Effiziente Rechnungsprozesse und langfristige Wettbewerbsvorteile
Die bevorstehende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B- und B2G-Bereich markiert einen bedeutenden Wendepunkt für Unternehmen. Mit der ViDA-Initiative der EU-Kommission und dem Wachstumschancengesetz der deutschen Bundesregierung wird E-Invoicing ab dem 01. Januar 2025 zur Pflicht. Diese Veränderungen bieten enorme Potenziale für die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Steigerung der Effizienz.
Elektronische Rechnungen ermöglichen eine nahtlose und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Durch die strukturierte Übermittlung und standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden Fehler minimiert und die Nachverfolgbarkeit verbessert. Dies führt zu einer erheblichen Reduktion manueller Tätigkeiten und einer schnelleren Bearbeitung. Unternehmen profitieren von einem besseren Überblick über ihre Finanzen und einer verbesserten Einhaltung von Zahlungsfristen.
Hilfreiche Tipps zur Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung
Tipp 1
PROZESSABLAUF DEFINIEREN
Mitarbeitende sollten über die Abläufe bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen vollständig informiert sein. Fehlendes Wissen kann bei der Projekteinführung zu Verzögerungen führen. Deshalb sollten die Prozesse vorab definiert und besprochen werden.
Tipp 2
BERECHTIGUNGEN FESTLEGEN
Vor Beginn der Umsetzung müssen künftige Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, damit diese durch den Projektpartner zuverlässig umgesetzt werden können. Dies gewährleistet, dass alle Beteiligten die nötigen Rechte haben und Missverständnisse vermieden werden.
Tipp 3
VERANTWORTLICHKEITEN FESTLEGEN
Für das Aufsetzen des Projekts sollten nicht zu viele Personen eingeplant werden. Eine Empfehlung ist, maximal 2-3 Key-User einzubinden, die technikaffin sind und einen guten Überblick über den Gesamtprozess haben. Diese Key-User arbeiten eng mit dem Anbieter zusammen, um die Basisinstallation der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung zu erarbeiten.
Tipp 4
DIGITALEN SIGNATURPROZESS NUTZEN
Viele Unternehmen wollen beim E-Invoicing auf digitale Signaturen verzichten, um Kosten zu sparen. Allerdings zeigt sich, dass die Integration eines digitalen Signaturprozesses die Effizienz erheblich steigert und Medienbrüche vermieden werden.
Vorteile von E-Invoicing auf einen Blick
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