Ein großer Schritt Richtung Digitalisierung

Anwenderbericht Lamprecht Transport AG (09/2016)

Im Geschäftsbetrieb der Lamprecht Transport AG fallen täglich unzählige Belege an, die zugeordnet, bearbeitet und sicher abgelegt werden müssen. Gemeinsam mit dem IT-Partner Kendox hat das Schweizer Unternehmen nun sein Archiv von Papier auf ein modernes digitales System umgestellt.

 

Die Schweizer Lamprecht Transport AG bietet maßgeschneiderte Lösungen für nationale und internationale Transporte. Das 1945 gegründete Familienunternehmen ist mit vier Tochterunternehmen, 14 Standorten und über 300 Beschäftigten in der Schweiz und den USA tätig. Im Lauf der vergangenen Jahre haben sich mehrere Millionen Bestandsdokumente – etwa Kreditoren und Debitorenrechnungen, aber auch Lieferscheine – bei Lamprecht angesammelt. „Dieser enorme Berg an Papier und elektronischen Belegen war unübersichtlich und nicht zentral abgelegt. Das machte etwa die Suche nach einzelnen Dokumenten, aber auch die Zuordnung zu konkreten Geschäftsfällen schwierig“, schildert Tullio Rocca, Leiter IT der Lamprecht Transport AG, die Ausgangslage.

 

Moderne Archivlösung gesucht

Bisher wurden die Belege im ERP auf Basis IBM AS/400 in der Solitas InfoStore Archivlösung abgelegt. Ältere Dokumente in Papierform landeten schließlich in einem externen Lager. „Wir suchten nun nach einer Möglichkeit, das InfoStore Altarchiv in eine moderne Plattform zu überführen. Danach sollten die unterschiedlichen Ablagen angebunden und damit ein zentraler Zugriff auf die Dokumente geschaffen werden“, erklärt Rocca die Anforderungen. „Im nächsten Schritt sahen wir uns nach einem geeigneten Anbieter um.“ In der finalen Auswahl entschied sich Lamprecht schließlich für Kendox und die Lösung InfoShare. „Der Kontakt kam über einen unserer IT-Partner zustande. Entscheidend aber war die Tatsache, dass Kendox als einziger Dienstleister das Know-how für das AS/400-Archiv sowie die Integration unseres ERP und der BI-Applikation mitbrachte. Außerdem war uns ein lokaler Partner wichtig, der Entwicklung und Service vor Ort gewährleistet“, so Rocca.

 

Umfangreiche Migration des Altarchivs

Nach einer Prozessanalyse begann Kendox mit der Migration der Daten vom bisherigen InfoStore Archivsystem, das auf einem IBM AS/400 Server lief. Mehr als drei Millionen Bestandsdokumente wurden dabei in das neue InfoShare System übertragen und vom Spoolfile- ins PDF-Format konvertiert. Zusätzlich waren unterschiedliche Geschäftsprozesse zu implementieren. „Wir wollten nur die aktuellen Daten ins neue System übernehmen, die alten Informationen hingegen sollten auf einem extra Fileserver archiviert und damit für Recherchen zugänglich gemacht werden. Auch die bisherige Beschlagwortung sollte ins neue Archiv übernommen werden, um die Suche mit Schlagwörtern zu gewährleisten. Schließlich brauchten wir auch eine Webapplikation, mit der unsere Logistikpartner die unterschriebenen Lieferscheine einsehen können“, berichtet Rocca. Obwohl die komplexe Migration für die Spezialisten von Kendox technisch keine große Herausforderung darstellte, nahm sie dennoch rund drei Monate in Anspruch. „Drei Millionen Dokumente zu konvertieren und einzulesen brauchte mehr Zeit als gedacht. Dabei lief die Zusammenarbeit mit den Experten von Kendox sehr professionell und unkompliziert ab, viele Fragen konnten wir rasch per Telefon lösen. Die abschließenden Kontrollen und Tests belegten, dass alle migrierten Dokumente auffindbar und lesbar sind“, zeigt sich Rocca zufrieden.

 

Zentraler Zugriff auf das Archiv

Mit der Kendox InfoShare Lösung lassen sich nun sowohl Kreditorenrechnungen als auch Lieferscheine an den unterschiedlichen Standorten elektronisch erfassen und archivieren. Debitorenrechnungen werden – nach der Konvertierung von AS/400 Spoolfiles nach PDF – mit „Overlays“ versehen und ebenfalls in InfoShare archiviert. Die Overlays stellen dabei das Corporate Design sicher, indem Hintergrundbilder, wie zum Beispiel ein Briefkopf, den konvertierten PDF-Dateien hinzugefügt werden. Das System ermöglicht eine Berechtigungssteuerung über Domains, um den Mitarbeitern gezielt Zugriff auf die archivierten Informationen zu gewähren – und das einfach über bestehende Anwendungen wie das trans-it ERP-System und das Business Intelligence Tool QlikView. „Alle Rechnungen sind nun auch revisionssicher dank der digitalen Signatur. Damit sind wir unserem Ziel, nämlich das digitale Dossier mit allen Dokumenten zu einem Geschäftsfall zu verwirklichen, ein großes Stück näher“, erklärt Rocca.

 

Weg vom Papier

Für Lamprecht hat sich der Umstieg auf das moderne InfoShare-System bezahlt gemacht. „Damit konnten wir die Prozesse beschleunigen und Aufwand einsparen. Früher musste jede Rechnung auf Papier an die Buchhaltung geschickt, manuell bearbeitet und in Ordnern abgelegt werden. Heute wird gescannt und zentral abgelegt. Dafür reichen einfache Multifunktionsgeräte, wir benötigen keine speziellen Scanner mehr, auch das war ein Kostenfaktor. Praktisch ist vor allem, dass man die Dokumente jederzeit einfach in den unterschiedlichen Applikationen aufrufen kann. Die Buchhaltung etwa ergänzt die Belege mit einem EAN-Code zur automatischen Beschlagwortung, um die Suche zu vereinfachen“, berichtet Rocca. InfoShare ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern auch flexibel und an neue Anforderungen anpassbar. „Positiv ist zudem zu bewerten, dass die Suche nach Datensätzen sehr schnell funktioniert, daher hat die Lösung eine hohe Akzeptanz durch die Benutzer und wir können den Kunden noch schneller Auskunft geben als bisher“, ergänzt Rocca.

 

Die Zukunft ist digital

Mit der Kendox-Lösung ist die Lamprecht Transport AG ihrem Ziel, weg vom Papier zu gelangen und hin zur digitalen Transformation des Unternehmens, einen Schritt nähergekommen. „Wir setzen auf flache Strukturen, schnelle Reaktion und hohe Flexibilität. Diesen Marktvorsprung wollen wir künftig ausbauen. Die Spezialisten von Kendox unterstützen uns dabei, indem sie unsere geschäftskritischen Prozesse absichern“, erläutert Rocca. Das nächste gemeinsame Projekt ist bereits in Arbeit. „Wir wollen auch eine Vertragsverwaltung in InfoShare aufbauen, mit der man Vereinbarungen einscannen, ablegen und mit Erinnerungsfunktionen versehen kann, etwa wenn ein Vertrag abläuft. Denn Dokumentenmanagement wird für uns in Zukunft wichtiger denn je“, blickt Rocca voraus.