Ablösung von Alt-Archiven

Transformieren Sie Ihr Legacy-DMS in die Cloud

  • Nutzen Sie eine DMS/ECM-Lösung, die nicht mehr weiterentwickelt wird?
  • Möchten Sie Ihre DMS/ECM-Lösung in die Cloud transformieren, um von den klassischen Vorteilen einer SaaS-Lösung zu profitieren?
  • Müssen Sie Ihre Dokumente mit führenden Anwendungen integrieren? Vielleicht sogar mit Anwendungen, die Sie heute schon in der Cloud betreiben?
  • Ist Ihnen dabei eine rechtskonforme Verwaltung Ihrer Akten und Dokumente wichtig?
  • Möchten Sie Ihren Anwendern die Möglichkeit geben, mit beliebigen mobilen Geräten auf geschäftskritische Dokumente und Akten zuzugreifen?

Haben Sie Handlungsbedarf?

DMS/ECM Systeme sind heute ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur von Unternehmen jeder Grösse. Oft wächst das aktuelle DMS/ECM System aber nicht mit den steigenden Anforderungen mit. In diesem Fall besteht Handlungsbedarf. Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, im DMS/ECM Umfeld auf veraltetet Technologie zu setzen und so wertvolle und sinnvolle Möglichkeiten der Einbindung von Akten und Dokumenten in die zentralen Geschäftsprozesse zu vernachlässigen.

Erprobte Migrationsverfahren

Je nach konkreter Anforderung stehen verschiedene Migrationsverfahren zur Verfügung. Die Wahl des idealen Migrationsverfahrens hängt von den konkreten Anforderungen bzw. den jeweiligen Rahmenbedingungen ab. Wir beraten Sie gerne.

«Harte» Migration
«Harte» Migration

Die «harte» Migration überträgt bestehende Dokument rasch und ohne Risiko aus dem Alt-System 1:1 in «Kendox InfoShare». Ab einem Stichtag kann das Alt-System abgeschaltet werden und alle Dokumenten- und Informationsprozesse laufen innerhalb von «Kendox InfoShare».

«Weiche» Migration
«Weiche» Migration

Die «weiche» Migration erlaubt einen Parallelbetrieb des Alt-Systems mit «Kendox InfoShare». Je nach Anforderung lassen sich verschiedene Szenarien umsetzten. Klassischerweise werden bestehende bzw. bereits archivierte Dokumente aus dem Alt-System gelesen und nur «on request» in das neue System übertragen, während neue Dokumente und Prozesse bereits in «Kendox InfoShare» verwaltet werden. Optional kann für bestehende Dokumente auch ein «Link» in «Kendox InfoShare» angelegt werden: in diesem Fall arbeiten die Anwender ausschliesslich mit «Kendox InfoShare», während der «Link» auf das eigentliche Dokument verweist, das physisch zunächst noch im Alt-System verbleibt.

Ihre Vorteile

Verschiedene Ansätze bei System-Ablösung
Verschiedene Ansätze bei System-Ablösung

Für die Ablösung Ihres Alt-System stehen unterschiedliche, etablierte Verfahren zur Verfügung. Neben der sog. «harten» Migration mit Ablösung auf einen Stichtag steht Ihnen mit der «sanften» Migration die Option offen, einen temporären oder auch dauerhaften Parallel-Betrieb des Alt-Systems mit «Kendox InfoShare» zu ermöglichen.

Sicherer Betrieb und gesetzeskonforme Archivierung in der Cloud
Sicherer Betrieb und gesetzeskonforme Archivierung in der Cloud

«Kendox InfoShare» wird in einem zertifizierten Rechenzentrum betrieben. Hochverfügbarkeit der Lösung und Schutz Ihrer sensiblen Dokumente sind so sichergestellt. Dokumente in «Kendox InfoShare» werden gesetzeskonform archiviert; Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie wirklich alles unter Kontrolle haben.

Ablösung als Chance
Ablösung als Chance

Nutzen Sie die Ablösung als Gelegenheit, «veraltete» Prozesse im Unternehmen zu hinterfragen und auf geänderte Anforderungen hin zu optimieren. Zusätzlich stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine hoch-moderne Plattform für alle Dokumenten- und Informationsprozesse zur Verfügung, mit der sich auch zukünftige Anforderungen erfolgreich abdecken lassen.

Digitale Personalakte in der Cloud
Digitale Personalakte in der Cloud

Mit «Kendox InfoShare» verschlanken Sie die Verwaltungsprozesse in der Personalabteilung deutlich. Berechtigte Benutzer haben die relevanten Informationen ohne Umwege – optional direkt aus der zentralen HCM-Anwendung heraus – im Zugriff. Und das sicher, rechtskonform und jederzeit verfügbar direkt aus der Cloud. Selbstverständlich lassen sich daneben auch weitere, individuelle oder standardisierte Anwendungsfälle im Kontext von Dokumente- und Informationsprozessen abbilden.

Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten
Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten

«Kendox InfoShare» bietet Ihren Mitarbeitern eine Reihe verschiedener Zugriffsmöglichkeiten. Mit der modernen HTML5-Anwendung «Kendox InfoShare Mobile Web Client» greifen Sie ortsunabhängig und jederzeit per Browser, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu. Selbstverständlich lassen sich Dokumente und Prozesse auch nahtlos in Ihre Fachanwendungen integrieren.

Universelle, offene Schnittstellen
Universelle, offene Schnittstellen

Für «Kendox InfoShare» ist eine vollständig offene Schnittstellensammlung — die InfoShare Web API — verfügbar. Mit diesen Schnittstellen (Web Services, WCF, JSON/REST) sind nahezu alle Funktionen des InfoShare Service für individuelle Anforderungen über die API ansprechbar. Und das Beste daran: keine zusätzlichen Kosten — die API ist automatisch und kostenfrei enthalten.

Unsere Expertise
Unsere Expertise

Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung. Unsere Experten haben über viele Jahre hinweg zahlreiche Kunden bei der Einführung bzw. der Ablösung von ECM/DMS-System (z.B. Saperion ECM) begleiten dürfen und dabei einen grossen Erfahrungsschatz aufbauen können. Profitieren auch Sie davon!