Alle Belege zentral im Zugriff

Anwenderbericht Vereinigte Bühnen Wien GmbH (05/2017)

Die Vereinigten Bühnen Wien verwalten das Theater an der Wien, das Raimund Theater und das Ronacher. Um die Verarbeitung der unzähligen Eingangsrechnungen zu vereinfachen, setzt das Unternehmen auf die iFine Prozessmanagementlösung und das elektronische Archiv «Kendox InfoShare». Damit ist eine zentrale, effziente Rechnungsverarbeitung für alle drei Standorte möglich .

 

Die Vereinigte Bühnen Wien GmbH (VBW) ist ein international agierender Kulturanbieter, der rund 750 Mitarbeiter beschäftigt, jährlich etwa 600.000 Besucher in Wien zählt und einen durchschnittlichen Jahresumsatz von 70 Millionen Euro erzielt. Die laufenden Aufwände für Künstler, Bühnenbild oder Büromaterial wurden bis 2006 von den einzelnen Standorten dezentral abgerechnet. «Das brachte einige Schwierigkeiten mit sich. Die Suche nach Belegen oder das Nachvollziehen der Abläufe gestaltete sich umständlich und zeitaufwändig. Eine zentrale Verwaltung der drei Standorte war daher dringend notwendig», berichtet Prok. Mag. Lia Metchev-Herbst, Leitung Finanzen und Controlling Vereinigte Bühnen Wien GmbH.

 

Flexible Standardsoftware

Die neue Lösung sollte einerseits den Einkauf und die Abläufe rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung zentralisieren, aber auch die Ablage auf eine elektronische, revisionssichere Basis stellen. «Wir wollten weg vom Papier und hin zu einer zentralen, digitalen Belegverwaltung», erklärt Frank Ellmer, Leitung Finanzbuchhaltung Vereinigte Bühnen Wien GmbH. Als passende Lösung entschied sich VBW im Jahr 2006 für den iFine Prozessmanager von coorum. Am Beginn der Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister standen mehrere Workshops, in denen die Anforderungen und Prozesse diskutiert wurden. Dabei wurde klar, dass VBW spezielle Anforderungen an den Rechnungsverarbeitungsprozess stellt. «Anstatt der üblichen Eingangsrechnungsprüfung wollten wir zuerst die erfassten Bestellungen von unseren Verantwortlichen genehmigen lassen. Erst nach deren Freigabe sollte bei den Lieferanten bestellt werden können. Eine weitere Anforderung war, dass die Software beim Abgleich von der Lieferung mit der Bestellung definierte Toleranzen bei den Bestellsummen zulässt», so Ellmer. Entsprechend den Vorgaben stellte coorum den standardisierten Prozess der iFine Lösung um und passte die automatisierten Workflows an. Nach einer kurzen Testphase konnte die neue Plattform in Betrieb genommen werden. 

 

Zentrale Rechnungsverarbeitung

iFine bewährte sich vom Start weg. Wenn nun der Einkäufer eine Bestellung mittels der Software anlegt, gibt er zuerst Kostenstelle, Abteilung, Lieferant und Preis an. Dann wird die Bestellung losgeschickt. Das System ordnet nun automatisch die genehmigende Stelle für den Freigabeprozess zu und schickt den Antrag an die Verantwortliche. Diese bekommt eine Benachrichtigung per E-Mail und sieht in iFine die offenen Freigaben in ihrer To-do-Liste. Nun prüft und genehmigt sie den Antrag – oder lehnt ihn auch ab. Das System entscheidet auch automatisch, ob eine oder mehrere Personen genehmigen müssen. Denn je nach Bestellwert – 0 bis 2.000 Euro, 2.000 bis 5.000 Euro oder über 5.000 Euro – sind die Freigaben von ein, zwei oder drei Verantwortlichen notwendig. Wenn alle erforderlichen Genehmigungen erteilt sind, erhält der Einkäufer eine Nachricht und kann die Bestellung ausdrucken oder als PDF in Auftrag geben. Wenn schließlich Lieferung und Rechnung eintreffen, werden elektronische Rechnungen direkt ins System eingespielt. Per eMail einlangende Rechnungen werden mittels Parserfunktion eingelesen. Jene auf Papier werden mit Strichcode versehen und gescannt.

 

Automatisierte Rechnungsprüfung

Eintreffende Rechnungen leitet iFine sofort in die Buchhaltung weiter, wo die Sachbearbeiterin beziehungsweise der Sachbearbeiter den Beleg anhand der üblichen formalen und rechnerischen Kriterien prüft. Danach erscheint die Rechnung auf der elektronischen To-do-Liste des Einkäufers, der die Bestellsumme der Lieferung oder Leistung mit der Rechnungssumme abgleicht. Nach einer positiven Prüfung durch die Einkaufsabteilung checkt iFine, ob Bestellsumme und Rechnungssumme übereinstimmen und tätigt gegebenenfalls eine automatische Verbuchung im angeschlossenen Buchhaltungssystem. «Wenn aber Bestellsumme und Rechnungssumme nicht übereinstimmen, dann startet das System den gesamten Genehmigungsprozess, wie bei einer Bestellung, nochmals. Damit lassen sich die Abläufe beschleunigen und Fehler vermeiden. Generell ist die Lösung sehr übersichtlich und einfach zu bedienen», erläutert Ellmer. Das bestätigen auch die rund 120 Nutzer, die täglich mit iFine arbeiten. 

 

Modernes elektronisches Archiv

Im Zuge der Softwaremodernisierung entschied sich VBW, auch das bisherige Archiv, das auf einem IBM AS/400-Server lief, auf eine neue Basis zu stellen. «Das bisherige System war in die Jahre gekommen und nicht mehr zeitgemäß. coorum empfahl uns daher, auf die windowsbasierte Kendox InfoShare-Plattform umzusteigen», berichtet Ellmer. Der IT-Dienstleister installierte die neue Lösung bei VBW und migrierte schrittweise die Dokumente der Comarch ECM-Ablage in das neue Archiv. Damit werden nun sämtliche Belege, PDFs und sonstige Geschäftsunterlagen erfasst, revisionssicher archiviert und in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert – etwa mit der iFine Eingangsrechnungsverwaltung oder weiteren Standardanwendungen. Außerdem ermöglicht die Archivplattform einen mobilen Zugriff rund um die Uhr. Ein weiterer Vorteil ist die Revisionssicherheit. «Das elektronische Archiv reicht nun viel weiter zurück als die gesetzlich vorgeschriebenen sieben Jahre. Nicht zuletzt konnten wir den gesamten Papieraufwand massiv reduzieren», sagt Ellmer.

 

Effizient, übersichtlich und nachvollziehbar

Die moderne Prozessmanagement-Software und die Archivlösung machen sich in der täglichen Arbeit von VBW bezahlt. Alle Belege und Dokumente sind dank der intuitiven Suchfunktion einfach in «Kendox InfoShare» auffindbar, wie auch der gesamte Prozess inklusive Genehmigungen und Historie nachvollziehbar bleibt. Die Lösung hat vor allem die Durchlaufzeiten der Eingangsbelege drastisch verkürzt. «Vor der Einführung von iFine hatten wir wesentlich längere Zahlungsfristen. Mit der Lösung konnten wir die Fristen auf rund zehn Tage verkürzen. Damit lukrieren wir Skonti und vermeiden Verzugszinsen», freut sich Ellmer. Ebenso wird die aufwändige Ablage und zeitraubende Suche von Rechnungen minimiert. Auch das Anfertigen vieler Rechnungskopien gehört nun der Vergangenheit an, denn sämtliche Dokumente sind in «Kendox InfoShare» elektronisch abrufbar. Neben dem permanenten und unternehmensweiten Überblick und Zugriff auf alle Belege, ist der Status jeder Eingangsrechnung klar ersichtlich und nachvollziehbar. «Für uns ist die Lösung überdies als Controlling-Instrument sehr wertvoll, denn der Einkauf und die Kostenstellenverantwortlichen können die eingegangenen Rechnungen und offenen Bestellungen jederzeit auf Knopfdruck auswerten und übersichtlich darstellen», argumentiert Lia Metchev-Herbst. Den Mehrwert der Lösung betont auch Frank Ellmer: «Ohne iFine wäre die gesamte Rechnungsverarbeitung komplizierter und aufwändiger. Die Software hat uns den Arbeitsalltag in der Finanzabteilung wesentlich einfacher gemacht.»

 

 

Über coorum informationstechnologie gmbh

Die coorum optimiert dokumentenbasierte Prozesse mit den innovativen Softwarelösungen iFine und iOCR. In zahlreichen Projekten werden komplexe Anforderungen im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung umgesetzt. Die Beschleunigung und automatisierte, elektronische Dokumentation von Freigabeprozessen stehen dabei im Mittelpunkt. Die MitarbeiterInnen der coorum haben jahrelange Erfahrung in der Implementierung von DMS/ECM Systemen und bieten auch Lösungen zur revisionssicheren Langzeitspeicherung von Dokumenten.