Dokumente sicher und zentral archivieren
Die zentrale Anforderung an ein Dokumenten-Management System ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Alle Dokumente – unabhängig davon, wo sie entstehen – werden im InfoShare Server abgelegt und verwaltet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist.
Sichere Archivierung
Es ist unerheblich, wie die Dokumente in das System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.
Ein flexibles und hoch-konfigurierbares Metadatenmanagement sorgt zudem dafür, dass Dokumente und Akten recherchiert und perfekt in die Geschäftsprozesse des Unternehmens eingebunden werden können. Und selbstverständlich wird über das umfangreiche Sicherheitskonzept – inklusive rollen- und indexdaten-basierter Zugriffsberechtigung – sichergestellt, dass Dokumente nur von denjenigen eingesehen werden können, die über die notwendige Berechtigung dafür verfügen.
Aufbewahrungs- und Löschfrist
Revisionssichere, den rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen entsprechende elektronische Archivsysteme müssen somit
- den gesetzlichen Anforderungen bei der Aufbewahrungspflicht entsprechen,
- Spezialgesetze, Normen, Branchenanforderungen berücksichtigen und
- unternehmensinterne Vorgaben und Erfordernisse umsetzen.
Dokumente müssen dabei wieder auffindbar sein; Archivierungsabläufe und –zeitpunkte müssen nachvollziehbar bzw. nachweisbar sein und die Datenspeicherung muss unveränderbar sowie verfälschungssicher erfolgen.
Kendox InfoShare unterstützt nahezu alle marktüblichen Speichersysteme. Sofern seitens des Hardware-Herstellers eine Zertifizierung angeboten wird, wird diese Zertifizierung für Kendox InfoShare durchgeführt.
