Überfüllte Aktenschränke, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Recherche gehören der Vergangenheit an. Mit der in «SAP Business ByDesign» integrierten «Kendox InfoShare Digitalen Personalakte» werden Papierakten weitestgehend überflüssig. Alle Dokumente – Arbeitsverträge, Gehalts- und Spesenabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer etc. – werden digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfügung.
Personalakten, die in «Kendox InfoShare» verwaltet werden, lassen sich jederzeit schnell und unkompliziert direkt aus «SAP Business ByDesign» heraus aufrufen. Die nahtlose Integration der «Digitalen Personalakte» erlaubt die Umsetzung von wirklich schlanken Verwaltungsprozessen in der HR-Abteilung.
Über die Office-Integration der «Digitalen Personalakte» können neue Dokumente bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers und basierend auf Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung des neuen Dokuments in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.
Der Zugriff auf die «Digitale Personalakte» ist für den Mitarbeiter aus der Personalabteilung über verschiedene Wege möglich. Neben der direkten Integration in «SAP Business ByDesign» können Anwender sowohl über den «Mobile Web Client» als auch über eine browserbasierte Aktenanwendung auf Akten und Dokumente zugreifen.
Der standortunabhängige Zugriff auf Personaldokumente ist vor allem für Unternehmen mit verteilten Standorten ein sehr großer Vorteil. Die Mitarbeiterinformationen werden dabei zentral in der «Digitalen Personalakte» verwaltet, sind aber von jedem Standort jederzeit schnell und einfach abrufbar.
Einzelne Dokumente oder ganze Akten können bestimmten Personen – z.B. einem Mitarbeiter oder seinem Vorgesetzten – für eine vorübergehende Akteneinsicht freigegeben werden. Nach Ablauf des zuvor festgelegten Zeitraums wird das Zugriffsrecht automatisch wieder entzogen.
Personalakten können automatisch aus «SAP Business ByDesign» heraus erzeugt werden. Die Stammdaten des Mitarbeiters werden dabei als Information am «Digitalen Aktendeckel» angebracht. Dies erlaubt einen strukturierten Zugriff auf die digitalen Akten, ohne dass dazu zwingend «SAP Business ByDesign» verwendet werden muss.
Sowohl Belege, die innerhalb von «SAP Business ByDesign» erzeugt werden (z.B. Spesenabrechnungen) als auch Belege aus Fremdsystemen (wie z.B. Gehaltsabrechnungen) können über die zur Verfügung stehenden Schnittstellen automatisch in die jeweilige Akte des Mitarbeiters abgelegt werden.
Die Dokumente in der «Digitalen Personalakte» werden rechtskonform archiviert; Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist. So hat die Personalabteilung die Sicherheit, dass wirklich alles unter Kontrolle ist.
Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie der Betrieb von «SAP Business ByDesign» selbst – in der Cloud. Ihre Dokumente sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Hochverfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen Dokumente sind so sichergestellt. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.
