Die aktenbasierte Arbeitsplattform für Kanzleien und Unternehmen
Mandanten-, Projekt- und Geschäftsakten zentral organisieren – integriert in bestehende Systeme
In vielen Organisationen ist der Arbeitsalltag geprägt von Dokumenten, E-Mails und Informationen, die in unterschiedlichen Systemen entstehen und verarbeitet werden. Verträge, Belege, Korrespondenz oder projektrelevante Unterlagen sind oft über verschiedene Anwendungen verteilt. Das erschwert die Zusammenarbeit, verlängert Suchzeiten und macht es aufwendig, den Überblick über Vorgänge zu behalten.
Mit Kendox ActiveInfo stellt Kendox eine neue Arbeitsplattform vor, die genau hier ansetzt: Informationen werden strukturiert in digitalen Akten gebündelt und zentral verfügbar gemacht – unabhängig davon, ob es sich um Mandanten in der Kanzlei oder Projekte im Unternehmen handelt.
Der Ansatz bleibt dabei derselbe, die Anwendung unterscheidet sich je nach Kontext. Während Kanzleien mit digitalen Mandantenakten arbeiten, nutzen Unternehmen dieselbe Struktur für Projekt-, Kunden- oder Geschäftsakten. In beiden Fällen entsteht eine zentrale Arbeitsumgebung, in der alle relevanten Informationen zusammenlaufen.
Dokumente, E-Mails und Kommunikation werden automatisch den passenden Akten zugeordnet und stehen im jeweiligen Kontext zur Verfügung. Teams können Inhalte direkt bearbeiten, gemeinsam nutzen und revisionssicher archivieren, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Änderungen und Versionen bleiben dabei jederzeit nachvollziehbar.
Darauf baut ActiveInfo auf: Die fünf essenziellen Funktionen
Aktenverwaltung
Kendox ActiveInfo stellt sichere digitale Räume für den strukturierten Datenaustausch und die geschützte Kommunikation zur Verfügung.
Aufgabenmanagement
Aufgaben können flexibel verteilt, gesteuert und im Team koordiniert werden – für eine transparente und effiziente Arbeitsteilung.
KI‑Suche & Summaries
Findet Inhalte in Sekunden und erzeugt automatisch präzise Zusammenfassungen, sodass wichtige Informationen sofort erfasst werden können.
Schnittstellen
Darunter Microsoft Outlook, Teams und Word, Microsoft Dynamics, SAP, Personio, DATEV sowie in Kanzleien beA und beSt.
Compliance
Alle Informationen werden GoBD- und AO-konform archiviert und unter Berücksichtigung der DSGVO verwaltet.
Kendox ActiveInfo integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen. Anwendungen wie Microsoft Outlook, Word oder Teams werden direkt eingebunden, sodass Informationen strukturiert und ohne Medienbruch abgelegt werden können.
Darüber hinaus stehen – branchenübergreifend – Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und Personio zur Verfügung. Diese synchronisieren Daten und archivieren Belege durchgängig strukturiert.
In Kanzleien kommen zusätzlich die elektronischen Kommunikationswege über beA und beSt hinzu.
Darüber hinaus unterstützt die Plattform den Arbeitsalltag durch KI-gestützte Funktionen und Automatisierung. Inhalte lassen sich schneller finden, umfangreiche Dokumente zusammenfassen und wiederkehrende Prozesse wie Prüfungen oder Freigaben strukturieren.
Kendox ActiveInfo richtet sich sowohl an Kanzleien und interdisziplinäre Sozietäten als auch an mittelständische Unternehmen, die ihre dokumentenbasierten Prozesse konsolidieren und transparenter gestalten möchten. In beiden Fällen steht eine zentrale Frage im Mittelpunkt: Wie lassen sich Informationen so organisieren, dass sie jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und effizient nutzbar sind?
Die Plattform unterstützt dabei auch zentrale Anforderungen an Compliance und Dokumentation, etwa durch revisionssichere Archivierung, klare Zugriffsregelungen und definierte Aufbewahrungsprozesse. Gleichzeitig bleibt die Bereitstellung flexibel und kann je nach IT-Strategie in der Cloud oder On-Premise erfolgen.