Digitalisierter Beschaffungsprozess im Logistikkonzern

Anwenderbericht Quehenberger Logistics GmbH (12/2020)

Die Quehenberger Logistics bietet als Full-Service-Logistics Provider ganzheitliche, moderne Branchenlösungen für Industrie und Handel mit Schwerpunkt Zentral- und Osteuropa. Vom Transportmanagement bis hin zum individuellen Logistikkonzept ist das Produktportfolio ebenso breit gefächert wie die Anforderungen der internationalen Kunden. Es umfasst neben Kontraktlogistik, Luftfracht, Seefracht und FTL/LTL auch Branchennetzwerke, Warehouse-Lösungen, Sondertransporte sowie Zollservices. Über die «end-to-end» Lösung «Kendox Purchase-to-Pay» wickelt das Unternehmen den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bestellanforderung und der Beauftragung, über die Leistungsvereinnahmung und die Rechnungsprüfung bis hin zur Übergabe an nachgelagerte Branchen- und Standardlösungen digital ab.

 

Ob exotische Früchte, sensible Medikamente, die neueste Mode, Güter des täglichen Gebrauchs oder Reifen: Quehenberger Logistics ist Full-Service-Partner für etwa 2.2 Millionen Sendungen pro Jahr. Effiziente Abläufe in der Logistikkette, Transparenz in der gesamten Lieferkette sowie die Produktivitätssteigerung durch schlanke und messbare Prozesse sind hierbei der Schlüssel für den Erfolg. Seit 2018 verfolgt Quehenberger Logistics eine konsequente Digitalisierungsstrategie und hat im Zuge dessen innovative Software-Lösungen eingeführt, die es ermöglichen, Unternehmensprozesse durchgängig abzubilden. So konnten zum Beispiel die Durchlaufzeit in der Disposition stark verkürzt und einzelne Prozesse, wie etwa bei der papierlosen Auftragsabwicklung, nahezu vollständig automatisiert werden.

Basierend auf der ECM/DMS-Plattform «Kendox InfoShare» hat der Logistik-Spezialist bereits verschiedene Prozesse und Lösungen digitalisiert und implementiert. Dazu gehören unter anderem die Belegarchivierung (Ein- und Ausgangsbelege sowie Belege aus Fachanwendungen), eine «digitale Speditionsakte» für Sendungs- und Transportdokumente, digitale Vertragsakten für die Rechtsabteilung, die Einbindung einer «Track & Trace» Lösung für Endkunden sowie die Integration in die Customer Care Plattform. Neben den bereits etablierten Integrationen wurde zuletzt ein digitaler «Purchase-to-Pay» Prozess eingeführt – von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsprüfung und automatischen Verbuchung basierend auf «Kendox InfoShare» und «AXON Ivy».

 

Schlüsselprojekt im Rahmen der digitalen Transformation

Innerhalb von Quehenberger Logistics sind rund 1’500 Benutzer in den verschiedensten Szenarien und Abteilungen mit der Bearbeitung von dokumentenbasierten Prozessen betraut. Die Zahl der anfallenden Dokumente bei den 81 Niederlassungen in 18 Ländern und zahlreichen Lieferanten ist enorm: pro Monat werden mehrere tausend Belege in unterschiedlichen Buchungskreisen und Ländern verarbeitet und archiviert. Die Prozessdigitalisierung ist eines der zentralen Themen bei Quehenberger Logistics. Im November 2019 wurde dazu das erste Projekt „eReQuest – Finance“ gestartet: die digitale Prozesslösung für die Bedarfsanforderung bis hin zur Verbuchung der Eingangsrechnung.


Bei der Implementierung der «Kendox InfoShare» Purchase-to-Pay-Lösung hat die Quehenberger Logistics zwei Projekte in einem vereint. Ursprünglich hatte Kendox den Zuschlag für die Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflow erhalten. Im Laufe des Projekts wurde dann die Entscheidung getroffen, das Projekt auf die Bedarfsanforderung inklusive Bestellung und Warenvereinnahmung auszuweiten, die ebenfalls in den Prozess eingebettet wurden. Im Rahmen des «eReQuest – Finance» genannten Projekts wird der gesamte «Purchase-to-Pay» Lifecycle abgebildet – von der Bedarfsanforderung bis zur Buchung der Rechnung.

 

Prozesswissen als Kernkriterium

Wichtig waren der Projektleiterin Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting und ihrem Stellvertreter Robert Berger, Head of Corporate IT bei Quehenberger Logistics, insbesondere die Integration des P2P-Prozesses mit der Transport- Branchenlösung «Lbase» sowie mit der im Einsatz befindlichen ERP-Lösung von SAP.


Nach einer sorgfältigen Analyse der Ist-Prozesse und dem Erstellen eines Pflichtenheftes, setzte Quehenberger zunächst ein Projektteam auf. In einem Workshop wurden verschiedene potenzielle Anbieter evaluiert. Beim nachfolgenden Auswahlprozess erhielt schließlich Kendox den Zuschlag für das Projekt. «Ein Hauptargument dafür, dass wir den Zuschlag bekommen haben, war neben der langjährigen Zusammenarbeit, dass wir im April die Zusage geben konnten, bereits im November live zu gehen», schildert Kendox Projektleiter Jörg Schönfisch.

 

«Wichtige Kriterien für die Wahl von Kendox waren Flexibilität, eine schnelle Einführungsphase und die Historie der erfolgreichen Zusammenarbeit. Wir schätzen das vorhandene Prozesswissen unseres langjährigen Partners und die Aufbereitung des Projektes.»
Robert Berger, Head of Corporate IT bei Quehenberger Logistics


«Die Umsetzung erfolgte von Juni bis Mitte November. In einem ersten Schritt wurde (im April 2020) die Branchenlösung «Lbase» angebunden. Wir gingen zunächst mit einigen Pilotbuchungskreisen live. Anschließend erfolgte ein sukzessiver Rollout auf weitere Buchungskreise», erklärt Jörg Schönfisch.

 

Digitale Rechnungsbearbeitung als Ausgangspunkt

Mit der Digitalisierung der Rechnungseingangsbearbeitung verfolgte Quehenberger Logistics das Ziel, Papierbelege vollständig zu eliminieren, um eine insgesamt schnellere Bearbeitung der Belege vom Eingang bis zur Freigabe zu erreichen. Auch eine bessere Übersicht und Auffindbarkeit der Belege war notwendig.


Im Projektverlauf kam die Buchhaltungsabteilung zu dem Schluss, dass mit einem vorgelagerten «Bestellanforderungs»-Prozess (BANF) der Mehrwert deutlich optimiert werden kann. «Vor dem Projekt mit Kendox erfolgte der typische Beschaffungsprozess über ein Investitionstool. Dies ging jedoch mit dem Medienbruch einer manuellen Bestellung und erneuter Rechnungsfreigabe mit manueller Buchung einher», erläutert Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting der Quehenberger Logistics GmbH.


Mit dem neuen, auf Kendox und «AXON Ivy» basierenden BANF-Prozess wurde der zuvor bestehende Investitionsprozess vollständig abgelöst. Den zentralen Nutzen sieht Quehenberger Logistics in standarisierten, dokumentierten Prozessen und Prüfungsabläufen in digitaler Form, die jederzeit auswert- und monitorbar sind.

 

BANF ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung

Grund für die Einführung des BANF-Prozesses bei Quehenberger Logistics war die Zielsetzung, die Rechnungsprüfung zu vereinfachen, indem der Freigabeprozess im Bestell-Workflow nach vorne verlagert wird. Nachdem der Bedarf bereits freigegeben ist, bestellt worden ist und später die dazu passende Rechnung im Unternehmen eingeht, kann diese weitgehend automatisiert gebucht werden.


Mithilfe von «Kendox InfoShare» implementierte das Logistikunternehmen einen durchgängig digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozess (P2P), von der Bestellung über die Warenvereinnahmung und Rechnungsprüfung bis zur automatischen Verbuchung (Dunkelbuchung). «Der P2P-Prozess besteht aus mehreren obligatorischen und verschiedenen optionalen Aufgaben, die durch das Prozessmodell vorgegeben sind. Der gesamte Prozess ist unterteilt in den eReQuest-Prozess, die Warenvereinnahmung und den Eingangsrechnungsworkflow. Zudem wurden mehrere Fremdsubsysteme angebunden », erläutert der IT-Leiter Robert Berger.

 

«Wir profitieren von standarisierten, dokumentierten Prozessen und Prüfungsabläufen in digitaler Form, die jederzeit auswert- und monitorbar sind.»
Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting bei Quehenberger Logistics

 

Besonderheit: Einbindung des bestehenden Transportmanagement-Systems «Lbase»

Eine Besonderheit stellte die Anbindung des bei Quehenberger im Einsatz befindlichen Transportmanagement-Systems «Lbase» dar. Die Anbindung der Lösung «Lbase» und die damit verbundene Feinjustierung war eine anspruchsvolle Herausforderung, die dank der guten Zusammenarbeit mit den Fachverantwortlichen für «Lbase» bei dem Logistikspezialisten erst möglich wurde. «Ein Projekt in dieser Größenordnung steht und fällt immer mit der Akzeptanz und Unterstützung seitens des Kunden. Wir hatten in dem Projekt eine sehr hohe Unterstützungsleistung von Seiten der Key-User, insbesondere durch die ausführlichen Tests der fachlichen Projektleiter. Dieser guten Zusammenarbeit haben wir den reibungslosen Anlauf und den Erfolg dieses Projektes zu verdanken», erklärt Kendox Projektleiter Jörg Schönfisch.

 

Abbildung des BANF-Prozesses in «eReQest»

Der typische Ablauf eines BANF-Prozesses (Quehenberger (unternehmens)-intern «eReQuest» genannt) durchläuft bei Quehenberger Logistics eine festgelegte Reihe von Prozessschritten: Zunächst stellen die Mitarbeitenden die Bedarfsanforderung (BANF) im Intranet. Anschließend erfolgt die Freigabe der BANF auf Kostenstellen- beziehungsweise auf Fachbereichsebene. Nach der Freigabe wird die Bestellung in der Regel durch den Antragsteller selbst ausgelöst.


Die Bestellung (das Dokument) kann hierbei direkt aus der Kendox-Lösung heraus generiert und per E-Mail an den Lieferanten verschickt werden. Die anschließende Leistungs- bzw. Warenvereinnahmung wird manuell im System bestätigt. Hier wird außerdem kontrolliert, ob es Mengen- bzw. Preisänderungen gab. Anschließend werden die erfassten Bestelldaten beziehungsweise die Daten aus der Leistungsvereinnahmung dem Rechnungseingangsprozess zur Verfügung gestellt.

 

«Ein Projekt in dieser Größenordnung steht und fällt immer mit der Akzeptanz und Unterstützung seitens des Kunden.»
Jörg Schönfisch, Kendox Projektleiter

 

Digitale Rechnungsbearbeitung – vom Eingang bis zur Bezahlung

Rechnungen gehen bei Quehenberger Logistics entweder per Briefpost (Papier) oder als E-Mail (elektronischer Anhang) in spezifischen dafür vorgesehenen Postfächern ein. Alle Rechnungen werden zunächst ggf. digitalisiert (gescannt) und anschliessend archiviert. In der Folge wird der eigentliche Bearbeitungsprozess gestartet, der mit der Belegdatenextraktion beginnt. Im Rahmen der Belegdatenextraktion werden die extrahierten Daten mit Daten aus dem BANF-Prozess (Bestellnummer, Menge, Preise), aus dem SAP-System (Kreditorendaten, Konten, Kostenstellen) sowie der Transport-Branchenlösung «Lbase» (Sendungsdaten) abgeglichen bzw. verifiziert. Im Verifikationsschritt wird bereits die Vorkontierung vorgenommen.


Der anschliessende Freigabeprozess läuft nach festen Regeln ab: Rechnungen mit Bestellbezug aber ohne Leistungsvereinnahmung werden zunächst dem Besteller zur Prüfung und Freigabe vorgelegt. Sofern keine Abweichungen zur Bestellung festgestellt werden, wird die Rechnung direkt in die Buchhaltung bzw. in SAP übertragen. Rechnungen mit Bestellbezug sowie mit Leistungsvereinnahmung werden ebenfalls zur Dunkelbuchung an SAP übertragen, sofern die Leistungsvereinnahmung maximal Abweichungen im Rahmen definierter Toleranzen aufweist. Demgegenüber werden Rechnungen mit Sendungs- bzw. Transportbezug anhand einer Plausibilitätsprüfung gegen Daten aus der Transportmanagement-Lösung «Lbase» verifiziert. Ist keine Prüfung möglich oder bei Abweichungen, werden die Rechnungen im Rahmen des Workflows manuell bearbeitet und freigegeben. Sofern es keine Abweichungen gibt, werden die Daten zunächst an «Lbase» übermittelt, von wo aus sie automatisch zur Dunkelbuchung weiter an die Buchhaltung bzw. SAP übermittelt werden.

 

Papierlose Workflows: Effizient und schnell

Das Digitalisierungsprojekt bei Quehenberger Logistics zahlt sich aus: Ein wesentlicher Vorteil liegt neben der Verringerung der Durchlaufzeiten in der Reduktion der manuellen Bearbeitung. So können Fehlerquellen reduziert und Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen werden. Denn der digitale Prozess gibt eine klare Bearbeitungsstruktur vor und ermöglicht damit eine eindeutige, transparente Zuweisung zu den verantwortlichen Zeichnungsberechtigten. Durch einen automatisierten Prüfdurchlauf werden alle Eingangsrechnungen sofort auf relevante Parameter wie Gültigkeit geprüft und die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben ihrer Funktion konzentrieren.


«Der Gesamtprozess ist jetzt komplett digital. Zum einen fällt durch den elektronischen Abgleich mit den Vorsystemen ein hoher manueller Aufwand bei der Belegerkennung weg. Zum anderen gibt es beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung eine durchgängige Transparenz zum Ursprung oder zum Zustand der Rechnungszahlung. Es ist stets nachvollziehbar, ob der Prüfungsprozess durchlaufen wurde,» fasst Sabine Harner zusammen.


Der papierlose Workflow reduziert zudem den Papierverbrauch erheblich. Bestens bewährt hat sich das neue System während der COVID19-Phase. Denn gerade im Home-Office ist die elektronische Rechnungsabwicklung eine große Unterstützung für alle Prozessbeteiligten. eReQuest spart Zeit, Kosten und Papier: Im Zeitraum von November 2019 bis Juni 2020 wurden mit eReQuest rund 8’800 Belege bearbeitet. Ihre durchschnittliche Durchlaufzeit betrug 4.2 Werktage. Dabei wurde eine Ersparnis von 42’100 Blatt Papier erzielt.

 

Nächste Ausbaustufe

Eine Ausweitung der P2P-Lösung auf weitere Buchungskreise ist bereits in Planung. «eReQuest war der Start zur Workflow-basierenden Prozessdarstellung. Alle internen genehmigungspflichtigen Abläufe z.B. im Finanzwesen, Human Resources, Qualitätsmanagement, etc., sollen in dieser neuen Plattform zusammengefasst werden», erklärt die Projektleiterin Sabine Harner.

 

«Alle internen genehmigungspflichtigen Abläufe sollen künftig in der neuen Plattform zusammengefasst werden.»
Sabine Harner


In einem nächsten Schritt soll unter anderem die Anbindung des Transportmanagementsystems «Translogica» und in weiterer Folge der internationale Roll-out in allen Niederlassungen bzw. ausländischen Töchtern erfolgen. Ziel ist, den gesamten Paperhandling-Workflow zu automatisieren sowie sämtliche Prozesse mit Partnern und Zulieferern papierlos abzubilden.