Langfristige Leistungssteigerung
Ineffiziente Verwaltungs- und Rechercheprozesse im Vertragsmanagement können vermeidbare Risiken und Kosten verursachen. Die Einführung eines digitalen, automatisierten Vertragsmanagements auf Basis von Low-Code Verfahren ermöglicht effiziente Vertragserstellung und -verwaltung. Zentrale Bündelung von Informationen gewährleistet optimale Dokumentenverwaltung, während transparente Bearbeitungsprozesse und revisionssichere Archivierung zu zeit- und ortsunabhängigem Zugriff führen. Ein besonderes Highlight ist die äußerst kurze Implementierungszeit.
Ab 3 Tagen gelingt Ihnen die Einführung eines professionellen Vertragsmanagements.
Hilfreiche Tipps zur Einführung eines digitalen Vertragsmanagements mit MS Power Automate
Tipp 1
PROZESSABLAUF DEFINIEREN
Mitarbeitende sollten über die Abläufe bei der Bearbeitung von Vertragsdokumenten vollständig informiert sein. Fehlendes Wissen kann bei der Projekteinführung zu enormen Verzögerungen führen. Deshalb sollten die Prozesse vorab definiert und besprochen werden. Dadurch wird ein aktueller und gleicher Wissensstand gewährleistet. So garantieren Sie, dass alle Benutzenden die Vorzüge des Systems erkennen und es akzeptieren.
Tipp 2
BERECHTIGUNGEN FESTLEGEN
Vor Beginn der Umsetzung müssen künftige Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, damit diese durch den Projektpartner zuverlässig umgesetzt werden können. Oft geht man fälschlicherweise davon aus, dass die Berechtigungen der aktuellen Situation auch fortgeführt werden sollten. Viele Firmen stellen aber zu Beginn der Einführung fest, dass dem nicht so ist. Deshalb ist es von Nutzen, alle Zugriffsberechtigungen vorab zu definieren.
Tipp 3
VERANTWORTLICHKEITEN FESTLEGEN
Für das Aufsetzen des Projekts sollten nicht zu viele Personen einplant werden. Eine grobe Empfehlung ist, maximal 2-3 Key-User einzubinden, welche Interesse und Verständnis mitbringen, ein wenig technikaffin sind und gut mit dem PC umgehen können. Wichtig für den Erfolg ist, dass die Personen ein Verständnis über die Abläufe im Vertragswesen sowie einen guten Überblick über den Gesamtprozess haben. Mit diesen Key-Usern geht der Anbieter in die Umsetzung und erarbeitet ein Lösungskonzept.
Tipp 4
DIGITALEN SIGNATURPROZESS NUTZEN
Viele Unternehmen, die sich für eine digitale Vertragsverwaltung entscheiden, wollen Kosten sparen, indem Sie beim Vertragsmanagement auf eine Digitale Signatur verzichten. Tatsache ist – die Einbindung eines Digitalen Signaturprozesses für Vertragsdokumente verursacht Mehrkosten. Kosten für Einbindung eines zertifizierten Signaturdienstes und die entsprechende Anzahl an Signaturen, die benötigt werden, um die Verträge rechtskräftig zu verifizieren. Allerdings zeigen Erfahrungswerte aus unzähligen Projekten, dass sich im gelebten Alltag eine Investition nicht nur lohnt, sondern auch die Effizienz des Vertragsmanagement signifikant steigt. Stellt man den Aufwand, der durch Medienbrüche im Prozess verursacht wird, den Kosten einer Lösung inklusiver Digitaler Signatur gegenüber, kann schnell eine entsprechende Kostenersparnis auf Grund von Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung festgestellt werden.
Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung
Die Digitalisierung verändert nicht nur die Art und Weise, wie wir arbeiten, sondern bietet auch die Möglichkeit, Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Insbesondere im Bereich des Vertragsmanagements können digitale Lösungen wie Microsoft Power Automate einen erheblichen Mehrwert bieten.
Die Integration von Microsoft Power Automate in Ihr Vertragsmanagement bietet nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch die Möglichkeit, Workflows nach Ihren individuellen Anforderungen anzupassen. Dadurch gewinnen Sie nicht nur Klarheit über den aktuellen Status Ihrer Verträge, sondern können auch flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren.