In vielen Unternehmen ist der «Beschaffungsprozess» noch nicht oder zumindest noch nicht ganzheitlich strukturiert. Dabei verbirgt sich hinter einem umfassen, digitalisierten «end-to-end» Bestellprozess – dem sog. «Purchase-to-Pay» Prozess – ein sehr grosses Potential, um Kosten zu senken, eine höhere Transparenz zu erreichen, Prozesse zu beschleunigen und die Entscheidungsqualität zu erhöhen.
Nicht alle Unternehmen setzen ein Warenwirtschaftssystem ein, mit dem die ganze Bestellkette abgebildet werden kann. Freigaben für Bestellungen laufen häufig manuell über verschiedene Schreibtische, Bestellungen werden teilweise dezentral ausgelöst und Rechnungen laufen beim jeweiligen Besteller ein, der sie dann an die Finanzabteilung zur Bearbeitung weitergibt. Dort werden die Rechnung bzw. die auslösende Bestellung häufig erst «im Nachhinein» freigegeben – nachdem die Ware bereits eingetroffen bzw. die Leistung schon erbracht worden ist.
Mit der «Purchase-to-Pay» Lösung basierend auf «Kendox InfoShare» wird der gesamte Prozess beginnend bei der Genehmigung der Bestellanforderung (BANF), über die Lieferantenauswahl (ggf. unter Einhaltung bestehender Lieferantenverträge), der Auslösung der Bestellung, die Bestätigung des Waren- bzw. des Leistungseingangs, die Rechnungseingangsverarbeitung bis hin zur Auslösung der Zahlung ganzheitlich und strukturiert abgebildet. So wird der gesamte Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, Bestellungen können deutlich einfacher kontrolliert, Rechnungen wesentlich schneller freigegeben werden und ein «wilder Einkauf» – z.B. bei nicht-strategischen Lieferanten – wird vermieden.