Rechnungsworkflow im Blick
Anwenderbericht Wenger Fenster AG (01/2022)
Das Familienunternehmen Wenger Fenster AG wurde 1932 als Einmannbetrieb gegründet und zählt heute zu den bedeutendsten und leistungsfähigsten Fensterbaubetrieben in der Schweiz. Der Fensterspezialist mit Sitz im Berner Oberland produziert hochwertige Fenster und Verglasungen für den nachhaltigen Gebäudebau. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf ein Gleichgewicht von ökologischem, ökonomischem und sozialem Handeln. Dies zeigt sich nicht nur in der Auswahl möglichst nachhaltiger und regionaler Materialien, sondern auch in der ressourcenschonenden Steuerung von Prozessen. Um eine höhere Transparenz in der Rechnungseingangsverarbeitung zu erreichen und gleichzeitig den Zeitbedarf für Prüfung und Freigabe der Eingangsbelege zu reduzieren, hat Wenger Fenster einen digitalen Rechnungseingangsprozess auf Basis von «Kendox InfoShare» eingeführt.
Tradition trifft Innovation
Mit Firmensitz in Wimmis und einer Produktionsstätte in Blumenstein ist die Wenger Fenster AG seit 90 Jahren als zuverlässiger regionaler Partner für den Fensterbau bekannt. Mittels Know-how in der Entwicklung und der Nutzung neuester Technologien bietet das Familienunternehmen seinen Kunden eine vielseitige Auswahl von energetisch optimalen Produkten: Fenster in Holz und Holz-Metall sowie flächenbündige Dachfenster für Photovoltaik-Dächer. Um das Fortbestehen des mittlerweile rund 120 Mitarbeiter starken Familienunternehmens langfristig zu sichern, setzt die Firmenleitung auf Innovation gepaart mit einem schonenden Ressourcenumgang in allen Bereichen. Das Ergebnis sind energetisch optimierte Produkte für ein zukunftsorientiertes Bauen. Nachhaltig und innovativ sollten künftig auch die betrieblichen Prozesse gestaltet werden. Deshalb hat sich das Unternehmen zur Einführung einer Lösung für digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung entschieden.
Transparente Prozesse
Die Wenger Fenster AG produziert jährlich rund 25.000 Fenster-Elemente. Damit verbunden müssen in der Firmenzentrale in Wimmis mehr als 5.000 eingehende Rechnungen bearbeitet werden. Um eine höhere Transparenz in der Rechnungseingangsverarbeitung zu erreichen und gleichzeitig den Zeitbedarf für Prüfung und Freigabe der Eingangsbelege zu reduzieren, hat Andreas Wenger, Leiter Finanzen bei der Wenger Fenster AG, einen digitalen Rechnungseingangsprozess auf Basis von «Kendox InfoShare» eingeführt.
Das Dokumentenmanagement-System Kendox InfoShare kommt als Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung im Unternehmensbereich Kreditorenlauf und Rechnungskontrolle zum Einsatz.
«Mein Ziel bei der Einführung der Lösung von Kendox war es, mehr Transparenz bei der Eingangsrechnungsbearbeitung zu schaffen und damit die an uns gestellten Forderungen, wie offene Rechnungen und andere Verbindlichkeiten, besser bearbeiten zu können. Dank der neuen Lösung können wir nun rasch erkennen, wie viele Rechnungen noch offen bzw. noch nicht in der Buchhaltung erfasst sind. Dazu gehört auch, dass man Rechnungen generell schneller suchen und finden kann oder besser erkennt, welche Rechnungen im Umlauf sind, und wie lange bzw. bei wem sie in Bearbeitung sind. All diese Dinge konnten wir früher nicht so präzise überblicken.»
Andreas Wenger, Finanzleiter der Wenger Fenster AG
Liquidität stets im Blick
Vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungs-Workflows konnte die Finanzabteilung oftmals nicht nachvollziehen, wie viele Forderungen aktuell ausstehen, bevor die Rechnungen vom jeweiligen Sachbearbeiter kontrolliert waren, ins Sekretariat zurückkehrten und in die Buchhaltung eingelesen wurden. «Somit fehlte der Gesamtüberblick, und die Suche nach ‘alten’ Rechnungen gestaltete sich sehr zeitintensiv. Bis zur Einführung von Kendox lief die Rechnungsbearbeitung zweigleisig – zum einen papierbasiert und zum anderen elektronisch – was zu Problemen führte. Die Rechnungen gingen nach dem Eingang in den Umlauf zur Kontrolle, und während sie im Umlauf waren, waren sie nirgends pendent. Somit war Niemandem bewusst, dass noch eine Rechnung darauf wartet, visiert zu werden. Erst wenn die Rechnung von der Kontrollrunde zurückkam, wurde sie in die Buchhaltung eingelesen. Erst dann war sie wirklich erfasst. Vorher war sie einfach „unterwegs“ - wenn alles gut ging, kam sie zurück. Sonst kam halt eine Mahnung», schildert der Finanzleiter.
Überzeugendes Gesamtpaket
Vor der Entscheidung für Kendox InfoShare hat Wenger mehrere mögliche Anbieter evaluiert. Die künftige Lösung sollte ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement mit gut funktionierenden Workflows bieten. Alle Prozesse, die im künftigen DMS abgebildet werden sollten, wurden in einem klaren Anforderungskatalog zusammengetragen. Anschließend wurden Referenzen zu verschiedenen Systemen eingeholt. Drei Anbieter kamen in die engere Wahl und konnten zum Anforderungskatalog Stellung nehmen.
Bei Kendox hat nach Ansicht von Andreas Wenger ‚das Gesamtpaket‘ gestimmt: «Kendox hat uns aus mehreren Gründen überzeugt: Zum einen ist das Unternehmen preislich sehr attraktiv. Die Preise waren zum Teil zwar höher, aber dafür realistischer kalkuliert als bei den Mitbewerbern. Zudem hat Kendox sympathische und kompetente Mitarbeiter vor Ort in der Schweiz. Für uns das wichtigste Kriterium war aber, dass es sich bei Kendox InfoShare um die einzige Lösung im Auswahlverfahren mit einem HTML-Frontend handelte. Hier haben wir Zukunftspotenzial gesehen. Zudem hat Kendox sehr klar abgegrenzt und deutlich gemacht, was InfoShare kann und was nicht! Das fanden wir sehr imposant.»
Ein zusätzliches Argument in Bezug auf Sicherheit und Compliance war es für den Kunden, dass InfoShare „out-of-the-box“ als rechtssicheres Archiv zertifiziert ist.
Umstellung auf digitale Eingangsrechnungsbearbeitung
Bei der Wenger Fenster AG kommt die Lösung «Kendox Digitale Rechnungseingangsbearbeitung» (Mobile Invoice Approval) primär als on-premise Version an den Arbeitsplätzen zum Einsatz. Rechnungen kommen per Mail in den Kreditorenlauf oder werden gescannt. Anschließend kontrollieren zunächst die Buchhaltung und der Besteller im Rahmen der fachlichen Prüfung die Rechnung. Sobald die Rechnung freigegeben ist, wird sie zur Zahlung in die Buchhaltungs-Software «Sage 50» synchronisiert.
Eine Nutzung über mobile Endgeräte, die das System eigentlich ermöglicht, war ursprünglich nicht vorgesehen. Dennoch hat sich die Möglichkeit des mobilen Zugriffs als äußerst praktisch erwiesen. Besonders in der pandemiebedingten Homeoffice-Phase fiel positiv auf, dass das System auch von zuhause aus verfügbar ist. Der wichtigste Vorteil für die Wenger Fenster AG war vielmehr, dass jetzt der gesamte Rechnungsfreigabeprozess digitalisiert abläuft.
Schnittstellen zur FiBu-Software
Für durchgängige Prozesse sorgt eine Schnittstelle von Kendox InfoShare zur Buchhaltungssoftware «Sage 50». Dabei können sowohl der in Sage hinterlegte Kontenplan als auch die Zahlungsbedingungen, die bei der Rechnungskontrolle verwendet werden, direkt in InfoShare eingesehen werden. Sobald die Rechnungen kontrolliert und freigegeben sind, werden sie von InfoShare in die Buchhaltungslösung übertragen, und sobald sie bezahlt worden sind, wird der Status der Rechnung in Kendox InfoShare automatisch aktualisiert. Dort kann dann die jeweilige Sachbearbeiter:in nachsehen, ob beispielsweise eine Stromrechnung, die von ihr freigegeben wurde, bezahlt wurde oder nicht. Die Integration der beiden Lösungen ist daher in beide Richtungen durchgängig: der aktuelle Status eines Belegs kann sowohl in Sage als auch in InfoShare nachgeschlagen werden.
«InfoShare ist wirklich für alle Benutzer zugänglich. Fast jeder Mitarbeiter kontrolliert ab und zu mal eine Rechnung. Da ist es schon komfortabel, wenn man nachsehen kann: Was habe ich letztes Jahr für diesen Posten ausgegeben? Ist die Rechnung bezahlt? Ist die Mahnung gerechtfertigt? Das ist sehr viel transparenter, als wenn man immer im Sekretariat der Buchhaltung nachfragen muss, um diese Fragen zu klären.»
Andreas Wenger, Finanzleiter der Wenger Fenster AG
Zeitersparnis schafft Freiräume
Zeitersparnis beim Rechnungslauf war zunächst keine maßgebliche Anforderung an die neue Lösung. Dennoch spart Wenger Fenster durch den neuen digitalisierten Prozess nun mindestens 10 Prozent und damit mehrere Stunden Bearbeitungszeit pro Woche ein, die wiederum gewinnbringend in andere Aktivitäten investiert werden können. So können etwa Rechnungen nun schnell und einfach gesucht und gefunden werden.
Rund 5.000 Rechnungen gehen pro Jahr bei dem Fensterbauspezialisten ein. Der größte Teil der Rechnungen sind Materialrechnungen für die Projekte – Glas, Holz, Beschläge. Jährlich werden bei Wenger Materialien im Wert von neun Millionen Schweizer Franken eingekauft. Hinzu kommen diverse andere Rechnungen, wie z.B. Verwaltungsrechnungen oder Rechnungen über Fremdleistungen.
Die Buchhaltung nimmt jeweils die Erstkontrolle der Rechnungen vor und leitet sie anschließend an die fachliche Kontrolle weiter. Die Materialrechnungen, also der überwiegende Teil der Rechnungen, werden nur vom Einkauf bestellt. Dort wird auch der Großteil der Rechnungen kontrolliert. Nach dem Prüf- und Freigabeprozess werden die Rechnungen wieder zur Buchhaltung übertragen und in den Zahlungslauf gegeben. Etwa 30 bis 40 Personen, sind in den Rechnungsprüfungsprozess eingebunden. Dank der Kendox-Lösung sind die Abläufe nun für alle Beteiligten deutlich schlanker und transparenter.
Weitere Projekte für mehr Durchblick
Die Wenger Fenster AG hat bereits ein Anforderungsprofil für weitere Prozesse formuliert, die in Kendox InfoShare implementiert werden sollen. Dabei sollen möglichst viele laufende Systeme integriert werden, beispielsweise die Projektarchive.
Für die Projektarchive nutzt die Wenger Fenster AG eine spezielle Branchenlösung für den Fensterbau. Darin sind alle projektrelevanten Dokumente für die Fenstertechniker enthalten – Pläne, Angebote, Auftragsdokumente, Kundenkorrespondenz und anderes.
«InfoShare gibt uns wirklich firmenweit Zugriff auf unsere Dokumente. Uns geht es einfach darum, dass alle Mitarbeiter bereits im laufenden Projekt Zugriff auf die Dokumente haben, nicht nur die Fenstertechniker. Wenn ein Kunde anruft und eine Auskunft möchte, sollen auch die Mitarbeitenden im Sekretariat alle nötigen Informationen finden, um Auskunft zu geben – auch wenn im Sekretariat keine Fenstertechniker sitzen», beschreibt Wenger die Zielsetzung.
Auch die Monteure auf der Baustelle benötigen häufig Zugriff auf Zeichnungen und andere Dokumente. Aktuell ist das über einen cloud-basierten Filehosting-Dienst gelöst. Künftig soll der mobile Zugriff über InfoShare realisiert werden.
Aktuell arbeitet Wenger Fenster an der Übernahme der Projektarchive in InfoShare. Ziel ist es, über InfoShare bereits während die Projekte laufen, auf alle Daten zugreifen zu können und nicht erst wenn das Projekt abgeschlossen ist und archiviert wird. Später soll dieser Vorteil auch auf das Bestellwesen, den Kundendienst und das Reklamationsmanagement ausgeweitet werden.