Vom digitalen Archiv zum umfassenden Geschäftsportal

Anwenderbericht JAF International Services GmbH (08/2016)

Der internationale Holz-Großhandelsbetrieb J. u. A. Frischeis hat mit Unterstützung von Kendox und TQS sein Dokumentenmanagement auf eine moderne, digitale Basis gestellt. Was mit einer Archivlösung zur papierlosen und revisionssicheren Ablage sämtlicher Belege begann, ist heute zu einer zentralen Businessplattform gewachsen, die Zeit und Papier einsparen hilft und die Prozesse beschleunigt.

 

J. u. A. Frischeis ist ein Großhandelsunternehmen mit rund 2.700 Mitarbeitern und 58 Standorten in 19 Ländern, das Schnittholz, Furniere, Platten, Bauelemente und Dienstleistungen bietet. Im Geschäftsbetrieb fallen jährlich über zwei Millionen Dokumente an, die sicher verwahrt werden müssen. Das bisherige Archivsystem von Frischeis umfasste die elektronisch gespeicherten Rechnungen für den österreichischen und deutschen Markt, während die anderen Auslandsniederlassungen nur Papierbelege verwahrten. „Unser altes, IBM AS/400 Spool-File-basiertes System war zwar eine sehr schlanke Lösung, aber nicht mehr zeitgemäß. Es unterstützte weder die neuesten Releases der Server-Plattform, noch ließ es das Speichern zusätzlicher Dokumente, wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine als PDF, zu. Daher suchten wir nach einem modernen System, das den revisionssicheren Archiv-Betrieb nahtlos fortsetzen kann“, beschreibt Markus Schlaghuber, IT-Services J. u. A. Frischeis, die Ausgangslage.

 

Flexibles Archivierungssystem gesucht

„Im Zuge der Evaluierung einer passenden Lösung gelangten wir über einen unserer IT-Lieferanten zu Kendox. Nach einem ausgiebigen Vergleich mit drei anderen Produkten und einer Praxisdemo bei einem Referenzkunden entschieden wir uns für die InfoShare-Software“, erklärt Schlaghuber. „Maßgebend war dabei die Möglichkeit, die bisherige AS/400-Plattform und auch das bestehende InforAS ERP-System zu integrieren. Außerdem ist das System einfach konfigurierbar, mehrsprachig, beliebig erweiterbar und webbasiert, benötigt also keine Client-Installationen. Darüber hinaus konnte Kendox eine einfache Lösung zur Migration des Alt-Archivs bereitstellen. Schließlich waren uns auch der Support vor Ort und die hohe Flexibilität des Anbieters wichtig“, so der IT-Experte.

 

In kurzer Zeit zum Go-live

Die Installation der neuen Archivierungs-Software, die Umstellung vom Alt- auf das neue System und die Einrichtung der Schnittstellen zum ERP-System erfolgten in nur drei Monaten. Mit Jahresbeginn 2012 ging die erste Ausbaustufe der neuen Lösung in den Echtbetrieb. „Im Umsetzungsprozess konnten wir gleich kleinere Bugs beseitigen und einen Großteil der Funktionen selbst einrichten. Denn es war auch unser erklärtes Ziel, das System zu verstehen, bedienen und selbst konfigurieren zu können“, so Schlaghuber. Über die „Single Sign-on“-Anmeldung können nun alle Mitarbeiter sowohl in Österreich, als auch in den ausländischen Niederlassungen direkt aus dem ERP-System auf die archivierten Daten zugreifen. So lassen sich über die Suche nach Indexwerten (zum Beispiel Kunden- oder Belegnummer) rasch und einfach die entsprechenden Belege im zentralen Archiv auffinden und Kundenaufträge nachvollziehen. Das Kendox-System unterstützt dank Unicode die unterschiedlichen Anwendersprachen und gewährleistet gleichzeitig eine hohe Datensicherheit. Denn die Belege sind bis zu einem gesetzten Datum – meist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist – nicht löschbar. Darüber hinaus werden Server als auch die zugehörigen Speichereinheiten sicher im Rechenzentrum betrieben. „Wir sind mit der Kendox-Lösung hoch zufrieden, denn das offene und klar strukturierte System funktioniert zuverlässig, ist skalierbar und bietet viele funktionelle und technische Möglichkeiten“, beschreibt Schlaghuber den Nutzen. 

 

Zentrale Archivplattform erweitert

Im nächsten Schritt suchte man gemeinsam mit Kendox nach einer Lösung für den automatisierten Import und die Klassifizierung der Eingangsrechnungen, etwa aus E-Mails. „Wir wollten eine ähnlich erfolgreiche Prozessoptimierung erreichen wie wir es für Ausgangsrechnungen seit Jahren gewohnt sind, mit schnellem Suchen und Wiederfinden von Dokumenten, Online-Zugriff aus diversen Anwendungen, einer Automatisierung und natürlich einer entsprechenden Kostenreduktion. Außerdem haben bereits etliche Lieferanten auf den elektronischen Rechnungsversand umgestellt. Daher kamen viele Rechnungen schon in digitaler Form bei uns an und so konnten wir unsere Prozesse weiter optimieren“, erklärt Schlaghuber. Zur Lösung dieser Aufgaben nahm Kendox seinen Partner TQS, aber auch die betroffenen Fachabteilungen mit ins Boot. Um die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen, implementierte TQS die Extraktionslösung SmartFIX – ein praktisches Tool, das sowohl die zuvor gescannten Papierrechnungen, als auch jene, die per E-Mail eintreffen, automatisch analysiert und alle für die Weiterverarbeitung relevanten Informationen ausliest.

 

Integrationsserver als Datendrehscheibe

Gleichzeitig baute TQS eine Integrationsplattform auf, die über entsprechende Adapter alle bestehenden Teilsysteme verbindet. Damit konnten das Kendox Infoshare DMS/ECM, die Smartfix Extraktionslösung, das InforAS ERP-System sowie die Portolan Finanzbuchhaltung optimal verbunden werden. Die in InfoShare integrierte Oberfläche ermöglicht darüber hinaus die Bearbeitung der Kontierungsinformationen für bestimmte Rechnungen direkt im ECM. Kendox übernahm den laufenden Betrieb des Basissystems, den Support sowie Erweiterungen um einige Zusatzfunktionen und Schnittstellen, die für die Umsetzung dieses Konzepts erforderlich waren. „Durch die Anbindung an den Kendox Webservice startet und überwacht der Integrationsserver alle Aktivitäten und Prozesse des Belegflusses, angefangen bei manuellen Benutzeraufgaben wie zum Beispiel manuellen Rechnungsfreigaben, bis hin zu vollautomatischen System-Tasks wie etwa automatische Statusaktualisierungen der einzelnen Belege. So können wir sowohl automatische als auch manuelle Buchungen durchführen wie auch Querprüfungen im ERP beziehungsweise im Buchhaltungssystem. Unabhängig davon werden alle bearbeiteten Datensätze ins Archiv zurückgeschrieben“, berichtet Schlaghuber.

 

Mehr Zeit, weniger Kosten

Mittlerweile verwaltet Frischeis sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, aber auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Liefer- und Gegenscheine sowie weitere Auftragsunterlagen im digitalen Archiv. Jährlich werden nun über 2 Millionen Dokumente, davon über 60.000 Eingangsrechnungen, abgelegt. Dabei schafft das digitale Archiv und zentrale Steuerungsportal gleich mehrere Vorteile: Einerseits können die Frischeis-Mitarbeiter nun die Belege im kompletten Prozess verfolgen und berechtigungsgesteuert bearbeiten sowie alle Schritte lückenlos nachvollziehen. Zum anderen wächst die physische Belegablage nicht mehr weiter, das schafft Platz und senkt die Lagerkosten. „Früher benötigten wir rund zwei Stunden täglich, um die Belege auszudrucken, zu sortieren und zu stempeln. Heute hat sich dieser Aufwand auf einen Bruchteil reduziert, auch die Storni konnten aufgrund automatischer Erkennung und Sicherheitsmechanismen wie Dublettenprüfung wesentlich gesenkt werden. Unser Team kann nun mehr Belege verarbeiten als bisher und damit unser Umsatzwachstum mittragen. Ein weiterer Vorteil ist, dass das System an allen Standorten webbasiert zur Verfügung gestellt wird. Das erlaubt einen schnelleren Rollout von Updates und Anpassungen und reduziert zusätzlich die technischen Aufwände und mögliche Fehlerquellen“, meint Schlaghuber.

  

Digital in die Zukunft

Das erfolgreiche Integrationsprojekt wird nun auf alle österreichischen Standorte sowie auch international ausgerollt. Dazu müssen noch die verschiedenen Sprachen implementiert und vor allem die Gesamtlösung an die jeweiligen rechtlichen Anforderungen angepasst werden. „Das wird die länderübergreifende Zusammenarbeit wesentlich erleichtern und Doppelgleisigkeiten vermeiden“, ist sich Schlaghuber sicher. Hohe Priorität hat zukünftig auch das Thema e-Billing, denn bereits heute treffen 60 Prozent der Eingangsrechnungen elektronisch ein und laufen direkt in den Workflow. „Neben der papierlosen Belegverwaltung ist HTML5 als Technologie der Zukunft der nächste große Schritt für uns, denn es bringt Geräteunabhängigkeit und mobilen Zugriff auf alle relevanten Informationen“, so Schlaghuber. Für die Zukunft sieht sich der IT-Profi jedenfalls bestens aufgestellt: „Wir treiben seit 2003 die Digitalisierung im Unternehmen massiv voran und nutzen die Vorteile bereits seit Jahren, zum Beispiel mit unserem Onlineshop, der seit 2008 existiert, mit der langjährigen Nutzung von EDI oder eben der integrierten elektronischen Belegverwaltung. Damit haben wir die individuelle Frischeis-Welt im IT-Bereich geschaffen. Kendox und TQS haben uns dabei sehr kompetent unterstützt“, resümiert Schlaghuber.