Eingehende Rechnungen werden zunächst digitalisiert und in «Kendox InfoShare» abgelegt. Im Anschluss daran durchläuft die Rechnung einen individuell anpassbaren Freigabeprozess, in dem unter anderem Vorkontierungsinformationen erfasst werden, die anschliessend an die BMD Finanzbuchhaltung zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.
Kendox InfoShare für «BMD ACCOUNT»
«BMD ACCOUNT» ist die Komplettlösung für das betriebliche Rechnungswesen. Durch den modularen Ausbau mit «Kendox InfoShare» werden auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie die revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten optimal in die Betriebsabläufe integriert.
In vielen Unternehmen ist die Rechnungseingangsprüfung ein aufwändiger Prozess, der mit hohen Kosten verbunden ist. Rechnungen müssen manuell erfasst und an die richtigen Bestellungen bzw. Bearbeiter zugeordnet werden. Die Freigabe der Rechnungen findet häufig manuell basierend auf der Papierrechnung statt. Dies alles führt zu langen Prozesslaufzeiten, hohen Fehlerquoten und vor allem unnötig hohen Kosten.
Mit «Kendox InfoShare für BMD Software» optimieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden mit «Kendox InfoShare» automatisiert und strukturiert verarbeitet und über einen individuell konfigurierbaren Genehmigungsworkflow freigegeben. Die an die Freigabe anschliessende Übertragung der Vorkontierungsinformationen an «BMD ACCOUNT» sorgt für einen reibungslosen Bearbeitungsfluss und ermöglicht so, dass die freigegebenen Rechnungen schnell und effizient verbucht und zur Zahlung freigegeben werden können.
Während die BMD Software die FiBu-Transaktionen steuert sorgt «Kendox InfoShare» dafür, dass alle damit verknüpften Dokumente jederzeit zur Verfügung stehen, sicher und rechtskonform aufbewahrt sind und schnell gefunden werden können.
InfoShare für «BMD ACCOUNT»
Die prozessgestützte, automatisierte Verarbeitung stellt sicher, dass Rechnungen schnell von einem Bearbeitungsschritt zum nächsten weitergeleitet werden. So ist sichergestellt, dass die Gesamtdurchlaufzeit optimiert wird und eine volle Skontoausschöpfung möglich ist.
Die Rechnungsbelege, die in «Kendox InfoShare» abgelegt sind, lassen sich schnell und unkompliziert direkt aus der BMD Finanzbuchhaltung heraus öffnen. Damit ist jederzeit ein schneller Blick auf den Originalbeleg möglich.
Der gesamte Rechnungsbearbeitungsprozess – angefangen bei der Digitalisierung von Papierrechnungen über die automatische Extraktion der Rechnungsdaten, den Freigabeprozess bin hin zur Verbuchung innerhalb der BMD Finanzbuchhaltung – ist nahtlos integriert. Rechnungen «wandern» nach der Freigabe automatisch in die FiBu und können dort effizient verbucht werden.
Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung sorgt für kurze Durchlaufzeiten, hohe Transparenz und eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft. Die Verarbeitung der Rechnungen kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, so dass die Belege jederzeit auch mobil freigegeben werden können.
In «Kendox InfoShare» werden alle Dokumente abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Inhalte gewährleistet ist. Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist.
«Kendox InfoShare» ist erweiterbar. Neben Rechnungsbelegen kann das Dokumentenarchiv auch für weitere Anforderungen genutzt werden. So können Sie beispielsweise Ihre Personalakten, Ihr Qualitätsmanagement-System oder Ihr gesamtes Unternehmensarchiv mit «Kendox InfoShare» abbilden.