ERP-Archiv in der Cloud

Anwenderbericht Sport-Thieme GmbH (05/2021)

Die Sport-Thieme GmbH ist mit einem Sortiment von über 16.500 Sportartikeln für Schulsport, Vereinssport, Fitness und Therapie, Deutschlands größter Versandhändler für institutionellen Sport. Das 1949 gegründete und mittlerweile in der dritten Generation geführte Familienunternehmen hat sich in den vergangenen Jahrzehnten vom kleinen niedersächsischen Familienbetrieb zu einem international tätigen Unternehmen mit über 380 Mitarbeitern und mehreren Standorten in Europa entwickelt. Im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und IT-Infrastruktur rund um das Dokumentenmanagement nutzt Sport Thieme «Kendox InfoShare» im SaaS-Modell aus der Cloud und hat die ECM-Lösung mit der On-Premises betriebenen ERP-Lösung «Microsoft Dynamics NAV» integriert.

 

Sport-Thieme bewegt die Welt. Ob Fußballtore in Barbados, Snoezelen-Räume in Südkorea oder Ballettanlagen für Norwegen – weltweit setzen viele Millionen von Menschen auf Sportgeräte von Sport-Thieme. Besonders in Europa profitieren die Kunden von Online-Shops und individuellem Angebots- und Beratungsservice in den jeweiligen Landessprachen. Der erfolgreiche Sportartikelhändler setzt «Kendox InfoShare» als Dokumentenmanagement-Lösung im Auftrags- und Einkaufsprozess ein. Das Spektrum reicht von der Archivierung von Kundenbelegen über die revisionssichere Speicherung von Einkaufs- und Kostenrechnungen bis hin zur automatischen Verbuchung im ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System. Nachdem zunächst ein Altarchiv abgelöst und die Daten in die Cloud migriert wurden, werden nun sowohl ERP-Ausgangs- als auch Eingangsbelege im «Kendox Cloud Archiv» archiviert und sind jederzeit aus der ERP-Umgebung heraus abrufbar. Die Anbindung an die cloudbasierte CRM-Lösung «Microsoft Dynamics 365 CE» befindet sich zudem bereits in der Umsetzung. Im nächsten Schritt ist die Digitalisierung der Einkaufslieferkette geplant.

 

«Wir wollen unsere Systeme möglichst skalierbar aufbauen. Kendox InfoShare passt daher perfekt in unsere Architektur.»
Stefan Schmitz, CIO und Bereichsleiter IT & Digitale Innovation

 

 

Umstellung auf eine moderne IT-Landschaft

Ziel des Projekts mit «Kendox InfoShare» war die Ablösung einer bestehenden DMS-Lösung, deren Kompatibilität zu den bei Sport-Thieme eingesetzten ERP- und FiBu-Systemen nicht mehr gewährleistet war. «Wir wollten nicht wegen des Dokumentenmanagementsystems sowohl unser ERP- als auch das Finanzbuchhaltungssystem updaten», erklärt Stefan Schmitz, CIO und Bereichsleiter IT & Digitale Innovation bei Sport-Thieme. Für den IT-Experten war dies der Auslöser, die Anwendungslandschaft im Unternehmen so zu gestalten, dass Inkompatibilitäten zwischen verschiedenen Software-Lösungen zukünftig keine Auswirkungen mehr auf den IT-Betrieb haben. Daraufhin wurde gezielt ein Cloud-basiertes Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem gesucht, um das bestehende Archivsystem abzulösen. Im zweiten Schritt sollten damit künftig auch elektronische Eingangsrechnungen mit einer entsprechenden Workflowfreigabe automatisiert bearbeitet werden.

 

Betrieb in der Cloud und Hosting in Deutschland

Die neue DMS-Lösung sollte für Sport-Thieme gleich mehrere Kriterien erfüllen: Gesucht wurde eine cloud-basierte Lösung, die extern im SaaS-Modell betrieben wird und die gleichzeitig sowohl über offene Schnittstellen (WebService/SOAP/REST) als auch Konnektoren zu verschiedenen Software-Anbietern verfügt. Zudem wollte Stefan Schmitz eine Entkopplung und Modularisierung der Softwarelandschaft erreichen. Nach einem aufwändigen und sorgfältigen Evaluationsprozess hat sich der Versandhändler für die DMS/ECM-Plattform «Kendox InfoShare» entschieden. Dabei konnte sich das Schweizer Softwarehaus gegen zahlreiche nationale und internationale Marktbegleiter durchsetzen. «Im Vergleich zu den anderen Lösungen hat Kendox unseren Anforderungen am besten entsprochen und sich nahtlos in unsere Umgebung einbinden lassen. Das entspricht unseren Vorstellungen einer modernen und agilen Software-Architektur», schildert der Experte.


Ein weiterer Pluspunkt für Kendox war das Datenhosting in Deutschland. Der Hauptsitz der Kendox AG liegt zwar in der Schweiz, mit der Kendox GmbH ist aber ein Tochterunternehmen in Deutschland ansässig, das ein virtuelles Rechenzentrum betreibt, in dem die Daten gehostet werden.

 

Schlankes Systemdesign und Prozessoptimierung

Bei der Entscheidung für die Cloud-Lösung «Kendox InfoShare» spielte auch das Thema Prozessoptimierung eine Rolle. Als Leiter des Bereichs IT & Digitale Innovation legt CIO Stefan Schmitz großen Wert darauf, Systeme so im Unternehmen zu integrieren, dass der Automatisierungsgrad auf Anwendungsseite sukzessive erhöht und ausgebaut werden kann. Dabei sollen die Mitarbeiter idealerweise nur mit dem Frontend der Fachanwendung arbeiten, aus dem heraus sie Zugriff auf alle nötigen Informationen haben. Dieser Ansatz setzt eine DMS/ECM-Plattform voraus, die alle Funktionen über entsprechende API-Schnittstellen verfügbar macht. «Wir bauen unsere Schnittstellen so, dass wir die Softwarelösungen im Standard betreiben können. So können wir regelmäßig an entsprechenden Systemupdates, Upgrades und Patches teilnehmen, ohne dass dies unsere Workflows und Unternehmensprozesse beeinträchtigt», erläutert Schmitz.

 

Das DMS in der Mitte der Architektur

Eine Besonderheit der Implementierung bei Sport-Thieme stellt die schlanke Benutzerverwaltung dar. Im ERP-System arbeiten täglich circa 140 aktiv eingeloggte User. Davon benötigen etwa 20 Prozent Zugriff auf die Belege. Durchschnittlich fallen pro Tag ca. 3.100 Belege zur Bearbeitung an. «Dennoch arbeiten bei uns nur wenige Anwender direkt mit dem DMS-System», erläutert Stefan Schmitz. «Das sind vor allem die Kollegen, die unseren Scan-Arbeitsplatz bedienen. Die anderen Benutzer greifen ausschließlich über die API-Schnittstelle auf das Archiv zu.»

Die User am Scanarbeitsplatz verfügen über eine Client-Lizenz und sind die einzigen, die auch selbst mit Hilfe der Standardanwendung von Kendox direkt im Archiv-System recherchieren dürfen. Sie indizieren gescannte Belege und hinterlegen Metadaten, sodass die Dokumente anschließend entweder über die Indexdaten oder über eine Volltextsuche auffindbar sind. Auf diese Weise benötigen nicht alle 140 User einen eigenen direkten Zugang ins Dokumentenarchiv. Das DMS steht als «Dokumentenplattform» im Zentrum der Architektur. Die Benutzerverwaltung ist über entsprechende Rollen und die definierten Schnittstellen geregelt: «Wenn man eine bestimmte Schnittstelle nutzt, kann man auch nur in einen bestimmten Bereich des Archivsystems eintauchen. Für vertrauliche Bereiche gibt es eine extra API bzw. entsprechende Credentials, so dass die Verwaltung der Benutzerrechtestruktur innerhalb des DMS für uns recht einfach zu organisieren ist.»

Die Zugriffsrechtebeschränkung ist hierbei über den Zugang zum Vorsystem geregelt. Wer im Vorsystem berechtigt ist, gebuchte Belege einzusehen, hat dementsprechend auch Zugriff auf im Archiv abgelegte Belege. Fehlt eine solche Berechtigung, können User nicht auf das Archiv zugreifen. Dieses Prinzip soll später auch auf andere führende Systeme, wie z.B. das CRM-System oder den Kundenbereich im Webshop angewendet werden.

 

Gewohntes Front-End mit neuem DMS im Hintergrund

Neben dem lokal betriebenen ERP-System «Microsoft Dynamics NAV» und der cloud-basierten CRM-Lösung «Microsoft Dynamics 365 CE» spielt bei Sport-Thieme die Logistik-Lösung von EPG eine zentrale Rolle. Dabei ist für alle führenden Anwendungen vorgesehen, dass das DMS/ECM-System «im Hintergrund» als Dokumentenplattform fungiert und primär die revisionssichere Ablage von Dokumenten sicherstellt, die in der jeweiligen Fachanwendung erzeugt werden. «Kendox InfoShare» ist so integriert, dass die Mitarbeiter der Fachabteilungen nicht direkt auf die DMS/ECM-Plattform zugreifen müssen, sondern ausschließlich indirekt über die jeweilige Primäranwendung. «Der Grossteil unserer Anwender nutzt und kennt das Front-End von Kendox InfoShare gar nicht. Für uns war es ein weiterer Grund für die Entscheidung für Kendox, dass wir alles, was über die Oberfläche möglich ist, auch über die InfoShare API aus einem Drittsystem heraus ansteuern können», erläutert Stefan Schmitz.

 

Hohe Flexibilität und geringer Wartungsaufwand

Einen zentralen Mehrwert erzielt Sport-Thieme insbesondere auch durch die Verfügbarkeit der Daten in der Cloud und die vom Betreiber übernommene Softwarepflege der Software-as-a-Service-Lösung. «Durch den Betrieb als SaaS-Lösung lässt sich die DMS-Plattform deutlich einfacher skalieren. Wenn wir heute ein neues Land in die Umgebung integrieren möchten und deswegen massiv mehr Dokumenten-Storage benötigen, dann wird das für uns einfach nur per Knopfdruck freigeschaltet. Früher mussten wir immer darauf achten, ob der aktuelle Speicherplatz noch ausreichend ist. Unsere IT-internen Administrationsaufwände sind dadurch natürlich deutlich geschrumpft.», freut sich IT-Leiter Schmitz.

 

Altdatenübernahme und Implementierung

Vom Projektdesign bis zum Go-Live verging insgesamt knapp ein Jahr. Ende 2019 hat Stefan Schmitz zusammen mit seinem Team begonnen, die Schnittstellen zum bestehenden ERP- und CRM-System zu gestalten. Die Schnittstelle für die Datenübernahme aus dem Alt-System wurde von drei Mitarbeitern mit entsprechenden Kenntnissen der bisherigen Archiv-Lösung entwickelt. «Seitens Kendox erhielten wir fachkundige Unterstützung, wie man den Dokumentenexport inklusive der entsprechenden Indexdaten am besten umsetzt.», schildert Schmitz. Im Frühjahr 2020 erfolgte dann die Altdatenübernahme – also der Import der Bestandsdaten in «Kendox InfoShare» – die aufgrund des hohen Datenvolumens einige Zeit in Anspruch nahm. Neben einem umfassenden Consulting im Rahmen der Daten-Migration sowie beim Sizing der neuen Umgebung unterstützte Kendox auch bei der Konfiguration und Einrichtung der neuen DMS/ECM-Plattform. Zudem wurde eine On-Premise-Testumgebung im Rechenzentrum von Sport Thieme bereitgestellt, auf der Änderungen an der Umgebung vor Produktivsetzung ausführlich getestet werden können. Die Testumgebung wurde u.a. auch für die Aufbereitung der exportierten Altdaten verwendet, um sie für einen reibungslosen Transport in das Cloud-System vorzubereiten. «Über die Testumgebung wollten wir zunächst prüfen, wie wir die große Menge an Bestandsdaten möglichst gut aufbereiten und sie anschließend möglichst performant von unserem Rechenzentrum „en-bloc“ in die Cloud transferieren können.»

Nachdem in der zweiten Jahreshälfte 2020 noch die Scan-Arbeitsplätze eingerichtet und konfiguriert worden sind sowie ein letztes Plug-in umgestellt worden ist, das Zolldokumente archiviert, konnte Sport-Thieme im November 2020 das Alt-Archiv endgültig komplett abschalten. Seither arbeiten die Anwender bei Sport-Thieme mit dem cloud-basierten DMS/ECM System – die meisten von Ihnen, ohne die Umstellung überhaupt bemerkt zu haben.

 

Nächste Ausbaustufe

Auf Basis des «Kendox InfoShare» Cloud-Archivs sind künftig weitere Prozesse vorgesehen. Das Kendox DMS soll dabei sowohl für die rechtssichere Dokumentenablage genutzt werden als auch für die Steuerung von Workflows, z.B. im Rahmen der Dokumentenfreigabe sowie beim digitalen Dokumentenaustausch mit Herstellern und Vorlieferanten über ein Webportal.