Kendox InfoShare für DATEV

«Kendox InfoShare für DATEV» ermöglicht den komfortablen und bidirektionalen Datenaustausch zwischen DATEV und Kendox InfoShare. Die Schnittstelle verknüpft beide Lösungen, stellt die rechtskonforme Archivierung von Belegen sicher und erlaubt eine schnelle und einfache Recherche nach archivierten Dokumenten.

Neben dem Abbau von Papierbelegen ermöglicht «Kendox InfoShare für DATEV» die revisions- und rechtssichere Ablage von Belegen sowie die unmittelbare Wiederauffindbarkeit sämtlicher buchungsrelevanter Informationen. Dadurch sind Unternehmen nicht nur effizienter und gegenüber Kunden und Lieferanten auskunftsfähiger, sondern erfüllen auch im Falle einer Betriebsprüfung die Anforderungen des Gesetzgebers.

Über einen vorgelagerten Rechnungseingangsprozess – beispielsweise «Kendox InfoShare Invoice Approval» – werden die Rechnungen erfasst, vorkontiert und freigegeben. Anschliessend werden sie als «Buchungsstapel» an die DATEV-Lösung übertragen.

Der «Buchungsstapel» enthält für jede Buchung unter anderem einen eindeutigen «Beleglink». Über diesen «Beleglink» können die Anwender anschliessend direkt aus DATEV heraus vollkommen transparent und ohne zusätzliche Suche im Archiv auf die archivierten Belege zugreifen und diese zur Anzeige bringen.

Kendox InfoShare für DATEV

Transparenter Zugriff

Benutzer greifen direkt aus der DATEV-Anwendung auf die Belege zu, die im jeweiligen Kontext relevant sind. Der Zugriff erfolgt dabei über einen eindeutigen, in der Buchung hinterlegten «Beleglink» und zeigt den entsprechenden Beleg sofort an, ohne dass der Anwender zunächst noch im Archiv nach dem Beleg suchen muss.

Umfassende Dokumentenverwaltung

In «Kendox InfoShare» stehen umfassende Funktionalitäten zur Verfügung, die die Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art vereinfachen. Flexible Indexstrukturen, integrierte Suchvorlagen, granulare Zugriffsberechtigungen sowie Check-in/Check-out und Versionskontrolle sorgen dafür, dass relevante Informationen schnell und einfach zur Verfügung gestellt werden.

Flexibler Zugriff

Anwender können über verschiedene Wege auf Dokumente und Akten zugreifen. Neben dem direkten Zugriff über den «Beleglink» aus DATEV können Benutzer die «nativen» Anwendungen nutzen, die von «Kendox InfoShare» bereitgestellt werden. Neben sehr funktionsreichen Anwendungen für Windows und den Web Browser steht auch eine mobile Anwendung zur Verfügung, die speziell für den Einsatz auf mobilen Geräten entwickelt und optimiert ist.

Vorteile im Überblick

  • Prüfung von Buchungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Im Rahmen der Rechnungsfreigabe werden Stammdaten via «DATEV connect» ausgelesen
  • Anzeige von Belegen direkt aus dem DATEV Rechnungswesen ohne Suche im Belegarchiv
  • Automatische Übertragung der Buchungsdaten in das Rechnungswesen durch Übergabe der Buchungsstapel via EXTF-Dateien (CSV-Format) inkl. «Beleglink» zur Verknüpfung und Anzeige von Dokumenten
  • Eingangsbelege werden mit einem eindeutigen «Beleglink» versehen. Dadurch wird die «Verbindung» zwischen dem Buchungssatz in DATEV und dem archivierten Dokument in Kendox InfoShare gewährleistet.
  • Neben Buchungsdaten werden auch Stammdaten (Kreditorendaten, Kontendaten) übernommen. Zusätzliche Daten (wie z.B. Zahlungsziel) können ebenfalls übernommen werden.
  • Zahlungsinformationen werden als Beleganhang zusammen mit der Eingangsrechnung abgelegt
  • Automatische Verschlagwortung und Indexierung der Belege nach Rechnungsfreigabe und Buchung in DATEV
  • Unterstützt DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und Mittelstand Faktura
  • Kundenspezifische Erweiterungen und Anpassung möglich