In den meisten Unternehmen ist die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen ein aufwändiger Prozess, der mit hohen Kosten verbunden ist. Mit «Kendox InfoShare für SAP S/4HANA Cloud» optimieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden mit «Kendox InfoShare» automatisiert und strukturiert verarbeitet und über einen individuell konfigurierbaren Genehmigungsworkflow freigegeben. Die an die Freigabe anschließende Übertragung der Vorkontierungsinformationen an «SAP S/4HANA Cloud» sorgt für einen reibungslosen Bearbeitungsfluss und ermöglicht so, dass die freigegebenen Rechnungen schnell und effizient verbucht und zur Zahlung freigegeben werden können.
Eingehende Rechnungen werden zunächst digitalisiert und in «Kendox InfoShare» abgelegt. Im Anschluss daran durchläuft die Rechnung einen individuell anpassbaren Freigabeprozess, in dem unter anderem Vorkontierungsinformationen erfasst werden, die anschließend an «SAP S/4HANA Cloud» zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.
Mit der integrierten Belegdatenextraktion können neben Kopf- und Fussdaten wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum etc. auch die Positionsdaten wie Artikel-Nr., gelieferte Menge, Artikelpreise etc. ausgelesen und mit Daten aus «SAP S/4HANA Cloud» abgeglichen werden. Daten, die nicht eindeutig erkannt werden konnten, können bei Bedarf manuell korrigiert werden.
Der gesamte Rechnungsbearbeitungsprozess – angefangen bei der Digitalisierung von Papierrechnungen über die automatische Extraktion der Rechnungsdaten, den Freigabeprozess bis hin zur Verbuchung innerhalb von «SAP S/4HANA Cloud» – ist nahtlos integriert. Rechnungen «wandern» nach der Freigabe automatisch in die Fibu und können dort effizient verbucht werden.
Neben Papierrechnungen, die zunächst digitalisiert werden, unterstützt der Rechnungsfreigabeprozess auch elektronische Rechnungen. Hierzu gehören zum einen Rechnungen, die als PDF-Dokument per E-Mail ins Unternehmen gelangen, als auch Rechnungen, die dem Standard «XRechnung» entsprechen.
Die Rechnungsbelege, die in «Kendox InfoShare» abgelegt sind, lassen sich schnell und unkompliziert direkt aus «SAP S/4HANA Cloud» heraus öffnen. Damit ist jederzeit ein schneller Blick auf den Originalbeleg möglich. Der Zugriff auf den Beleg erfolgt transparent – das macht den manuellen Wechsel in eine andere Anwendung überflüssig.
Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie der Betrieb von «SAP S/4HANA Cloud» selbst – in der Cloud. Ihre Dokumente sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Hochverfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen Dokumente sind so sichergestellt. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.
Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung sorgt für hohe Transparenz, eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft und kurze Durchlaufzeiten, so dass eine volle Skontoausschöpfung möglich wird. Belege können jederzeit mobil freigegeben werden – damit wird eine standortübergreifende Verarbeitung der Rechnungen ohne Medienbrüche ermöglicht.
