Effizienz durch Verknüpfung von ERP-System und Dokumentenmanagement

Anwenderbericht NORIS Group GmbH (05/2019)

Die NORIS Group produziert für den internationalen Markt jährlich mehr als 30.000 Sensoren. Insgesamt hat das Unternehmen bereits mehr als 5.000 Schiffsautomationsanlagen, 3.000 Sicherheitssysteme und lokale Bedienstationen geliefert. Hinzu kommen jährlich über 50.000 Radiosonden der auf Wettermesstechnik spezialisierten Tochterfirma GRAW Radiosondes. Mithilfe von Kendox hat das Unternehmen den Papieraktenworkflow in Einkauf, Produktion, Vertrieb und Versand digitalisiert. Mit der Integration des ERP-Systems wurden zusätzliche Effizienzgewinne erschlossen.

 

Die NORIS Group GmbH mit Hauptsitz in Nürnberg und Niederlassungen in Rostock, Rotterdam, Singapur und Shanghai zählt seit 1925 zu den führenden Spezialisten im Bereich Mess- und Automatisierungstechnik für die Schiffbauindustrie, die Verkehrstechnik sowie den Maschinen- und Anlagenbau. Das privat geführte Familienunternehmen entwickelt, produziert und vertreibt maßgeschneiderte Produkte und Lösungen sowohl in Einzelanfertigung als auch in Serienproduktion. Vom einzelnen Sensor bis zum kompletten Überwachungs- und Steuerungssystem – alles «Made in Germany» und aus einer Hand.

 

Einheitliches DMS-System statt Papier- und Aktenberge

Die NORIS Group suchte nach einer Lösung zur Digitalisierung des hohen, täglich anfallenden Dokumentenvolumens und der stetig zunehmenden Informationsflut. Auf diese Weise sollte eine geordnete, mehrdimensionale und vor allem digitalisierte Informationsablage zu den Vorgängen in Vertrieb, Einkauf und anderen Abteilungen umgesetzt werden. Ziel des Projekts war die Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) im gesamten Unternehmen zur Vermeidung einer unkontrollierten Dokumentablage an vielen unstrukturierten Orten. Ein sehr wichtiger Aspekt für den Projektleiter Christian Kunzmann, Manager Information Technology bei NORIS, war die möglichst einfache und schnelle Suche von Informationen, Vorgängen und Zusammenhängen anhand von «Dokumenteneigenschaften» – den sog. Metadaten. Ziel war es, die vielen unterschiedlichen Dokumentarten mit ihren individuellen Metadaten möglichst mehrdimensional zu virtuellen Vorgängen zu vereinen und sie mit zusätzlichen Daten anreichern zu können. Durch einen möglichst frühen Scanprozess – im Idealfall unmittelbar beim Eingang der Dokumente – sollte außerdem sichergestellt werden, dass Dokumente nicht verloren gehen können.

 

Wunsch: Eine mehrdimensional durchsuchbare Dokumentablage

Die Ablage und Verwaltung von Papierdokumenten nahm bei der NORIS Group viel Platz und Zeit in Anspruch. E-Mails wurden oft gar nicht erfasst, da es für die elektronischen Nachrichten bislang keine geeignete Ablage gab, bei der mehrere Personen gemeinsam an einem Vorgang arbeiten konnten. Eine weitere Problematik stellten die eindimensionalen Dokumentablageordner am Fileserver dar: Bei Dokumentverschiebungen entstanden oft fehlerhafte Verknüpfungen zu den ursprünglichen Dokumenten. Gleichzeitig war es nicht möglich, die Dokumente mehrdimensional über ihre jeweiligen Eigenschaften – also über ihre Metataten – zu verknüpfen. Aus diesen Gründen konnte man in ERP-Anwendungsmasken oft nur auf Einzeldokumente und -informationen zugreifen. Zudem war es häufig auch nicht möglich, aus dem Kontext der ERP-Anwendung heraus auf Originalbelege wie Rechnungen oder Verträge zuzugreifen. Diese lagen zum Teil gar nicht digital vor. Das alles führte dazu, dass auf Vorgangsebene der Gesamtüberblick fehlte.

 

Digitale Dokumenterfassung und Prozesskette

Mit der Hilfe von Kendox hat NORIS Group den gesamten Workflow der Dokumentenablage digitalisiert. Eingehende Papierdokumente werden über «Kendox Scan» sehr früh im Verarbeitungsprozess im DMS verfügbar gemacht, um insbesondere bei Eingangsrechnungen eine maximale Informationsqualität und eine geordnete Prozessabarbeitungskette zu gewährleisten. Über «Kendox InfoShare» als zentrale DMS-Anwendung werden ein- und ausgehende Belege digitalisiert archiviert. Dokumente bzw. Vorgänge können so mit einer über alle Dokumentarten durchgängigen Volltextsuche schnell und einfach auffindbar gemacht werden. Neben der Archivierung von ERP-Belegen ist bei NORIS nun auch eine E-Mail Archivierung auf Basis von «Kendox InfoShare» im Einsatz, mit der auch E-Mails «im richtigen Kontext» abgelegt werden können. Zukünftig sollen alle archivierten Dokumente im Rahmen einer «Digitalen Lieferantenakte» verfügbar gemacht werden.

 

Schaffung von Schnittstellen zu ERP Sage b7

Zur Anbindung des bestehenden ERP-Systems «Sage b7» am Standort Nürnberg musste zunächst eine spezielle Schnittstelle geschaffen werden. «Die Schaffung der ERP-Schnittstelle war ein sehr wichtiges Puzzleteil des Projekts. Diese Herausforderung haben wir gemeinsam mit Kendox gemeistert», berichtet Kunzmann. Essentiell war dies vor allem zur Umsetzung einer anwendungsübergreifenden Suche. Dadurch können nun mit Hilfe der «Kendox InfoShare XML-Schnittstelle» Daten aus dem ERP-System extrahiert werden. Diese Daten dienen dann dazu, den jeweils zugehörigen digitalen Beleg aus dem ERP-System – teilweise mit modifizierter bzw. vervollständigter Verschlagwortung – im DMS abzulegen. Zusätzlich liefert der sog. «Kendox InfoShare Web Data Provider» weitere Flexibilität, sodass in Such- und Ablageprozessen weitere externe Datenquellen eingebunden werden können.

 

«Bei der Ablage im Fileserver konnten früher generell keine Zusatzinformationen zu den Dokumenten erfasst werden. Jetzt kann mehrdimensional beliebig über die Dokumenteigenschaften gesucht werden.»

 

Produktivitätssteigerung und Prozessverschlankung

Mit der Einführung von «Kendox InfoShare» realisierte die NORIS Group eine geordnete, unternehmensweite Informations- und Dokumentenablage sowie die Möglichkeit, komplexe Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Vorgängen – unter anderem dank der effektiven und schnellen Volltextsuche – zu finden.

«Die Möglichkeit, alle Dokumente und Informationen – und zwar unabhängig davon, wo und wie sie entstanden sind – zentral, einfach und weitestgehend automatisiert im DMS archivieren zu können, machen das Kendox Produkt zu einem mächtigen und leistungsstarken DMS-System», so Kunzmann.

Große Zeitersparnis und eine Vereinfachung des Dokumentenworkflows entsteht dabei vor allem durch die Möglichkeit, für jedes Dokument bereits beim initialen Scan- bzw. Importvorgang zusätzliche Dokumenteneigenschaften zu erfassen. Zudem können Dokumente auch automatisch über die integrierte OCR-Funktionalität nachindexiert werden. Dies ermöglicht eine sehr effiziente Volltextsuche innerhalb der Dokumente und ist gleichzeitig die Basis, um eine automatische Dokumentanalyse mit Datenextraktion durchführen zu können. Über die Schnittstellenanbindung an das ERP-System ergibt sich zudem die Möglichkeit, eine Prüfung der Daten auf logische Konsistenz durchzuführen sowie die Metadaten der Dokumente mit Daten aus dem ERP-System bzw. weiteren SQL-Datenbanken anzureichern.

 

Flexibilität und einfaches Customizing

«Eines der wichtigsten Kriterien an das neue DMS war für uns, dass wir die Lösung selbst – möglichst ohne externe Unterstützung – komplett durch „Customizing per Mausklick“ und ohne großen Programmieraufwand anpassen können. Es muss einfach sichergestellt sein, dass das DMS flexibel mit den Unternehmensanforderungen wachsen kann und Änderungen in den Unternehmensabläufen einfach im DMS umzusetzen sind», so Christian Kunzmann.

Zur Wahl eines geeigneten Anbieters und Projektpartners führte das Projektteam der NORIS Group eine umfangreiche Anbieterevaluation und Systemanalyse durch. Anhand eines umfassenden Lastenheftes wurden zahlreiche Anbieter in Bezug auf die Systemfähigkeiten analysiert und bewertet. «Die gute technologische Basis und eine schlüssige Roadmap für geplante zukünftige Funktionen der Software hat uns bei Kendox überzeugt. Zudem bietet Kendox – im Gegensatz zu manch anderem Konkurrenzprodukt mit weit geringerem Funktionsumfang – ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis», erklärt Kunzmann. «Auch ist es uns besonders wichtig, dass man uns als Kunde immer ernst nimmt. Kendox zeichnet sich hier insofern aus, als dass viele unserer Vorschläge für Erweiterungen oder neue Funktionen schnell und zeitnah im Standardprodukt umgesetzt werden. Und last-but-not-least ist das gute, engagierte und lösungsorientierte Team bei Kendox in Support, Vertrieb und Entwicklung ein weiteres Plus», so Kunzmann.

 

«Bei Kendox hat die Chemie einfach 100% gepasst. Wir hatten von Anfang an ein partnerschaftliches Verhältnis auf Augenhöhe. Aus unserer Sicht ist Kendox der perfekte DMS-Partner für Unternehmen im Größenbereich des mittleren und gehobenen Mittelstandes.»

 

Schnelle Projekt-Implementierung in Teilprojekten

Der erfahrene IT-Spezialist Christian Kunzmann setzte bei der Projekt-Umsetzung bewusst auf eine Einführung in Teilprojekten, jeweils untergliedert nach Abteilungen wie z.B. Einkauf, Vertrieb und Produktion. Zuerst wurde «Kendox InfoShare» im Einkauf eingeführt. «Vom Projektstart bis zum Go-Life der ersten Abteilung hat es nur wenige Monate gedauert. Eine besondere Herausforderung, welche wir zusammen mit Kendox exzellent gemeistert haben, war der nötige Wissenstransfer, um uns in die Lage zu versetzen, mit der DMS-Software – wie von uns gewünscht: NORIS-intern und später dann möglichst ohne externe Hilfe – weitere Teilprojekte umsetzen zu können. Deshalb erfolgte die Implementierung der Kendox Lösung in Form von mehreren teilprojektbezogenen Workshop-Einheiten», erläutert Kunzmann. «Das hat prima geklappt und wenn wir während der Umsetzungsphase dann doch einmal Bedarf an externer Unterstützung hatten, wurde uns immer gerne mit Rat und Tat von den Experten bei Kendox weitergeholfen», so der IT-Manager.

 

«Beginnend bei Null mit der Einführung einer neuen Software bis hin dazu, dass wir in der Lage waren, unser DMS selbst anzupassen, war es ein harter Weg. Der hat sich aber wirklich gelohnt.»

 

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Die Digitalisierung des Dokumentenworkflows im Unternehmen ist für IT-Leiter Christian Kunzmann ein stetiger, lebender Prozess, da in einzelnen Abteilungen immer wieder neue Anforderungen und Dokumentenarten hinzukommen. So konnte Kunzmann zuletzt mit seinem Team innerhalb von nur zwei Wochen und ohne externe Unterstützung die Prozesse der Versandabteilung erfolgreich an das Kendox DMS anbinden. Priorität bei der Umsetzung bekommt dabei das jeweils wichtigste Projekt, wobei sich die Reihenfolge an den aktuellen Anforderungen orientiert. Denkbar sind für den IT-Leiter beispielsweise auch Themen wie die CAD-Integration für technische Zeichnungen, die Unterstützung der Personalabteilung mit einer «Digitalen Personalakte», eine noch tiefere Integration des Rechnungswesens und vieles mehr. Konkret angedacht ist zunächst aber die Integration von «CimERP», eines weiteren ERP-Systems bei der NORIS Niederlassung in Rostock, für das Kendox bereits eine Standardschnittstelle zur Verfügung stellt. «Das DMS ist ein lebendes System, das immer weiterentwickelt wird. Der Vorteil ist: je mehr Abteilungen dazukommen, desto größer wird der der Gesamtüberblick über die Vorgänge und damit der Nutzen für die einzelnen Anwender», erklärt Kunzmann.