In vielen Unternehmen ist der «Beschaffungsprozess» noch nicht oder zumindest noch nicht ganzheitlich strukturiert. Dabei verbirgt sich hinter einem umfassen, digitalisierten «end-to-end» Bestellprozess – dem sog. «Purchase-to-Pay» Prozess – ein sehr grosses Potential, um Kosten zu senken, eine höhere Transparenz zu erreichen, Prozesse zu beschleunigen und die Entscheidungsqualität zu erhöhen.
Nicht alle Unternehmen setzen ein Warenwirtschaftssystem ein, mit dem die ganze Bestellkette abgebildet werden kann. Freigaben für Bestellungen laufen häufig manuell über verschiedene Schreibtische, Bestellungen werden teilweise dezentral ausgelöst und Rechnungen laufen beim jeweiligen Besteller ein, der sie dann an die Finanzabteilung zur Bearbeitung weitergibt. Dort werden die Rechnung bzw. die auslösende Bestellung häufig erst «im Nachhinein» freigegeben – nachdem die Ware bereits eingetroffen bzw. die Leistung schon erbracht worden ist.
Mit der «Purchase-to-Pay» Lösung basierend auf «Kendox InfoShare» wird der gesamte Prozess beginnend bei der Genehmigung der Bestellanforderung (BANF), über die Lieferantenauswahl (ggf. unter Einhaltung bestehender Lieferantenverträge), der Auslösung der Bestellung, die Bestätigung des Waren- bzw. des Leistungseingangs, die Rechnungseingangsverarbeitung bis hin zur Auslösung der Zahlung ganzheitlich und strukturiert abgebildet. So wird der gesamte Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, Bestellungen können deutlich einfacher kontrolliert, Rechnungen wesentlich schneller freigegeben werden und ein «wilder Einkauf» – z.B. bei nicht-strategischen Lieferanten – wird vermieden.
Der optional vorgelagerte BANF-Prozess stellt sicher, dass jede Bestellung gerechtfertigt ist und v.a. vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben wird. Mitarbeiter erfassen den jeweiligen Bedarf und basierend auf einer hinterlegten Berechtigungsmatrix wird sichergestellt, dass die Anforderung von den jeweiligen Verantwortlichen genehmigt wird, bevor im Anschluss die eigentliche Bestellung tatsächlich ausgelöst wird.
Die integrierte Lieferantenauswahl kann je nach individueller Anforderung entweder bereits im Rahmen der Bedarfsanforderung durch den «Anforderer» selbst oder auch erst nach erfolgreichem Abschluss des BANF-Teilprozesses – dann z.B. durch die Einkaufsabteilung – erfolgen. Optional hat die Einkaufsabteilung auch die Möglichkeit, die Auswahl des Anforderers zu «übersteuern» – z.B. dann, wenn laufende Verträge mit bestehenden Lieferanten eingehalten werden müssen.
Die Auslösung der eigentlichen Bestellung erfolgt – nachdem ggf. verschiedene Angebote eingeholt worden sind – durch die Einkaufsabteilung. Sobald die Bestellung ausgelöst wurde, werden die Daten für die folgenden Teilprozesse – die «Leistungsvereinnahmung» sowie die eigentliche «Rechnungseingangsbearbeitung» – bereitgestellt. Und selbstverständlich können auch die eingeholten Angebote mit dem Prozess verknüpft und jederzeit eingesehen werden.
Nachdem die bestellte Ware eingetroffen bzw. die vereinbarte Leistung durch den Auftragnehmer erbracht worden ist, wird dies durch den Anforderer bestätigt. Hierbei ist auch die Bestätigung von Teillieferungen bzw. Teilleistungen möglich. Die Leistungsvereinnahmung ist die Voraussetzung dafür, dass eine eingehende Rechnung entsprechend bearbeitet bzw. freigegeben werden kann. Falls diese Bestätigung fehlt, wird sie – im Rahmen der Rechnungsfreigabe – nachträglich automatisch angefordert.
Sobald die Rechnung eingetroffen und – falls notwendig – digitalisiert worden ist, durchläuft die Rechnung den individuell konfigurierbaren Freigabeprozess. Durch integrierte Capturing-Funktionen, mit denen Kopf- und Positionsdaten der Rechnung automatisch extrahiert und mit den hinterlegten Daten der Bestellung abgeglichen werden können, kann der eigentliche Freigabeprozess weitestgehend automatisiert und entsprechend beschleunigt werden – so dass beispielsweise mögliche Skonti genutzt werden können. Abhängig davon, ob die Rechnung Abweichungen zur Bestellung bzw. zur Leistungsvereinnahmung aufweist, kann die Freigabe der Rechnung – die mit der Übergabe der Buchungsdaten an das nachgelagerte FiBu bzw. Warenwirtschaftssystem abschliesst – eine manuelle, mehrstufige Freigabe erfordern oder unmittelbar zu einer möglichen «Dunkelbuchung» führen.
Alle Dokumente, die im Rahmen des «Purchase-to-Pay» Prozesses anfallen – angefangen bei der schriftlichen Bestellanforderung über die eingeholten Angebote, die Bestellung, den Lieferschein bis hin zur Rechnung sowie beliebigen begleitenden Dokumenten – können mit der mit dem Prozess integrierten DMS/ECM-Lösung «Kendox InfoShare» effizient verwaltet werden. Dabei ist sichergestellt, dass die Dokumente während des Prozesses bei Bedarf jederzeit eingesehen werden und v.a. rechtskonform archiviert werden können.