Über die «Dropzone» können Dokumente schnell und einfach der richtigen Transaktion zugeordnet werden. Die korrekte Verschlagwortung des Dokuments geschieht automatisch im Hintergrund. So kann jedes Dokument jedem beliebigen Vorgang in jedem beliebigen Prozessschritt zugeordnet werden.
Kendox InfoShare für Microsoft Dynamics NAV
Microsoft Dynamics NAV (Navision) ist die ERP-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die eine umfassende Kontrolle über alle Aspekte der Geschäftstätigkeit ermöglicht – beispielsweise Finanzmanagement, Einkauf, Verkauf, Lager und Logistik.
Während die ERP-Anwendung die Transaktionen steuert – zum Beispiel in der Buchhaltung, dem Einkauf oder der Warenwirtschaft, sorgt «Kendox InfoShare NAV» dafür, dass alle damit verknüpften Dokumente jederzeit zur Verfügung stehen, sicher aufbewahrt sind und schnell gefunden werden können.
«Kendox InfoShare NAV» ermöglicht einen papierlosen Belegfluss, der standortübergreifend und durchgängig in die Prozesse integriert wird. Eingehende Dokumente können automatisiert verarbeitet, archiviert und Transaktionen zugeordnet werden; ausgehende Dokumente werden unmittelbar bei der Erstellung in das revisionssichere Archiv übergeben. Zusätzlich können Dokumente, die zunächst ausserhalb des ERP-Kontext entstanden sind – beispielsweise Emails, Projektpläne, Zeichnungen etc. – ebenfalls über Microsoft Dynamics NAV den entsprechenden Transaktionen zugeordnet werden.
So werden alle Dokumente – unabhängig von Art und Entstehungsort – im Kontext der richtigen ERP-Transaktion archiviert und für den schnellen Recherchezugriff zur Verfügung gestellt. Dabei übernimmt die in Microsoft Dynamics NAV integrierte Lösung auch das automatische, nachträgliche Aktualisieren von Dokumenten, die sich bereits im Archiv befinden.
Kendox InfoShare for Dynamics NAV
Typischerweise entsteht zuerst das Angebot, dann der Auftrag und schliesslich die Rechnung. Um auch das Angebot über die Rechnungsnummer wieder auffindbar zu machen (die bei der Angebotserstellung noch nicht existiert), aktualisiert «Kendox InfoShare for NAV» die Verschlagwortung bestehender Dokument automatisch im Hintergrund.
Klassische Integrationen zwischen ERP- und DMS-Anwendung tauschen Daten asynchron über Transfermethoden aus. «Kendox InfoShare for NAV» ist über die offene API-Schnittstelle direkt in Microsoft Dynamics NAV integriert und ermöglicht so eine intelligente, synchrone Integration der beiden Anwendungen.
Durch die Integration von «Kendox InfoShare for NAV» in das User Interface von Microsoft Dynamics NAV kann der Anwender direkt aus der ERP-Anwendung heraus die Suche nach Dokumenten anstossen. Ein mühsames Wechseln von Anwendungen ist so nicht mehr notwendig.
In «Kendox InfoShare for NAV» werden alle Dokumente abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Inhalte gewährleistet ist. Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist.
Mit dem «InfoShare Mobile Web Client» können Anwender standort- und geräteunabhängig auf archivierte Dokumente zugreifen. Suchvorlagen und der integrierte Dokumenten-Viewer machen den «Mobile Web Client» zum idealen Recherche-Werkzeug für unterwegs.
«Kendox InfoShare for NAV» ist erweiterbar. Neben ERP-bezogenen Dokumenten kann das Dokumentenarchiv auch für weitere Anforderungen genutzt werden. So können Sie beispielsweise Ihre Personalakten, Ihr Qualitätsmanagement-System oder Ihr gesamtes Unternehmensarchiv mit «Kendox InfoShare» abbilden.