Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Tagesabschlüssen

Anwenderbericht Mairinger Holding GmbH (11/2021)

Die Mairinger Holding ist in Österreich als Generalimporteur und innovative Modegröße für den Groß- und Einzelhandel rund um die Marke Marc O‘Polo etabliert. Im Endkundensegment vertreibt Mairinger Modeartikel in über 15 Filialen, Markenoutlets, Multibrand-Stores und via Online-Shop. Gleichzeitig ist das Unternehmen Partner für über 70 Franchisenehmer und Shop-in-Store Betreiber. Mit dem Dokumentenmanagementsystem Kendox InfoShare gelang die erfolgreiche Digitalisierung der Rechnungseingangsbearbeitung. Bis zu 90 Prozent der Dokumente und Belege können automatisiert bearbeitet, verbucht und archiviert werden. Das bringt nicht nur einen erheblichen Zeitgewinn, sondern ermöglicht auch längerfristige Vorteile bei der Umstellung auf zeit- und ortsunabhängige Bearbeitungsprozesse über mobile Endgeräte.

 

„Textilien sind sehr viel mehr als nur Stoff“. Mit dieser Überzeugung und der Leidenschaft für außergewöhnliche Mode hat sich Franz Mairinger ab 1969 als Generalimporteur von Marc O‘Polo in Österreich etabliert. Der Eröffnung des ersten Marc O’Polo Pilotladens in Ried im Innkreis 1981 folgten schnell immer mehr neue Filialen sowie Franchising und Shop-in-Store-Konzepte. Auch die Markenvielfalt wuchs: So baute Mairinger unter anderem als Generalvertrieb die Marke Esprit in Österreich über mehrere Jahre auf. Heute umfasst die Holding die F. Mairinger GmbH sowie die M&M Retail GmbH – mit 13 eigenen Marc O’Polo Shops sowie zwei Multibrand-Stores und einem Marken-Outlet. Zugleich ist sie im Großhandel kompetenter Partner für 70 Franchisenehmer und Betreiber von Shop-in-Stores in Österreich.

 

Basierend auf Kendox InfoShare setzt der Textilspezialist Mairinger Holding einen digitalen Rechnungsfreigabeprozess um. Dabei werden die Rechnungen unter anderem über ein zentrales E-Mail-Postfach direkt dem Genehmigungsprozess zugeführt. Nach der automatischen Extraktion der Belegdaten startet der eigentliche Freigabeprozess, in dem die Rechnungen auch über mobile Endgeräte freigegeben werden können. Anschließend werden die Buchungsdaten automatisch an das FiBu-System übertragen, wo schließlich die Zahlung ausgelöst wird. Weitere Integrationen, unter anderem mit Kartenlesegeräten für bargeldlose Zahlungssysteme sowie mit dem CRM-System, sind bereits in Planung.

 

«Die Suche auf Mikrofilm war umständlich und die Belege wurden oft erst sehr spät archiviert.
Deshalb wurden die Belege in Ordnern vorgehalten.»

Josef Wageneder, Prokurist und Finanzleiter der Mairinger Holding

 

Umstellung auf digitale Workflows gewünscht

 

Die Rechnungseingangsverarbeitung für alle Verkaufsfilialen wird zentral in der Mairinger Holding im Innkreis gesteuert. Jährlich werden dort etwa 30.000 bis 40.000 Eingangsrechnungen und rund 50.000 Kassenabschlussberichte (die sogenannten «Kassenbelege») der Filialen bearbeitet. Initiiert wurde das Projekt mit Kendox von Josef Wageneder, Prokurist und Finanzleiter der Mairinger Holding. Sein Ziel war es, die vormals papierbasierte Bearbeitung im Rechnungseingang abzulösen.

 

Kendox InfoShare kommt für die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen und der Kassenbelege in den Filialen zum Einsatz. Vorher wurden Rechnungen, Bankbelege, Kassenbelege, etc. nur in Papierform bearbeitet. Eingehende Rechnungen wurden in den einzelnen Sachabteilungen geprüft und anschließend in unzähligen Aktenordnern archiviert. Entsprechend groß war das stark wachsende Archiv. Allein die Kassenabschlussberichte füllten früher etwa 300 Ordner pro Jahr. Für die endgültige Archivierung wurden die Papierakten auf Mikrofilm übertragen. «Der Vorgang war sehr umständlich. Meistens wurden die Belege sehr spät archiviert, oft erst nach ca. zwei Jahren. Da die Suche auf Mikrofilm so kompliziert war, wurden die Belege sehr lange in Papierform in den Ordnern vorgehalten», erklärt Josef Wageneder.

 

Noch komplizierter gestaltete sich der Ablauf mit den einzelnen Kassenabschlüssen aus den Filialen. Diese wurden per Post wöchentlich an die Zentrale gesendet, dort geprüft, in der Buchhaltung verarbeitet und dann ebenfalls in Ordnern archiviert. Der Anstoß zur Prozessmodernisierung kam daher aus der Finanzabteilung bzw. dem Rechnungswesen. Dort versprach man sich von einer modernen Lösung, dass die Arbeitsprozesse nachhaltig vereinfacht, beschleunigt und sicherer gestaltet werden.

 

Schnittstellen zu bestehenden Lösungen als Auswahlkriterium

 

Grundgedanke des neuen Prozesses war es, Dokumente in einfacher Form elektronisch archivieren zu können. Bei der Integration mit den vorhandenen IT-Lösungen gab es vor allem die Schnittstelle zur FiBu-Software «Mesonic WinLine» und eine Anbindung der CRM-Software «CAS genesisWorld» zu beachten. Zudem wünschte sich die Geschäftsleitung eine Lösung, die eine höchstmögliche Flexibilität bei den Endgeräten erlaubt, da insbesondere im Aussendienst Tablets und andere mobile Endgeräte genutzt werden. Da sich sowohl die technischen als auch die fachlichen Anforderungen mit Kendox InfoShare sehr gut abbilden ließen, fiel die Entscheidung im Auswahlprozess schließlich auf Kendox.

 

«Kendox wurde uns auch von unserem Partner für die FiBu-Lösung empfohlen. Kendox hatte bereits einige Projekte mit dieser Software realisiert und verfügte über entsprechende Erfahrung. Dass es zwischen Kendox InfoShare und unserer bestehenden FiBu-Software bereits ausgereifte Schnittstellen gab, war für uns ein weiteres wichtiges Kriterium, uns für die Lösung zu entscheiden.»

 

Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Tagesabschlüssen

 

Heute kommt ein Großteil der jährlich ca. 40.000 Rechnungen per E-Mail in das System, wird dort indexiert, automatisch an die Fibu-Software weitergeleitet und anschliessend verbucht. Vor allem dann, wenn die Eingangsrechnung von einem der Hauptlieferanten stammt, läuft die Kontierung zu einem sehr grossen Teil automatisiert ab. Im Anschluss an die Vorkontierung durchlaufen die Rechnungen prozessgesteuert die einzelnen Prüfungs- und Freigabeschritte bis zur endgültigen Erledigung bzw. Bezahlung. Allein durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses entfällt in der Finanzabteilung die manuelle Bearbeitung von über 50 Prozent der Rechnungen pro Jahr, was zu einer signifikanten Reduktion des Arbeitsaufwands führt.

 

Im einem zweiten Teilprojekt wurde ein Workflow für die Verarbeitung der Tagesabschlüsse umgesetzt. Dabei werden zunächst die Tagesabschlüsse in den einzelnen Filialen samt dazugehöriger Belege digitalisiert und verarbeitet. In der Zentrale stehen sie dann sofort zur Verfügung, werden dort geprüft und automatisiert abgelegt. Anschließend wird ein Prozess durchlaufen, in dem die Belege automatisch in die Buchhaltung übernommen werden. Die Verbuchung der Belege erfolgt dann in einer monatlichen Sammelbuchung. Auch hier entfällt der Aufwand für manuelle Kontierung und Verbuchung der Kassenbelege. Zusätzlich hat die Finanzabteilung aber stets auch eine verlässliche Liquiditätsübersicht «in Echtzeit».

 

Hoher Nutzen durch transparente Workflows und Echtzeit-Übersicht

 

Der größte Nutzen besteht aus Sicht von Josef Wageneder in der transparenten Verarbeitung. «Im Bereich der Eingangsrechnungen kann die Buchhaltung jederzeit den aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung nachverfolgen. Durch den hinterlegten Workflow wurden die Abläufe einfacher und schneller», beschreibt der Finanzleiter die Vorteile.

 

Ein weiterer, sehr positiver Effekt zeigt sich zudem beim Archivieren und der Wiederauffindbarkeit der Dokumente. «Im Bereich der Kassenbelege liegt der Vorteil darin, dass die Belege spätestens am nächsten Vormittag bereits im Prüfungsschritt vorliegen. Zudem läuft die Verbuchung der einzelnen Tagesabschlüsse automatisiert, was eine erhebliche Zeiteinsparung in der Buchhaltung bedeutet. Zudem erspart man sich die physische Archivierung von rund 300 Ordnern pro Jahr allein für die Kassenabschlüsse.»

 

Dass man jederzeit nachvollziehen kann, wo bzw. in welchem Status die Bearbeitung eines Belegs ist, ist auch deshalb von großer Bedeutung, weil die Außendienstmitarbeiter sehr selten in der Zentrale sind. Früher mussten sie Dokumente scannen und in die Zentrale schicken; jetzt können die Mitarbeiter, die außerhalb der Zentrale arbeiten, jederzeit auf die Dokumente zugreifen und profitieren ebenfalls von der einfachen und extrem schnellen Suchfunktion.

 

Resilienz in der Homeoffice-Phase

 

«Gerade während des ersten Lockdowns im Jahr 2020 war die gesamte Umstellung ein sehr großer Vorteil. Mit der herkömmlichen Arbeitsweise hätten wie die Rechnungsbearbeitung bei weitem nicht so problemlos bewältigen können. Im Home-Office waren der ortsunabhängige Zugriff und die papierlose Bearbeitung ein enormer Vorteil».

Josef Wageneder, Prokurist und Finanzleiter der Mairinger Holding

 

Auch über die Home-Office- und Lockdown-Phase hinaus haben sich die Vorteile bestätigt. «Freigabeprozesse sind jetzt einfach unabhängig vom Zeitlichen und Örtlichen. Das verleiht den Usern insbesondere auch bei der Bearbeitung auf mobilen Endgeräten eine sehr hohe Flexibilität», so Wageneder.

 

Das Projekt wirkte auch für die Geschäftspartner wie eine Initialzündung: «Mittlerweile haben wir 90 Prozent der Lieferanten umstellen können, sodass sie uns die Rechnungen elektronisch schicken. Wir bekommen jetzt maximal noch 10 Prozent der Rechnungen in Papierform», resümiert der Finanzleiter.