Kendox InfoShare Inbox

Ablageprozesse automatisieren und Mitarbeitende entlasten

Die Ablage eingehender Dokumente ist in vielen Unternehmen nach wie vor ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Während klassische Papierakten zunehmend durch digitale Archive ersetzt wurden, landen heute viele Unterlagen in elektronischen Postfächern. Von dort aus werden sie unter Mitarbeitenden weitergeleitet, mehrfach abgelegt und oft manuell verschlagwortet. Das führt nicht nur zu Dubletten, sondern bindet auch wertvolle Arbeitszeit und erschwert eine einheitliche Ablagestruktur.

Besonders im kaufmännischen Bereich ist die zentrale und nachvollziehbare Ablage von Dokumenten essenziell. Die alleinige Aufbewahrung in E-Mail-Postfächern erfüllt in der Regel nicht die Anforderungen an Transparenz, Effizienz oder rechtliche Vorgaben. Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Anteil ihres Arbeitstags mit dem Sortieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten – ein Prozess, der in vielen Unternehmen mehrfach durchgeführt wird und unterschiedliche Ablage- oder Indexierungsstandards erzeugt.

Die Kendox InfoShare Inbox bietet hier eine moderne Lösung. Die KI-gestützte Inbox automatisiert den Dokumenteneingang, erkennt Dokumenttypen selbstständig, extrahiert relevante Inhalte und verschlagwortet diese zentral. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, die Ergebnisse zu prüfen, bevor sie in digitale Prozesse übergehen – ein optionaler Schritt, der nach einer Pilotphase auch deaktiviert werden kann, wenn die KI zuverlässig arbeitet. So entsteht ein semi-automatisierter Prozess, der Entlastung bietet und gleichzeitig eine einheitliche, nachvollziehbare Ablage sicherstellt.

Durch die zentrale Konfiguration und die kontinuierliche Anpassung an neue KI-Möglichkeiten werden Abläufe beschleunigt, Durchlaufzeiten verkürzt und der Dokumenteneingang transparent gestaltet. Gleichzeitig bleibt die Kontrolle über die Dokumente nachvollziehbar und sicher. Die Lösung lässt sich flexibel in bestehenden Kendox Umgebungen einsetzen. Kendox InfoShare Inbox kann direkt im Unternehmen, über ein Rechenzentrum oder als Cloud-Service genutzt werden.

Die Kendox InfoShare Inbox ist ein wichtiger Baustein für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse effizienter gestalten und Mitarbeitende von zeitintensiven Routineaufgaben entlasten möchten. Erleben Sie die Vorteile der KI-gestützten Inbox in der Praxis und senden Sie uns Ihre Anfrage – wir melden uns zur Abstimmung eines Termins bei Ihnen.