Optimierter Rechnungsworkflow beschleunigt Freigabeprozesse

Anwenderbericht Rhomberg Bau GmbH (10/2019)

Als wirtschaftlich eigenständiges Unternehmen ist Rhomberg Bau Teil der international agierenden Rhomberg Gruppe, wirksam in den Bereichen Bahn, Bau und Ressourcen. Mit der Implementierung eines digitalisierten und einheitlichen Eingangsrechnungsprozesses erzielt das Unternehmen eine schnellere Durchlaufzeit beim Freigabeprozess von Rechnungen und damit einhergehende wirtschaftliche Vorteile. Gleichzeitig wird die Einhaltung der gesetzlichen Rechnungsmerkmale gemäß Umsatzsteuergesetz im Workflow sichergestellt.

 

Die Rhomberg Gruppe – ein 1886 gegründetes Familienunternehmen in vierter Generation – ist im Geschäftsbereich Bau als Komplettanbieter tätig und bietet Lösungen sowie Leistungen für alle Phasen im Lebenszyklus von öffentlichen und privaten Gebäuden. Das Leistungsspektrum von Rhomberg Bau reicht von der Planung und Projektentwicklung über privaten Wohnbau, öffentlichen und gewerblichen Hoch- und Tiefbau bis zu Umbau, Sanierung und Immobilien- oder Gewerbepark-Management. Rhomberg Bau ist dabei sowohl als Total- wie auch als Generalunternehmer tätig, der schlüsselfertige Projekte realisiert.

Die Buchhaltungsabteilung der Rhomberg Bau GmbH koordiniert als Dienstleister innerhalb der Rhomberg Gruppe den Rechnungsworkflow für über 60 Firmen. Hierbei fallen pro Monat rund 4’500 Eingangsrechnungen an, in deren Freigabeprozess neben der Buchhaltung Bauleiter, Baukaufleute, Projektleiter, Geschäftsführer, etc. involviert sind.

 

Rechnungsworkflow zur Steigerung der Effizienz der Rechnungsprüfung gesucht

Zu Projektstart wurde von einem jährlichen Gesamtvolumen von ca. 40’000 Rechnungen pro Jahr ausgegangen. Ziel des Projekts zur Rechnungsworkflowoptimierung war die Ablösung der ineffizienten Freigabeprozesse für Papierrechnungen durch die Implementierung eines firmenweiten Workflows für eine zentrale Eingangsverarbeitung in der Buchhaltung sowie die sichere und genau dokumentierte Weiterverarbeitung und Archivierung.

«Vor der Umstellung gingen die Eingangsrechnungen in Papierform an den jeweiligen Sachbearbeiter. Dadurch konnte es – auch aufgrund der unterschiedlichen Standorte – unter Umständen zwei bis drei Wochen dauern, bis eine bestimmte Rechnung in der Buchhaltung vorlag. Das war für uns einer der primären Gründe für eine komplette Umstellung», erklärt Irmgard Mayerhofer, Leiterin Rechnungswesen bei der Rhomberg Bau GmbH.

 

«Unter Umständen konnte es zwei bis drei Wochen dauern, bis eine bestimmte Rechnung in der Buchhaltung vorlag.»

 

«Heute sollte jede Rechnung eine Kostenstelle haben, die jeder Mitarbeiter schon bei der Bestellung angibt. So können wir in der Buchhaltung die Rechnungen leichter zuordnen. Gleichzeitig haben wir den Workflow so umgestellt, dass die Rechnungen nun direkt in der Buchhaltung eingehen, wo sie eingescannt und anschließend elektronisch zur Freigabe weitergeleitet werden. Auch im Hinblick auf die monatliche Kostenverfolgung und Abgrenzung ist es unabdingbar, dass alle Rechnungen sofort in der Buchhaltung erfasst werden.» Ein weiteres Ziel war die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte. Beim digitalisierten Workflow wird genau dokumentiert, wo eine Rechnung aktuell liegt, wer sie bearbeitet, welche Freigabeprozesse sie durchlaufen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist.

 

Beim digitalisierten Workflow wird genau dokumentiert, wo eine Rechnung aktuell liegt, wer sie bearbeitet, welche Freigabeprozesse sie durchlaufen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist.

 

«Neben einem besseren Überblick sind die Transparenz und die genaue Dokumentation weitere wichtige Punkte,» so Frau Mayerhofer. «Aus der lückenlosen Dokumentation jeder Rechnung in Kombination mit dem 4-Augen-Prinzip gewinnt die Freigabe an zusätzlicher Sicherheit. Gleichzeitig wird mit der E-Mail-Anbindung des Rechnungsworkflows die Effizienz gesteigert und Kosten gespart.»

 

Digitale Dokumentenerfassung und Prozessmanagement für System i

Rhomberg nutzt das Workflow-System «task-><-link» von Kendox, eine auf IBM System i (AS/400) basierende Lösung für die Baubranche, um den Rechnungsbearbeitungs-Workflow zu digitalisieren und zu automatisieren. Eingangsrechnungen in Papierform werden dazu gescannt und E-Mails in einem zentralen Postfach empfangen.

Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Bei der Belegauslesung erfolgt zudem die Prüfung der Rechnungsmerkmale. Danach werden die digitalisierten Belege im Rahmen des «task-><-link»-Workflows zur Freigabe und Kontierung an die jeweiligen Rechnungsprüfer weitergeleitet. Diese korrigieren oder streichen gegebenenfalls Posten. Danach müssen die Unterlagen zur Korrektur zurück an die Lieferanten übermittelt werden. Durch eine Automatisierung mithilfe des Workflows wird diese Kommunikation mit den Lieferanten erheblich vereinfacht. Im Anschluss an den Freigabeprozess, und nach einer Endkontrolle durch die Buchhaltung, werden die Belegdaten ans Buchhaltungssystem zur endgültigen Verbuchung bzw. Zahlung weitergereicht.

«Abschied vom Papier»

«IT-seitig gab es bei der Einführung unserer Dokumenten-Workflow-Lösung eigentlich keine Herausforderungen», schildert Projektleiter Stefan Greussing. «Die größte Schwierigkeit bestand anfangs darin, dass Rechnungen digital am Bildschirm freigegeben werden mussten und Mitarbeiter nicht mehr die physische Papierrechnung hatten, auf der sie schreiben konnten. Deshalb war es wichtig, gleich zu Beginn die Rollenfestlegung zu definieren – also festzulegen, wie der Durchlauf der Rechnung durch das Unternehmen genau auszusehen hat. Dazu gehören Aspekte wie: Wer gibt die Rechnung zuerst frei? In welcher Höhe ziehen wir Betragsgrenzen ein? Wann muss eine weitere Person prüfen und freigeben?»

 

«Die größte Schwierigkeit bestand anfangs darin, dass Rechnungen digital am Bildschirm freigegeben werden mussten und Mitarbeiter nicht mehr die physische Papierrechnung hatten, auf der sie schreiben konnten.»

 

Gemeinsam mit der Rhomberg Bau Projektleitung definierte das Kendox-Team eine überschaubare Anzahl von Grundfunktionen für die jeweils unterschiedlichen Anforderungen der im Rechnungsfreigabe- und Prüfungsprozess involvierten Fachabteilungen. Innerhalb eines halben Jahres war die Grundimplementierung abgeschlossen.

«Die Unterstützung durch unseren damaligen Projektpartner TQS, der seit Februar 2018 zu Kendox gehört, funktioniert sehr gut. Wir bekommen technisch und auch fachlich jede Unterstützung, die wir für die Abbildung unserer Prozesse benötigen. Der für den Workflow verantwortliche Ansprechpartner bei Kendox hat bei der Einführung in enger Abstimmung mit unserem Leiter der Buchhaltung sowie der betroffenen Fachabteilung zusammengearbeitet. Auch bei neuen Anforderungen und Erweiterungen war immer jede erforderliche Unterstützung da», bestätigt Greussing.

 

Ausbau der Integration

Die Rhomberg Bau ist aktuell dabei, die Schaffung weiterer Schnittstellen zur Optimierung des Rechnungseingangsworkflows voranzutreiben. Bisher wurde im Rahmen des Workflows dessen Verknüpfung mit dem Archivierungssystem «InfoStore» (unter der Benutzeroberfläche LDOX), der FiBu und ERP von BDS sowie zu der Softwarelösung «iTWO» umgesetzt. Letzteres ist ein für die Baubranche konzipiertes Kalkulationsprogramm, das in der Fachabteilung zur Kostenverfolgung eingesetzt wird. Die Integration mit «iTWO» stellt über das Workflow-System eine Verbindung mit der Finanzbuchhaltung her. Damit wird über die workflow-gestützte Kommunikation die Effizienz des Prüfprozesses gesteigert. Üblicherweise werden im Baugewerbe Teilrechnungen für einzelne Bauabschnitte gestellt sowie Anzahlungen auf diese Teilrechnungen geleistet.

«Die Kollegen, die die Rechnungsverfolgung mit iTWO machen, müssen die Daten der Teilrechnungen momentan noch einmal separat in dieses Tool eingeben. Mit dem nächsten Projektschritt sollen die Daten dieser Rechnungen automatisiert aus dem Workflow an iTWO übergeben werden. In iTWO findet die Kalkulation und Bearbeitung der Rechnungen durch den Bauleiter statt. Dieser ergänzt beispielsweise die benötigten Materialien, die in die Gesamtkalkulation einfließen. Die bearbeiteten Daten werden dann aus iTWO wieder an den Workflow zur Freigabe durch den Bauleiter übergeben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine doppelte Bearbeitung in zwei Systemen stattfindet», erklärt der Projektleiter.

 

«Workflows für die Rechnungsverarbeitung oder die Digitalisierung anderer Akten sind lebendige Systeme, die ständig weiterentwickelt werden müssen.»

 

«Workflows für die Rechnungsverarbeitung oder die Digitalisierung von anderen Akten sind lebendige Systeme, die ständig weiterentwickelt werden müssen», ergänzt der Kendox-Projektverantwortliche Alexander Suppan. «Bei Kendox werden die Workflows und Anbindungen an Systeme wie BDS fortlaufend um neue Funktionen ergänzt, um die aktuellen gesetzlichen Anforderungen abzudecken».

 

Ausblick: Einsatz für weitere Bereiche

In einem nächsten Ausbauschritt ist die Implementierung eines zentralen Ausgangsrechnungsworkflows geplant. Auch hier spielt die Rechnungskontrolle durch die Buchhaltung eine wichtige Rolle – und zwar schon bevor eine Rechnung das Unternehmen verlässt. Wichtig ist, dass der Prozess der Rechnungslegung vereinheitlicht und automatisiert wird. Damit erhöht die Rhomberg Bau nicht nur die Sicherheit und Transparenz aller Rechnungsprozesse, sondern spart durch die Automatisierung von Routineprozessen auch Zeit und Ressourcen.