Schluss mit langen Prozesslaufzeiten
Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung Ihrer Rechnungen, auf Basis von Kendox InfoShare, sorgt für hohe Transparenz und eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft inkl. Rechtskonformität durch die revisionssichere Archivierung der Rechnungen. Die Verarbeitung der Rechnungen kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, so dass die Belege jederzeit auch mobil freigegeben werden können.
Rechnungseingang
Ihre Rechnungen werden digitalisiert, sodass der anschließende Verarbeitungsprozess ohne Medienbruch durchlaufen werden kann. Erhalten Sie die Rechnungen bereits digital per E-Mail oder per Dateitransfer, werden diese erfasst und automatisch an den Verarbeitungsprozess übergeben.
Datenextraktion und Verifikation
Sowohl Kopf- als auch Positionsdaten werden automatisch und zuverlässig aus den bereitgestellten Rechnungen extrahiert. Bestandteil der Datenextraktion ist auch eine Verifikation der Daten gegen die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem jeweiligen Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System.
Vorkontierung für vorläufige Buchung
Basierend auf den erkannten Daten kann bereits unmittelbar nach Eingang der Rechnung die Verbindlichkeit im nachgelagerten Buchhaltungssystem vorläufig gebucht werden. Dabei wird auch der Rechnungsbeleg an die Buchung angehängt, so dass jederzeit ein Zugriff auf den Beleg sichergestellt ist.
Mengen- und Preisprüfung
Bei der eigentlichen Rechnungsbearbeitung stehen dem Sachbearbeiter Funktionen zur Verfügung, die den Prüf- bzw. Bearbeitungsvorgang erheblich unterstützen. Dies beinhaltet beispielsweise die Zuordnung von Kontierungen bzw. Kostenstellen zu einzelnen Rechnungspositionen.
Kontrolle und Freigabe
Der Freigabeprozess kann einer oder mehreren Personen zur Freigabe vorgelegt werden. Nach der Freigabe wird der Buchungssatz an die nachgelagerte Finanzbuchhaltung übertragen. Optional kann eine automatische Zahlungsfreigabe für die jeweilige Rechnung erfolgen.
Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Der gesamte Prüf- und Freigabeprozess wird protokolliert und im elektronischen Archiv und im Kontext der freigegebenen Rechnung abgelegt. Somit ist transparent dokumentiert, wer wann welche Entscheidung bzw. Freigabe im Rahmen des Gesamtprozesses getroffen hat.
