Archivierung eingehender und ausgehender Belege

Mit «Kendox InfoShare» können nicht nur Eingangsrechnungen verwaltet werden, sondern neben internen Dokumenten auch alle anderen eingehenden Belege. Oder ausgehende Dokumente, wie Ausgangsrechnungen. Je nach Anwendungsszenario kann die Übernahme der Belege manuell, halb-automatisch oder komplett automatisiert im Hintergrund vorgenommen werden. Für die Erfassung von eingehenden Papierbelegen stehen komfortable Werkzeuge zur Verfügung, die den Anwender beim Digitalisieren und Verschlagworten der Belege effizient unterstützen. Der Zugriff auf die Belege aus «SAP S/4HANA Cloud» kann anschließend entweder über einen direkten Link oder über den als sog. «Mash-up» in die SAP-Oberfläche integrierten «Mobile Web Client» erfolgen.

Ihre Vorteile

Archivierung ausgehender Belege
Archivierung ausgehender Belege

Rechnungen, die von «SAP S/4HANA Cloud» erzeugt werden können automatisch in «Kendox InfoShare» archiviert werden. Über die offene Schnittstelle (API) von «Kendox InfoShare» lassen sich beliebige Dokumente mit den entsprechenden Indexwerten direkt in das Archiv übertragen. Zusätzlich lassen sich die so archivierten Belege automatisch und ohne manuellen Eingriff den entsprechenden Akten zuordnen.

Komfortable Erfassungswerkzeuge
Komfortable Erfassungswerkzeuge

Mit «Kendox InfoShare» stehen Werkzeuge zur Digitalisierung einzelner Papierdokumente («Arbeitsplatz Scanning») als auch von ganzen Dokumentenstapeln («Batch Scanning») zur Verfügung. Die automatische Trennung der Dokumente in Dokumentenstapeln kann entweder durch die Verwendung von Barcodes, Patch-Codes oder mit Hilfe von Trennblättern erfolgen.

Belegdatenextraktion
Belegdatenextraktion

Ein komfortabler «Capturing-Prozess» extrahiert alle relevanten Informationen mit Hilfe einer Text-Erkennung (OCR) automatisch aus den Belegen. Die so extrahierten Daten können einer zusätzlichen «Daten-Validierung» zugeführt werden, die die extrahierten Daten gegen Daten aus «SAP S/4HANA Cloud» oder aus anderen externen Datenquellen abgleicht (z.B. im Rahmen einer Wareneingangsprüfung). Daten, die nicht ausreichend zuverlässig erkannt werden konnten, werden einem manuellen «Validierungsschritt» zugeführt.

Automatische Bereitstellung der Validierungsdaten
Automatische Bereitstellung der Validierungsdaten

Die für die automatische Datenvalidierung benötigen Daten aus «SAP S/4HANA Cloud» (oder einer anderen externen Datenquelle) werden regelmäßig in einem asynchronen Prozess automatisch bereitgestellt.

E-Mail Integration
E-Mail Integration

Eingehende Belege, der per E-Mail an ein zentrales Postfach (z.B. info@firma.com) gesendet werden, können automatisch aus dem E-Mail extrahiert, rechtskonform in «Kendox InfoShare» archiviert und gleichzeitig einem Folgeprozess zugeführt werden.

Direkter Zugriff auf die archivierten Belege
Direkter Zugriff auf die archivierten Belege

Die Belege, die in «Kendox InfoShare» archiviert sind, lassen sich schnell und unkompliziert direkt aus «SAP S/4HANA Cloud» heraus öffnen. Der Zugriff auf den Beleg erfolgt transparent – das macht den manuellen Wechsel in eine andere Anwendung überflüssig. Alternativ können Anwender sowohl über den «Mobile Web Client» als auch über andere, basierend auf der offenen Web API entwickelten Anwendungen auf Akten und Dokumente zugreifen.

Rechtskonforme Archivierung
Rechtskonforme Archivierung

Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie bei «SAP S/4HANA Cloud» – in der Cloud. Alle Belege sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.

Archivierung in der Cloud
Archivierung in der Cloud

Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie der Betrieb von «SAP S/4HANA Cloud» selbst – in der Cloud. Ihre Dokumente sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Hochverfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen Dokumente sind so sichergestellt. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.