Effiziente Rechnungsprozesse und langfristige Wettbewerbsvorteile

Die bevorstehende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B- und B2G-Bereich markiert einen bedeutenden Wendepunkt für Unternehmen. Mit der ViDA-Initiative der EU-Kommission und dem Wachstumschancengesetz der deutschen Bundesregierung wird E-Invoicing ab dem 01. Januar 2025 zur Pflicht. Diese Veränderungen bieten enorme Potenziale für die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Steigerung der Effizienz.

Elektronische Rechnungen ermöglichen eine nahtlose und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Durch die strukturierte Übermittlung und standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden Fehler minimiert und die Nachverfolgbarkeit verbessert. Dies führt zu einer erheblichen Reduktion manueller Tätigkeiten und einer schnelleren Bearbeitung. Unternehmen profitieren von einem besseren Überblick über ihre Finanzen und einer verbesserten Einhaltung von Zahlungsfristen.

Hilfreiche Tipps zur Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung

processautomation

Tipp 1

PROZESSABLAUF DEFINIEREN

Mitarbeitende sollten über die Abläufe bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen vollständig informiert sein. Fehlendes Wissen kann bei der Projekteinführung zu Verzögerungen führen. Deshalb sollten die Prozesse vorab definiert und besprochen werden.

save the employees

Tipp 2

BERECHTIGUNGEN FESTLEGEN

Vor Beginn der Umsetzung müssen künftige Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, damit diese durch den Projektpartner zuverlässig umgesetzt werden können. Dies gewährleistet, dass alle Beteiligten die nötigen Rechte haben und Missverständnisse vermieden werden.

partner network

Tipp 3

VERANTWORTLICHKEITEN FESTLEGEN

Für das Aufsetzen des Projekts sollten nicht zu viele Personen eingeplant werden. Eine Empfehlung ist, maximal 2-3 Key-User einzubinden, die technikaffin sind und einen guten Überblick über den Gesamtprozess haben. Diese Key-User arbeiten eng mit dem Anbieter zusammen, um die Basisinstallation der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung zu erarbeiten.

Sign your documents digital

Tipp 4

DIGITALEN SIGNATURPROZESS NUTZEN

Viele Unternehmen wollen beim E-Invoicing auf digitale Signaturen verzichten, um Kosten zu sparen. Allerdings zeigt sich, dass die Integration eines digitalen Signaturprozesses die Effizienz erheblich steigert und Medienbrüche vermieden werden.

Vorteile von E-Invoicing auf einen Blick

  • Durchgängige Einsicht in den Status jeder Rechnung

  • Automatisierte Prozesse verkürzen Bearbeitungszeiten

  • Minimierung von Fehlern und Aufwand durch automatische Datenextraktion

  • Reibungslose Integration in vorhandene ERP- und Buchhaltungssysteme

  • Revisionssichere Archivierung und leichte Auffindbarkeit von Dokumenten

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft vor

Erfahren Sie mehr über die Herausforderungen und Chancen der E-Invoice in unserem umfassenden Whitepaper. Laden Sie es jetzt herunter und bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal auf die bevorstehenden Änderungen vor.

Vollständiges Whitepaper downloaden

Wenn Sie mit uns persönlich sprechen möchten, dann freuen wir uns über Ihren Anruf.

Schweiz: +41 (71) 552 34 00
Deutschland: +49 (208) 77 89 28 00
Österreich: +43 (720) 27 34 20