereichen, die Kontrolle in der Buchhaltung, sowie die Freigabe durch die Geschäftsleitung, waren teilweise mit langen Postwegen verbunden. Belege wurden dabei oftmals mehrfach kopiert und archiviert. Dies verursachte nicht nur hohe Kosten, sondern auch einen immensen Platzbedarf für Archivierung und Aufbewahrung. Beim bevorstehenden Büroumbau wollte die Glatz GmbH hingegen in der Planung nicht mehr so große Flächen für das Archiv berücksichtigen müssen.

 

«In einigen Fachbereichen werden 90-95% der Belege automatisiert verbucht.»

 

Entscheidungskriterium: Funktionsumfang und Integrationsfähigkeit

Ziel des DMS-Projekts mit Kendox war es, die bislang physische Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten der Warenwirtschaft digital zu gestalten. Dabei sollten alle Dokumente so abgelegt und wiedergefunden werden können, wie es die Mitarbeiter zuvor auch von der physischen Ablage gewohnt waren. Ein Kernaspekt für die Umsetzung war die Einbindung der bei Glatz verwendeten ERP- und Warenwirtschafts-Software «Trade Control», über die rund 85 Prozent der Dokumente gebucht wurden, sowie der Finanzbuchhaltungs-Lösung «Eurofib». Auf diese Weise sollte sichergestellt werden, dass alle Belege später auch in allen verwendeten Anwendungen auffindbar sind und aufgerufen werden können.

«Der regelmäßige Aufwand für die Verteilung, Verarbeitung und Archivierung der eingehenden Belege in einem Unternehmen unserer Größe war enorm. Uns war es wichtig, eine Software-Lösung zu finden, mit der wir bei eingehenden Rechnungen die Belegdaten auf Kopf- und Positionsdatenebene automatisiert extrahieren können. Gleichzeitig sollte die Lösung auch den Prüfungs- und Freigabeprozess vereinfachen und beschleunigen, die Archivierung nach bestimmten Kategorien – wie z.B. Kunden-, Lieferanten- und Vertragsakte – ermöglichen und die geplante Einführung einer digitalen Personalakte unterstützen», erklärt Controlling-Leiter Stefan Wohlmuth.

 

«Mit seinem Funktionsumfang und seinen Integrationsmöglichkeiten hat uns Kendox InfoShare überzeugt.»

 

Nach einer eingehenden Prüfung mehrerer Lösungen fiel die Entscheidung von Glatz für «Kendox InfoShare». Überzeugen konnten vor allem der Funktionsumfang wie beispielsweise für die Positionsdatenerfassung und Verbuchung von Eingangsbelegen sowie die Integrationsmöglichkeit mit anderen im Einsatz befindlichen Anwendungen.

 

Anbindung an Warenwirtschaftssystem und Finanzbuchhaltung

Im Rahmen der Projektumsetzung gab es zwei wesentliche Schnittstellen zu bereits bestehenden Anwendungen innerhalb der Glatz Gruppe zu beachten: Die Schnittstelle zum ERP-System für eine nahtlose Dokumenterstellung und -anzeige sowie die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungs-Lösung für die reibungslose Dokumentenanzeige in EuroFib.

Beim neu gestalteten Eingangsrechnungsprozess werden mithilfe von «Kendox InfoShare » alle eingehenden Belege zunächst bei Bedarf gescannt, in InfoShare archiviert und dann zur weiteren Bearbeitung an «Insiders smart FIX» weitergeleitet. Bei der Datenextraktion in smart FIX entscheiden dann die jeweiligen Sachbearbeiter, ob es sich um eine Rechnung aus der Warenwirtschaft handelt, die an das ERP-System «TradeControl» übergeben wird oder ob es eine Rechnung für allgemeine Kosten ist, die zur direkten Verbuchung in den FiBu-Zweig läuft.

Neben der Digitalisierung und automatischen Belegdatenextraktion der eingehenden Belege wird in InfoShare auch der Genehmigungsprozess abgebildet. Damit wird eine effiziente und vor allem transparente Freigabe eingehender Rechnungen ermöglicht. Im Rahmen dieses Prozesses wird zudem die digital unterstützte Kontierung der Rechnungsbelege realisiert, die anschließend in das vorhandene ERP-System übergeben werden.

 

«Maßgeblich für den Erfolg des Projekts war insbesondere die lösungsorientierte Arbeitsweise bei der Schnittstellenkommunikation.»

 

Knappes Zeitfenster vs. unterschiedliche Anforderungen der Fachbereiche

Die DMS-Einführung war für die Glatz GmbH an ein enges Zeitfenster gebunden. Vom Projektstart im Januar mussten bis zum Stichtag des Wirtschaftsjahreswechsels am 1. Juli alle Belege vollständig digitalisiert erfasst werden. Als Hürde erwiesen sich dabei insbesondere die hohe Komplexität bei der Positionsdatenerfassung und die Übergabe an das ERP-System aufgrund unterschiedlicher Arbeitsweisen in den einzelnen Fachbereichen des Unternehmens.

«Allein innerhalb der Warenbeschaffung gibt es verschiedene Bereiche, wie z.B. Düngemittel, Futtermittel, Getreide, Lebensmittel, etc., die jeweils unterschiedlich arbeiten und teilweise an unterschiedlichen Standorten sitzen. Die einen sind in Wien und die anderen in Graz oder in Oberösterreich – und alle hatten ihre eigenen Abläufe», erläutert Alexander Suppan, Projektleiter bei der Kendox AG. «Da zuvor mit Papier gearbeitet wurde, gab es keine einheitlichen Prozesse. Jede Abteilung hat ihre Besonderheiten. Manche bestellen vorwiegend über Kontrakte, andere arbeiten direkt mit Bauern und Erzeugern, wo hauptsächlich Einzelbestellungen verwendet werden. Insofern musste bei der Umsetzung berücksichtigt werden, dass alle Daten und Dokumente in der passenden Arbeitsweise richtig an das ERP-System übergeben werden.»

 

«Bei der Umsetzung musste berücksichtigt werden, dass alle Daten und Dokumente in der passenden Arbeitsweise richtig an das ERP-System übergeben werden.»
Alexander Suppan, Projektleiter, Kendox AG

 

Erfolgsfaktor: Lösungsorientierte Zusammenarbeit

Maßgeblich für den Erfolg des Projekts war für den Controlling-Leiter Stefan Wohlmuth bei Glatz insbesondere die lösungsorientierte Arbeitsweise des Kendox Projektteams bei der Integration der DMS-Lösung sowohl mit dem ERP-System als auch mit der FiBu-Lösung. «Für die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem «TradeControl » wurde von Kendox in enger Zusammenarbeit mit PCS, der Hersteller-Firma des Systems, extra eine Schnittstelle entwickelt,» erläutert er.

«Es war eine herausfordernde Aufgabe und interessant in der Umsetzung und Implementierung. Die enge partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen beim Projektpartner PCS war dabei sehr zuträglich. So konnten wir die Anbindung an TradeControl für den Kunden reibungslos gestalten. Parallel dazu hat Herr Wohlmuth als fachlicher Ansprechpartner bei Glatz intern die Erhebung der Prozesse gesteuert. Das Zusammenspiel aller Parteien hat technisch sowie fachlich ausgezeichnet funktioniert,» resümiert Kendox Projektleiter Alexander Suppan.

 

Digitale Personal- und Kontrakt-Akten im weiteren Projektverlauf

Direkt im Anschluss an die Digitalisierung des Rechnungseingangs machte die Glatz GmbH einen weiteren Schritt in Richtung moderne «Verwaltungsprozesse». Zusammen mit Kendox setzte Stefan Wohlmuth die geplante Einführung von digitalen Personal- und Kontrakt-Akten um. Auch hier wurde eine spezielle Lösung für die Personalabteilung erarbeitet. Den Mitarbeitern stehen nun moderne digitalisierte Self-Service-Prozesse für Urlaubsanträge, Anträge auf Zeitausgleich, etc. zur Verfügung. Hinter allen Workflows stehen feste Freigabeprozesse, z.B. durch die jeweiligen Abteilungsleiter, anschließend werden die Dokumente an die Personalabteilung übergeben.

Im Wareneinkauf sorgen digitale Kontrakt-Akten für mehr Transparenz und schnellere Arbeitsabläufe. In den «Kontrakt-Akten» sind Eingangs- und Verkaufskontrakte, wie beispielsweise Rahmenbestellungen mit Lieferanten für bestimmte Rohstoffe, zentral im DMS-System abgelegt. Allen am Prozess beteiligten Mitarbeitern stehen ortsunabhängig sämtliche relevanten Dokumente und Belege zu einem Kontrakt zur Verfügung. Dies gewährleistet eine rechtskonforme und sichere Aufbewahrung der Dokumente und beschleunigt nachfolgende Prozesse.

 

«Alle Informationen sind nun jederzeit verfügbar und revisionssicher im digitalen Archiv erfasst.»

 

Erfolgsbilanz nach zwölf Monaten

Projektleiter Stefan Wohlmuth freut sich über die bislang realisierten Vorteile der DMS-Einführung: «Einer der wesentlichen Meilensteine, die wir mit der Einführung von «Kendox InfoShare» erreicht haben, ist für uns die Effizienzsteigerung bei der Rechnungseingangsverarbeitung. » Bereits bei der Datenextraktion eingehender Belege in smart FIX werden die Bestell- und Positionsdaten teilautomatisiert im DMS ausgelesen. Somit müssen sie nicht mehr «manuell» von den Mitarbeitern zugeordnet werden. Der gesamte Prozess der Erfassung und Zuordnung sowie der anschließenden Freigabe ist nun wesentlich effizienter. Von den einheitlichen Prozessen und dem ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente profitieren zahlreiche Unternehmensbereiche.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung war für die Glatz GmbH ein wichtiger Entwicklungsschritt, der es dem Unternehmen auch in der herausfordernden Zeit im Zuge von COVID-19 erlaubt hat, dokumentenbasierte Aufgaben ortsunabhängig im Home-Office durchzuführen und während des Lockdowns im Frühjahr 2020 den Betrieb zur Gänze aufrecht zu erhalten.

 

«Dank Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung konnten wir auch während des COVID-Lockdowns den Betrieb komplett aufrechterhalten.»

 

«Insbesondere während der Corona-bedingten Home-Office-Phase konnten unsere Mitarbeiter vieles standortunabhängig über das Archiv beauskunften. Sie können dort Kontrakte prüfen, die Dokumente in der Akte einsehen sowie deren Status erkennen. Zuvor wurden Kontrakte in Post- und Unterschriftenmappen aufbewahrt und an die Sachbearbeiter weitergereicht. Aktuelle Status-Anmerkungen zur weiteren Bearbeitung wurden in der Regel handschriftlich auf der ersten Seite vermerkt. Ziel war es, auch diese Informationen digital abzubilden. Jetzt sind alle Informationen revisionssicher im digitalen Archiv erfasst und stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Auswertungen können direkt aus TradeControl erstellt werden. Darin wird unter anderem dargestellt, wie weit die Kontrakte bereits abgearbeitet sind. Die Dunkelbuchung der Belege hat in vielen Abteilungen bereits einen sehr hohen Automatisierungsgrad erreicht. Mittlerweile werden in verschiedenen Fachbereichen konstant 90-95% der eingehenden Belege in smart FIX und InfoShare vorerfasst und dadurch in TradeControl zur Gänze automatisiert verbucht», resümiert Stefan Wohlmuth.

 

Nächster Ausbauschritt: Schaffung weiterer Schnittstellen und Ausweitung auf «Digitale Vertragsakte»

Für Controlling-Leiter Stefan Wohlmuth sind künftig weitere punktuelle Erweiterungen der bestehenden Lösung denkbar. So ist neben dem Ausbau weiterer Schnittstellen zur eingesetzten FiBu-Lösung auch eine Einbindung weiterer Workflow-Prozesse in Planung – etwa für Genehmigung und Signatur von Kontrakten. Im Bereich Personalwesen möchte die Glatz GmbH zusätzliche Self-Service-Möglichkeiten schaffen, beispielsweise eine «Digitale Zeitkarte». Mitarbeiter sollen auf bequeme Weise Dokumente wie Reisespesenbelege und Ähnliches in den Workflow hochladen können und am Monatsende automatisch extrahieren. Auch eine Erweiterung des Systems um Vertragsakten wie z.B. Versicherungsverträge, Mietverträge, etc. ist bereits vorgesehen und wird als nächstes Projekt umgesetzt.