Die in Microsoft SharePoint verwalteten Dokumente können regelbasiert (automatisch), manuell oder ereignisbasiert in das revisionssichere «Compliance Archiv» ausgelagert werden. Dieser Prozess geschieht transparent im Hintergrund. Der Zugriff auf die so archivierten Dokumente ist anschliessend sowohl über SharePoint als auch direkt über das Archiv möglich.
Kendox InfoShare für Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint ist in vielen Unternehmen die zentrale Plattform für Kommunikation und dynamische Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Durch den modularen Ausbau mit «Kendox contentAccess» wird sowohl die revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten in die Betriebsabläufe integriert als auch eine nachhaltige Entlastung der SharePoint Umgebung erreicht.
Revisionssicheres «Off-Loading» von SharePoint Inhalten
In vielen Unternehmen besteht die Notwendigkeit, Dokumente und andere Objekte aus Microsoft SharePoint mit dem Ziel einer revisionssicheren Archivierung auszulagern. Häufig besteht zusätzlich die Anforderung, die so archivierten Dokumente immer noch im Zugriff zu haben bzw. die Dokumente nach wie vor in aktive Geschäftsprozesse einbetten zu können.
Mit «Kendox contentAccess» ist ein effizientes «Off-Loading» von Dokumenten aus SharePoint möglich. Die Dokumente werden dabei in «Kendox InfoShare» revisionssicher archiviert. Der Zugriff auf die so archivierten Dokumente kann anschliessend sowohl über SharePoint selbst als auch im Rahmen von Prozessen, die im DMS-System implementiert sind, ablaufen.
Neben der Archivierung von SharePoint Inhalten ist auch eine Bereitstellung von archivierten Dokumenten in SharePoint möglich. Dabei werden Dokumente, die ausserhalb von Microsoft SharePoint entstanden sind, automatisch in SharePoint zur Verfügung gestellt. Hier stellt «Kendox contentAccess» sicher, dass die Inhalte jederzeit synchronisiert sind.
«Kendox contentAccess»
Dokumente können von Microsoft SharePoint entweder in das «Compliance Archiv» kopiert oder verschoben («ausgelagert») werden. Beim Auslagern besteht zusätzlich die Option, in Microsoft SharePoint einen sog. «Stub» zu erstellen, über den der Zugriff auf das archivierte Dokument nach wie vor möglich ist.
Abgeschlossene Projekte können komplett aus Microsoft SharePoint in das «InfoShare Archiv» ausgelagert werden. Dies reduziert den Speicherbedarf auf Seiten Microsoft SharePoint nachhaltig. Gleichzeitig ist der Zugriff auf die ausgelagerten Dokumente jederzeit sichergestellt. Auch eine Wiederherstellung der ausgelagerten Daten in Microsoft SharePoint ist bei Bedarf möglich.
Dokumente, die ausserhalb von Microsoft SharePoint entstanden sind – z.B. im Rahmen eines Rechnungsfreigabeprozesses oder einer ERP-Anwendung – können ebenfalls regelbasiert und automatisch in Microsoft SharePoint bereitgestellt werden – entweder als «Kopie» oder als «Stub».
«Kendox contentAccess» unterstützt sowohl reine Cloud-Szenarien als auch hybride Architekturen.
Ob Microsoft SharePoint dabei in der Cloud, als Teil von Office365 oder on-premise betrieben wird, spielt keine Rolle. Gleiches gilt für «Kendox InfoShare»: auch hier ist es unerheblich, wo das System betrieben wird.
Werden Inhalt oder Metadaten eines Dokuments geändert – egal, ob in SharePoint oder in «Kendox InfoShare» – stellt «Kendox contentAccess» sicher, dass Inhalte auf beiden Seiten jederzeit synchron gehalten werden – automatisch, transparent und verlässlich.