Qualitätsmanagement mit der «InfoShare QM-Akte»

Die Einführung und die laufende Pflege eines Qualitätsmanagementsystems im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung nach DIN EN ISO 9001:2008 und ISO 9001:2015 erfordert die Erstellung und systematische Verwaltung einer umfangreichen Qualitätsmanagement-Dokumentation (QM-Dokumente).

 

Zentrale Verwaltung und Organisation aller QM-Dokumente

Mit «Kendox InfoShare» lassen sich alle Arten von Dokumenten ablegen und zentral verwalten. Beliebige Dokumente, dokumentenbezogene Prozesse, digitale Vorgangsordner und digitale Akten jeglicher Art sind so zentral auf einen Blick verfügbar.

Im Rahmen von Qualitätsmanagement-Projekten können mit «Kendox InfoShare» sämtliche Qualitätsdokumente (z.B. Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare etc.), Qualitätsaufzeichnungen (Nachweise, Ist-Werte, ausgefüllte Formulare, Rückmeldungen etc.), das Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH) selbst sowie beliebige weitere relevante Dokumente komfortabel verwaltet und einer geregelten Bearbeitung und Versionierung zugeführt werden.

 

Dokumentenlenkung und Genehmigungsprozesse

Dokumente, die der sogenannten «Dokumentenlenkung» unterliegen, werden systematisch erfasst und je nach aktuellem Status eingeordnet. Entsprechend den individuellen Anforderungen lassen sich zusätzlich Genehmigungs- und Freigabeprozesse in den unterschiedlichsten Ausbaustufen implementieren. So können auch komplexe Berechtigungs- und Zugriffskonzepte auf die QM-Dokumentation umgesetzt werden.

 

Vorteile im Überblick

  • Verwaltung des Qualitätsmanagement-Handbuchs (QMH) und mitgeltender Dokumente in «Kendox InfoShare»
  • Verwaltung von Qualitätsdokumenten und –aufzeichnungen (Nachweise, Ist-Werte, Rückmeldungen etc.) sowie beliebiger anderer relevanter Dokumente
  • Berücksichtigung und Verwaltung verschiedener Dokumentenversionen und Anlagen zu Dokumenten
  • Vorlagen («Templates») für die kontrollierte Erstellung von QM-Dokumenten
  • Flexibles und erweiterbares Regelsystem für die Bildung systematischer Dokumenten-Identifikationsbegriffe
  • Automatisierte Nummerierung neu abgelegter QM-Dokumente
  • Zentrale Steuerung von Dokumentenstatus inkl. logischer Abfolge für Statuswechsel (z.B. Beispiel kann nach der «Inkraftsetzung» nur eine «Außerkraftsetzung» erfolgen)
  • Vorkonfigurierte, anpassbare Klassifikationstabellen («User Defined Tables») für die Verschlagwortung von QM-Dokumenten (Prozessebenen und -gruppen, Haupt- und Unterprozessbezeichnungen, etc.)
  • Vorkonfiguriertes, auf die spezifischen Anforderungen anpassbares Berechtigungsmodell für die QM-Dokumentation

InfoShare QM-Akte

Digitale Qualitätsmanagement-Akte

Die Verwaltung der QM-Dokumente erfolgt mit sog. «digitalen Akten». Dabei werden individuelle Bereiche («Akten») für Dokumenten-Vorlagen, die eigentliche QM-Dokumentensammlung, allgemeine Nachweise, Qualitätsabweichungsberichte (QAB), Lesefreigaben und Schulungen verwendet. Kundenspezifische Anpassungen werden im Rahmen der Projekteinführung umgesetzt.

Standardisierte Abläufe

Optional können im Rahmen der «Kendox InfoShare QM-Akte» auch digitale Steuerungsvorgänge eingesetzt werden. Diese steuern u.a. die Erstellung, Prüfung und Freigabe bzw. Veröffentlichung von QM-Dokumenten. QM-gestützte Abläufe unterstützen aber auch im operativen Betrieb: Standardprozesse – z.B. der «On-Boarding» Prozess bei der Einstellung neuer Mitarbeiter – können nahtlos mit dem QM-System integriert werden.

Integrativer Ansatz

Dokumentenmanagement, Digitale Akten und integrierter Prozessmanager bilden die Grundlage für die «Kendox InfoShare QM-Akte».

Basierend auf den vorkonfigurierten Vorlagen und Musterbeispielen für Dokumente, Akten und Prozesse lässt sich eine einfache und geordnete Verwaltung der QM-Dokumentation schnell und kostengünstig einführen. Dank des modularen Aufbaus und der flexiblen Anpassungsmöglichkeiten von «Kendox InfoShare» sind individuelle Anforderungen und Erweiterungen jederzeit möglich.

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