Für Unternehmen, die die Reisekosten ihrer Mitarbeiter effizient kontrollieren und abrechnen möchten, stellt «SAP Business ByDesign» ein Modul zur Spesenabrechnung zur Verfügung. Über dieses Modul können Mitarbeiter für sich selbst oder im Auftrag anderer Mitarbeiter Spesen samt den zugehörigen Spesenbelegen einreichen. Mit «Kendox InfoShare für SAP Business ByDesign» werden sowohl die Belege (die auch mobil eingereicht werden können) als auch die im Anschluss an die Prüfung erzeugte Spesenabrechnung rechtskonform archiviert und – sofern gewünscht – in der jeweiligen Personalakte bereitgestellt.
Sobald der Mitarbeiter einen Spesenbeleg über die Mitarbeiter-Self-Services erfasst hat, wird dieser automatisch in «Kendox InfoShare» übertragen und archiviert. Anschliessend steht er im Rahmen der Spesengenehmigung dem jeweiligen Bearbeiter zur Prüfung zur Verfügung und kann vom berechtigten Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingesehen werden.
Im Rahmen der Prüfung der Spesenabrechnung hat der jeweilige Bearbeiter einen transparenten Zugriff auf die zugehörigen Belege. Der Zugriff erfolgt dabei entweder direkt aus der Oberfläche des «SAP Business ByDesign» Work-Centers heraus oder über den «Mobile Web Client» von «Kendox InfoShare».
Die nach erfolgter Prüfung mit «SAP Business ByDesign» erzeugte Spesenabrechnung wird ebenfalls automatisch und rechtskonform in «Kendox InfoShare» archiviert. Bei der Ablage werden entsprechende Indexkriterien wie z.B. Mitarbeiter-Nummer, Abrechnungszeitraum etc. vergeben, so dass die Abrechnung auch ohne «SAP Business ByDesign» leicht auffindbar ist.
Sofern gewünscht werden sowohl die Spesenbelege als auch die von «SAP Business ByDesign» erzeugte Spesenabrechnung automatisch in die «Digitale Personalakte» des jeweiligen Mitarbeiters übernommen. Der Mitarbeiter kann anschliessend – falls er die entsprechenden Zugriffsrechte hat – direkt über «seine» Personalakte auf die Abrechnung und die beigefügten Belege zugreifen.
Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie bei «SAP Business ByDesign» – in der Cloud. Alle Belege sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.
