Kendox InfoShare SAP Archive Server

«Kendox InfoShare SAP Archive Server» ermöglicht die vollständig integrierte Archivierung von SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumenten sowie Drucklisten und Reorganisationsobjekten in ein rechtskonformes (revisionssicheres) elektronisches Archivsystem auf Basis von «Kendox InfoShare».

Über die standardisierte SAP ArchiveLink Schnittstelle kommuniziert der «Kendox InfoShare SAP Archive Server» mit dem SAP System, wobei die Kommunikation ausschließlich über verschlüsselte URLs erfolgt, um so eine sehr hohe Sicherheit zu gewährleisten. Die Benutzerberechtigungen werden durch SAP geprüft.

«Kendox InfoShare SAP Archive Server» bietet Funktionen für die Ablage von SAP Belegen im PDF-Format und Drucklisten im SAP spezifischen ALF-Format wie auch die Archivierung von SAP Reorganisationsdateien im internen SAP-Format. Vom «Kendox InfoShare SAP Archive Server» abgelegte SAP-Archivdokumente und Dateien werden in «Kendox InfoShare» sicher und rechtskonform verwaltet. Die so archivierten ein- und ausgehenden SAP Belege sowie Drucklisten können anschließend mit SAPGUI Standardfunktionen (z.B. Dienste zum Objekt – Anlagenliste) angezeigt werden.

Wahlweise können zusätzliche Indexdaten aus SAP übernommen werden, um so auch eine Recherche außerhalb von SAP zu ermöglichen. Die Übernahme von SAP-Indexdaten erfolgt dabei in der Regel während der Ablage von SAP-Ausgangsbelegen bzw. bei der Erfassung von SAP-Eingangsbelegen via Barcode. Alternativ kann die Übernahme zeitversetzt in einem Batch-Verfahren erfolgen.

Mit «Kendox InfoShare» steht ein sicheres und zugleich flexibles Werkzeug für die SAP-Archivierung zur Verfügung:

• Erfassung aller archivierten SAP-Dokumente inklusiv zusätzlicher Informationen wie Indexfeldwerten (aus Index-Download), Aufbewahrungsfristen (konfigurierbar), zusätzlich angebrachte digitale Signaturen etc. im «Kendox InfoShare Server»
• Suche und Anzeige von SAP-Archivobjekten über die Standardfunktionalität von SAP, z.B. über das SAPGUI.
• Suchen und Anzeigen von SAP-Archivdokumenten ausserhalb von SAP. Die SAP-Archivdokumente können mittels Windows- und Web-Front Ends von «Kendox InfoShare» sowie über die standardisierte XML-Schnittstelle (XMLAPI) oder über die Kendox Web Services angezeigt und in beliebigen Software-Lösungen integriert werden (z.B. in Fachanwendungen, Web-Anwendungen etc.).
• Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und Aussortieren abgelaufener SAP-Archivdokumente.
• Benachrichtigung des «Kendox InfoShare SAP Archive Servers» und des SAP-Systems über aussortierte (abgelaufene) SAP-Archivdokumente

Unterstützung der SAP Scanning Szenarien «Frühes» und «Spätes Scanning»

Das Scanning erfolgt über «Kendox Scan», wobei sowohl sog. «frühes» als auch «spätes» Scanning möglich ist. Beim SAP-Scanning-Szenario «Spätes Scanning» werden Barcode-Verfahren eingesetzt, um gescannte Belege in SAP zu registrieren. Beim Szenario «Frühes Scanning» werden gescannte Belege an SAP Business Workflow Prozesse zugewiesen, die zuvor in SAP definiert werden. Darüber hinaus sind individuelle Scanprozesse umsetzbar.

Über eine entsprechende Web Services Schnittstelle kann «Kendox Scan» während der Indexierung von gescannten Belegen auf SAP Funktionsbausteine und Tabellen zugreifen. Dadurch ist es möglich, Eingabewerte, wie z.B. Belegnummern mit Daten in SAP abzugleichen und dadurch Fehlerquellen, bereits bei der Erfassung von Belegen, via Scanner auszuschließen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Daten aus SAP für die Indexierung heran zu ziehen und auf diese Weise einem gescannten Beleg «sprechende» Indexwerte zuzuordnen, die bei der späteren Recherche nützlich sind.