Benutzer greifen direkt aus der ERP-Anwendung auf die Dokumente zu, die im jeweiligen ERP-Kontext relevant sind. Zusätzlich können entweder über Microsoft Dynamics AX oder direkt über «Kendox InfoShare» weitere Dokumente hinzugefügt werden, so dass eine «Akte» entsteht, über die sowohl aus der ERP-Oberfläche als auch direkt über «Kendox InfoShare» zugegriffen werden kann.
Dokumente mit Microsoft Dynamics AX rechtskonform verwalten
Die Integration von Microsoft Dynamics AX mit «Kendox InfoShare» kombiniert die umfangreichen Funktionen der Enterprise Resource Planning (ERP) Software von Microsoft mit der leistungsfähigen Dokumenten-Management Lösung von Kendox. Dabei werden den in der ERP-Lösung verwalteten Kunden- und Produktionsinformationen Dokumente zugeordnet, die in «Kendox InfoShare» archiviert und verwaltet werden.
Die Integration ermöglicht dabei die kontextbezogene Arbeit mit Dokumenten direkt aus Microsoft Dynamics AX heraus. Eingehende Dokumente sowie Informationen, die ausserhalb des ERP-Kontext entstehen, können zu Kunden, Produkten und Prozessen zugeordnet werden; Belege, die in Microsoft Dynamics AX generiert werden, werden über einen Hintergrundprozess automatisch an das elektronische Archiv übertragen. Die manuelle Indexierung der Dokumente wird dabei durch Zugriff auf Daten aus Microsoft Dynamics AX individuell unterstützt. So werden z.B. beim Archivieren eines Dokumentes mittels Drag & Drop bereits automatisch die wesentlichen Indexattribute zugewiesen, ohne dass der Anwender manuell eingreifen muss.
Mit «Kendox InfoShare» werden alle Dokumente zentral archiviert und verwaltet. Über die Verwaltungsfunktionen von «Kendox InfoShare» können damit beispielsweise Kunden- und Lieferantenakten gebildet werden, auf die auch unabhängig von Microsoft Dynamics AX zugegriffen werden kann.
Kendox InfoShare für Microsoft Dynamcis AX
In «Kendox InfoShare» stehen umfassende Funktionalitäten zur Verfügung, die die Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art vereinfachen. Flexible Indexstrukturen, integrierte Suchvorlagen, granulare Zugriffsberechtigungen sowie Check-in/Check-out und Versionskontrolle sorgen dafür, dass relevante Informationen schnell und einfach zur Verfügung gestellt werden.
Anwender können über verschiedene Wege auf Dokumente und Akten zugreifen. Neben dem direkten Zugriff aus Microsoft Dynamics AX können Benutzer die «nativen» Anwendungen nutzen, die von «Kendox InfoShare» bereitgestellt werden. Neben sehr funktionsreichen Anwendungen für Windows und den Web Browser steht auch eine mobile Anwendung zur Verfügung, die speziell für den Einsatz auf mobilen Geräten entwickelt und optimiert ist.
Vorteile im Überblick
- Ablage und Verwaltung ein- und ausgehender Dokumente im Kontext von Kunden, Angeboten etc.
- Rechtskonforme Archivierung über gesetzliche Aufbewahrungsdauer
- Dokumentenvoransicht innerhalb von Microsoft Dynamics AX
- Automatische Indexierung von Dokumenten basierend auf ERP-Daten
- Umfangreiche Funktionen für Dokumentenmanagement (Versionskontrolle, Check-out bzw. Check-in von Dokumenten etc.)
- Voransicht von Dokumenten im Web Browser, Microsoft Office und Microsoft Outlook
- Anzeige vorhergehender Dokumentenversionen
- Annotationsunterstützung für PDF-Dokumente (Highlighting, Textanmerkungen, «Stempel» etc.)
- Drag & Drop von Dokumenten im Web Browser