Digitalisierung von Personalakten

Anwenderbericht Stiftung Schulungs- und Wohnheime Rossfeld (03/2022)

Die privatrechtlich organisierte Stiftung Schulungs- und Wohnheime Rossfeld versteht sich als Dienstleister und Kompetenzzentrum zur Förderung der beruflichen und persönlichen Integration für Menschen mit körperlicher Behinderung. Dabei vertreten rund 300 Mitarbeiter die Interessen der Kinder, Jugendlichen und Erwachsenen, die in der Einrichtung leben und lernen, arbeiten und wohnen. Um eine leichtere Auffindbarkeit und höhere Verfügbarkeit von Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten, hat die Stiftung eine digitale Personalakte eingeführt. Mit «Kendox InfoShare Digitale Personalakte» wurden bereits mehr als 700 Personalakten aktueller und ehemaliger Mitarbeiter digitalisiert und mit entsprechenden Suchkriterien versehen.

Die Inklusionseinrichtung Rossfeld wurde 1960 als private Stiftung gegründet und galt bereits zur damaligen Zeit als Vorreiter einer modernen Einrichtung für Menschen mit körperlicher Behinderung in der Schweiz. Die Stiftung ermöglicht Wohnen, Therapie, Ausbildung und Arbeit an einem Ort und steht seit mehr als sechs Jahrzehnten für eine innovative Gestaltung dieser Wirkungsräume. Mit Stiftungssitz in Bern fördert das Rossfeld die persönliche und berufliche Integration seiner Bewohner vom Kindes- bis ins Rentenalter. Um die Digitalisierung in der Stiftung voranzutreiben, war es vorweg das Ziel, die umfangreichen Dossiers der Mitarbeitenden, die bis dato in Papierform geführt wurden, zu digitalisieren. Ziel war es, einen erleichterten Zugriff und eine schnellere Einsicht für die Personal-Verantwortlichen und Mitarbeitenden mit Behinderungen sicherzustellen. Hierzu wurde die Dokumentenmanagement-Lösung «Kendox InfoShare», die bereits an das bestehende ERP-System Proffix angebunden war, als bestgeeignete Lösung verwendet und konnte von Beginn an unmittelbaren Nutzen für alle Beteiligten erzeugen.

 

spezielle bedürfnisse erfordern digitale lösungen

Mit den Abteilungen Schulbildung, Berufsbildung, Arbeiten, Wohnen und Therapie kann das Rossfeld über eine lange Zeitspanne Zuhause und Wirkungsstätte für die Bewohner sein. Da die umfangreichen Papier-Akten in unterschiedlichen Gebäuden auf dem weitläufigen Gelände der Stiftung lagerten, stellte vor allem das Zurücklegen der langen Wege für die zahlreichen Beschäftigten im Rollstuhl, eine sehr aufwändige Aufgabe dar. Der gesamte Vorgang vom Heranholen der Akten bis zur Einsicht, erwies sich als umständlich und schwierig für die Mitarbeitenden. Somit wurde primär das Ziel gesetzt, eine zentrale und jederzeit einsehbare digitale Ablage der Dossiers einzuführen.

Eine stete Zugriffsmöglichkeit auf Personalakten ist in Einrichtungen wie dem Rossfeld für leitende Verantwortliche und Therapeuten von erhöhter Bedeutung, da gewährleistet sein muss, dass über Dossiers z. B. jederzeit die Art der Behinderungen der Bewohner eingesehen werden kann, um die richtige Pflege und Behandlung sicherstellen zu können. Pandemiebedingt ergab sich zudem die Anforderung, dass Covid-Zertifikate jederzeit abrufbar sein müssen. Dies sollte durch die neue Lösung digital ermöglicht werden. Erhöhte Aufmerksamkeit erforderte auch das Thema Datenschutz, da alle Patientendaten eine äußerst sensible und vertrauliche Handhabung erfordern, sowie in den Zugriffsmöglichkeiten spezifisch eingeschränkt werden müssen. Gerade im Therapiebereich, den die Stiftung ebenfalls anbietet, gibt es überdies zusätzlich bestimmte Patienten-Datenschutzverordnungen zu beachten.

 

 

integration in bestehendes erp-system

Als ERP-System setzt die Stiftung Rossfeld die Softwarelösung „Proffix“ ein, die bereits eine Schnittstelle zu Kendox InfoShare vorweisen konnte. Die ERP-Lösung wurde von der Wato-Soft AG eingeführt, die sowohl Partner von Proffix als auch von Kendox ist. „Proffix ist das ‚Herz der Stiftung‘ und führt unter anderem die Beziehungen zu Kunden, Bewohnern und Lieferanten mit allen erforderlichen Personendaten. Zudem wird die Lohnbuchhaltung über Proffix abgewickelt. Dieses Herzstück mit der Kendox-Lösung zu verbinden war einfach die beste Lösung“, schildert Barbara Mani, Leiterin Services bei der Stiftung Rossfeld.

Bei der Anbindung von Kendox InfoShare an Proffix konnten sämtliche Stammdaten, wie zum Beispiel Name und Geburtsdatum, aus dem ERP-System übernommen werden. Das in Papierform existierende Stammblatt zu jedem Dossier wurde von Kendox als digitaler Aktendeckel integriert. Für das Projekt galt es, Proffix stimmig zu ergänzen, um die Digitalisierung im Personalbereich und langfristig im gesamten Verwaltungsbereich voranzutreiben. Durch die bereits bestehenden Schnittstellen zu Kendox InfoShare konnte die Lösung zügig und ohne Blockaden implementiert werden.

 

„Der Mehrwert und Nutzen der Kendox-Lösung stellte sich für alle Beteiligten prompt ein. Es ist eine moderne und zeitgemäße Lösung entstanden, wobei der Aufbau der digitalen Aktenstruktur an die Struktur der Papierakten angelehnt ist“, erklärt Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG.

 

Dadurch konnte auch spezifischen Kundenanforderungen und -bedürfnissen Rechnung getragen werden.

 

 

digitalisierungsumfang im hr-bereich

Die Zahl "aktiver" Dossiers, also aller Dossiers von Mitarbeitenden, die aktuell in der Stiftung tätig sind, betrug zum Zeitpunkt der Lösungsintegration ca. 300 Stück. Diese wurden in der Projektumsetzung vorrangig behandelt und digitalisiert. Da aber durch gesetzliche Vorschriften auch Akten von ausgeschiedenen Mitarbeitern noch für längere Zeit aufzubewahren sind, wurden auch diese im Zeitverlauf digital erfasst – insgesamt mussten also rund 500 Dossiers digitalisiert werden. Bei der Digitalisierung der Dokumente wurde auch festgestellt, dass zu etlichen Dossiers Doppelungen, sogenannte Schattendossiers existierten, die das Handling der Akten für die Mitarbeitenden in der Vergangenheit zusätzlich erschwert hatten. Diese Schattendossiers konnten durch die Digitalisierung eliminiert werden. Ihr erneutes Aufkommen wird nun durch das zentrale, digitale Archiv wirksam für die Zukunft verhindert. Durch die Kendox-Lösung ist es zudem möglich, zeit- und ortsunabhängig auf die digitalen Versionen zuzugreifen. Neu hinzukommende Unterlagen können schnell eingescannt und digital in den entsprechenden Dossiers abgelegt werden.

„Dank Kendox InfoShare ist ein leichteres Auffinden der Dossiers und ein erleichterter Zugriff auf diese für Verantwortliche und Mitarbeitende möglich. Zudem können Fristen in der digitalen Ablage hinterlegt werden, wie zum Beispiel die Erinnerung, dass ein befristeter Arbeitsvertrag abläuft“, erläutert Patrick Warrisch, Projektleiter bei Kendox. Von berechtigten Nutzern können sogar Covid-Zertifikate über Kendox InfoShare abgefragt werden. Basierend auf der Kendox Scan-Lösung können alle PDFs gleich richtig ausgerichtet eingelesen werden. Alle Tätigkeiten rund um die Dossiers können nun direkt am Arbeitsplatz erledigt werden. Infolgedessen sind keine umständlichen und langen Wege mehr zu Schränken und Schubladen an verschiedenen Orten der Einrichtung nötig, was die Mitarbeitenden mit körperlichen Einschränkungen immer wieder vor große und mühsame Herausforderungen stellte.

 

Barbara Mani, Leiterin Services bei der Rossfeld Stiftung, fügt zum Thema Datenschutz an: „Eine detaillierte und verfeinerte Zugangsberechtigung konnte überdies durch das Zugriffsmodul Kendox Standard Security Plugin implementiert werden und funktioniert bestens.“

 

 

überzeugende umsetzung

Die Entscheidung für Kendox als Lösungsanbieter wurde schnell und ohne zeitraubende Evaluationsrunde mit diversen anderen Anbietern getroffen. „Die Lösung sollte ‚in der Familie‘ bleiben“, so die Leiterin Services der Stiftung Rossfeld. Dafür waren durch die bestehende Zusammenarbeit und vorhandene Integration von Kendox mit Proffix bereits die Voraussetzungen gegeben. „Diese Entscheidung stellte sich von Beginn des Projekts an als wahrer Glücksgriff dar, da die Zusammenarbeit stets zeitnah, konstruktiv und durchweg von Erfolg geprägt war,“ fügt Barbara Mani hinzu. Mit Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG, und Patrick Warrisch, Projektleiter bei Kendox, konnte die Lösung anhand des Anforderungskatalogs zügig erarbeitet werden. Einer kleinen coronabedingten Verzögerung bei Projektbeginn zum Trotz, gestaltete sich der gesamte Zeitraum der Projektumsetzung erfreulich kurz, sodass die Mitarbeitenden der Stiftung nicht lange auf die arbeitserleichternde Digitalisierung der Akten warten mussten.

Während der Umsetzung zeigte sich vor allem ein Mitarbeiter des Rossfelds mit geschütztem Arbeitsplatz für das Einscannen der Dokumente verantwortlich und konnte dies fast im Alleingang bewerkstelligen, worüber sich Barbara Mani, Leiterin Services der Stiftung Rossfeld, sehr stolz zeigt. Innerhalb der Umsetzung gab es eine weitere Besonderheit, die das Voranschreiten erheblich erleichterte. Die Dossierunterlagen wurden in Gruppen wie zum Beispiel Bewerbung, Diverses, Korrespondenz und Lohnabrechnungen unterteilt und diese Gruppen wurden mit Barcodes versehen. Die Barcodes erleichterten das Einscannen erheblich und so konnten in knapp drei Monaten bereits alle aktiven Dossiers digitalisiert werden. Die umgesetzte Lösung trug zu erheblicher Erleichterung des Arbeitsalltags aller Mitarbeitenden bei und der Nutzen war augenblicklich für alle sprichwörtlich greifbar. Mit der Dokumentenmanagement-Lösung von Kendox war ein schnellerer und einfacherer Zugriff auf die Personaldossiers realisiert worden. Zudem erlaubt Kendox InfoShare eine zeit- und ortsunabhängige Anwendung.

 

Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG erklärt den zentralen Vorteil: „Die Informationen können von den Mitarbeitenden über einen Web-Client jederzeit und an jedem Ort vom Laptop aus aufgerufen werden, da die Anwendung im Browser läuft. Dies ist ein bedeutender Fortschritt, der gemeinsam mit Kendox realisiert wurde und mobiles Arbeiten in der Stiftung ermöglicht.“

 

 

weitere projekte für höheren digitalisierungsgrad

Für die Zukunft sind weitere Digitalisierungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit Kendox geplant. „Anfang 2022 möchten wir mit dem Aufbau von sogenannten ‚Klientendossiers‘ beginnen,“ so Barbara Mani. „Für die Zukunft wünschen wir uns, dass Dokumentenvorlagen, Kontrolle und Terminverwaltung über Kendox ausgeführt werden können. Da unsere Bewohner oft ab Kindesalter an in der Stiftung leben, hier ihre Berufsausbildung absolvieren und sich dann als Mitarbeitende an geschützten Arbeitsplätzen in der Stiftung beruflich entfalten, wäre es ein enormer Mehrwert, wenn ein digitaler Überblick über die gesamte Lebenszeit eines jeden Klienten hinweg zur Verfügung stünde.“

Hinzu kommt, dass alle Personaldaten sehr sensibel sind und vertraulich behandelt werden müssen. Auch hier konnte Kendox mit seinen Lösungen überzeugen. Somit sollen in der Zukunft die Bereiche Kindheit, Schulzeit und Berufsleben für alle Klienten der Stiftung Rossfeld digital abgebildet sowie Zugriffsmöglichkeiten mit Kendox individuell gestaltet und abgesichert werden. Alle Projektbeteiligten stehen nach wie vor in sehr gutem Kontakt und ein weiteres gemeinsames Vorgehen bei der Digitalisierung der dokumentenbasierten Prozesse in der Stiftung Rossfeld ist bereits in naher Zukunft geplant.

 

 

über wato-soft ag

Als Kompetenzzentrum bietet Wato-Soft AG Schweizer KMUs individuelle und umfassende IT-Dienstleistungen aus einer Hand. Wir beraten Sie kompetent, entwickeln und implementieren effiziente Lösungen und begleiten Sie in Ihrem Digitalisierungs-Vorhaben. Selbstverständlich sind wir auch nach Projektabschluss Ihr zuverlässiger Partner. Unser vielfältiges Branchen-Knowhow, in Kombination mit fundierten IT-Kenntnissen und grossem Engagement der knapp 20 Mitarbeitenden bildet das Rezept für unseren Erfolg seit über 30 Jahren.

Neben den modularen ERP-Systemen Proffix und eEvolution, sowie Tools für Webshop, Dokumenten-Management, Business Intelligence (Geschäftsanalytik), Katalogerstellung etc., unterstützen eigene Software-Lösungen die tägliche Arbeit unserer Kunden. Dazu zählen die für Touch-Screens optimierte und voll in Proffix integrierte WATO Kasse®, sowie der parametrisierbare WATO DocCreator®, mit welchem sich Daten aus Umsystemen rasch und komfortabel importieren und exportieren lassen. Dank der WATO PxApp® haben Sie Ihre Proffix-Kontakte und -Adressen, sowie Leistungen, Zeiten und Verkäufe immer und überall im Griff.tellwesen, den Kundendienst und das Reklamationsmanagement ausgeweitet werden.