Checkliste «Digitale Personalakte»

Mit diesen 6 Schritten gelingt die Einführung «digitaler Personalakten»

Die Digitalisierung von Personalakten bietet viele Vorteile: besonders die Transparenz über die Qualifikationen und Fähigkeiten aller Mitarbeitenden im Unternehmen sowie schnelles Finden von Informationen ohne lange Suche durch Berge von Papierunterlagen im Archiv. Auch die Compliance und revisionssichere Speicherung von Unterlagen in Zusammenspiel mit einem Dokumentenmanagement-System ist ein gutes Argument. Es gibt allerdings keinen Einheitsweg für die Umsetzung. Jedes Unternehmen hat eigene und unterschiedliche Kriterien und Anforderungen für die Ausgestaltung seiner Personalakten. Hinzu kommen unterschiedliche Bewertungen aus den Fachbereichen zu wesentlichen Fragen: Wie sollen die digitalen Akten aussehen? Wie will man die Dokumente darin ablegen? Wie will man sie später in der Akte auch wiederfinden? Wer darf auf welche Teile der Akten zugriefen? u.v.m.


Wir haben 6 Schritte zusammengestellt, auf die Unternehmen bei der Digitalisierung von Personalakten achten sollten:

1. Digitalisieren der Bestands-Akten immer mit Dienstleister

Vor der Einführung «digitaler Personalakten» müssen die bestehenden Papierakten digitalisiert und aufgelöst werden. Die Mitarbeitenden der Personalabteilungen haben in der Regel jedoch weder Zeit noch Übung darin, die zahleichen Einzel-Dokumente richtig zu verschlagworten und den digitalen Personalakten zuzuordnen. Daher sollte man diese wichtige Aufgabe auch keinesfalls an Praktikanten, Auszubildende oder Werkstudierende abgeben, wie dies häufig versucht wird. Das eigentliche Digitalisieren bildet die Basis für die gesamte später angelegte Akte. Daher empfiehlt es sich, diese Aufgabe in professionelle, geschulte Hände an einen darauf spezialisierten Dienstleister zu geben, ganz gleich wie viel oder wenig Akten digitalisiert werden müssen. Ein solcher Dienstleister stimmt auch im Vorfeld mit dem Unternehmen ab, für welche Zielsetzungen die Akten am besten auf welche Art und Weise strukturiert werden können. Somit gelingt die Umsetzung schneller und auch in der Erfassung und Verschlagwortung genauer, damit Bestandsdokumente richtig zugeordnet und kategorisiert werden. Wenn bei der Erfassung der Dokumente eingespart wird, wurde am falschen Ende gespart.


2. Berechtigungen festlegen

Vor Beginn der Umsetzung müssen künftige Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, damit diese durch den DMS-Anbieter bzw. Projektpartner zuverlässig umgesetzt werden können. Oft geht man fälschlicherweise davon aus, dass Personalverantwortliche die gleichen Berechtigungen hätten. Viele Firmen stellen aber zu Beginn der Einführung fest, dass dem nicht so ist. In den meisten Unternehmen sind z.B. Geschäftsführungsakten von den normalen Mitarbeiterakten getrennt und es müssen unterschiedliche Berechtigungskriterien für die Akteneinsicht etabliert werden. Je größer die Organisation, desto unterschiedlicher können die Berechtigungs-Kriterien ausfallen Viele Unternehmen unterscheiden beispielweise auch zwischen Arbeitern und Angestellten, nach Buchungs- oder Abrechnungskreisen und anderen Kriterien.


3. Dokumentenarten bestimmen

Personalakten enthalten je nach Branche und Unternehmensart zwischen 300 und 500 verschiedene Dokumentarten. Einige Standard-Dokumente finden sich zwar in jeder Akte, aber es gibt auch spezifische Dokumentarten, die nur für bestimmte Tätigkeiten und Berufsgruppen anfallen. Nicht jeder Mitarbeitende benötigt ein Gesundheitszeugnis oder einen Staplerführerschein. Die meisten Unternehmen haben bereits bestimmte Strukturen für ihre Ablagen, die direkt in der «Digitalen Personalakte» umgesetzt werden können. Einige DMS-Anbieter bieten als Hilfestellung Listen mit den relevanten Dokumentarten innerhalb der Personalakte an, an denen sich Unternehmen orientieren können. Sind die Dokumentarten identifiziert, gilt es im nächsten Schritt festzulegen, wie Ordner aussehen sollen: Sollen sie Register enthalten? Sind Zwischenblätter erforderlich, sind sie nach Jahren aufgebaut oder nach Dokumentarten, und vieles mehr.


4. Der Akten-Deckel macht den Unterschied

Die wichtigste Frage im nächsten Schritt ist: Wie soll der digitale Aktendeckel aussehen? Wichtige Bestandteile des Aktendeckels sind die Teile der Personalstammdaten, die eine eindeutige Zuordnung der Akte zu einer Person ermöglichen. Mindestanforderung sind Name, Vorname und Personalnummer. Bei Namensgleichheiten sind sicherlich weitere Informationen wie z.B. Geburtsdatum oder organisatorische Zuordnung notwendig. Im Hinblick auf die Zugriffsberechtigungen müssen darüber hinaus auch diese Informationen (Abrechnungs-/Buchungskreis, Abteilung, Mitarbeitergruppe /-kreis) übermittelt werden. Bei der «Digitalen Personalakte» gilt es zudem zu klären, von wo bzw. aus welchem Personalmanagement, Lohnabrechnungssystem o.ä. diese Daten in digitaler Form kommen.


5. Nicht zu viele Verantwortliche in der Projektumsetzung

Für das Aufsetzen des Projekts sollte man nicht zu viele Personen einplanen. Kendox empfiehlt, maximal 2-3 Key-User einzubinden, welche Interesse und Verständnis dafür mitbringen, ein wenig technikaffin sind und gut mit dem PC umgehen können. Wichtig für den Erfolg ist, dass die Personen ein Verständnis über die Abläufe in der Personalabteilung sowie einen guten Überblick über das Gesamte haben. Mit diesen Key-Usern geht der DMS-Anbieter in die Umsetzung und erarbeitet die Basisinstallation der «Digitalen Personalakte».


6. Einführungsdauer durch agile Projekteinführung beschleunigen

Agile Projekteinführung führt dazu, dass man von der Basisinstallation bis zur Schulung der Anwender deutlich schneller ist, als wenn man im Vorfeld viel Zeit (und damit Geld) in die Erstellung von schriftlichen Konzepten steckt. Agile Projekteinführung bedeutet: Nach der ersten Umsetzung des Briefings und einer ersten Basisinstallation durch den DMS-Anbieter bzw. den Projektpartner kann es gleich in die praktische Anwendung und Umsetzung gehen. Konkrete Wünsche der Anwender lassen sich idealerweise im Laufe des Projektes realisieren. Zukünftige Anwender können sich nur anhand eines Konzepts meistens nicht vorstellen, wie sich das bei der täglichen Arbeit „anfühlt“. Wenn sie aber eine fertige Maske bekommen und schon direkt damit arbeiten können, kommen im Laufe der praktischen Anwendung die Feinheiten und Wünsche zutage, die das gemeinsame Fine-Tuning ermöglicht. Das geht allerdings nicht mit jedem DMS-Anbieter!

 

 

Sofort anfangen! Die Digitalisierung von Akten im Bereich der Personalabteilung lohnt sich für Personalabteilungen jeder Größe. Wir raten Unternehmen, nicht damit zu warten.

 


Die «Digitale Personalakte» lohnt sich auch schon bei nur 30 Mitarbeitenden. Sobald die Personalakten digitalisiert sind, ist Schluss mit der Aufbewahrung im Papierarchiv. Wächst das Unternehmen, hat man bereits eine Basis an digitalisierten Akten und muss nicht alles auf einmal digitalisieren. In der täglichen Arbeit ist ein weiterer Zuwachs an Akten dann kaum mehr spürbar. Aus unseren Projekten wissen wir: Alle, die einmal festgestellt haben, wie schön es ist, dass man in der digitalen Akte per Mausklick alles findet, was man gerade braucht, je nach Installation sogar auf mobilen Endgeräten, wollen es nicht mehr missen.