ActiveInfo: Die smarte Plattform für strukturierte Zusammenarbeit
Juristische und steuerberatende Teams ebenso wie Unternehmen im Mittelstand arbeiten täglich mit einer großen Menge an Dokumenten, E-Mails und Informationen. Verträge, Schriftsätze, Belege, Projektdokumente oder Korrespondenz entstehen in unterschiedlichen Systemen und müssen zuverlässig abgelegt und wiedergefunden werden.
Diese Faktoren führen dazu, dass ein erheblicher Teil der Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten wie Suchen, Ablegen oder Abstimmen verwendet wird – sowohl in Kanzleien als auch im Mittelstand.
Mit Kendox ActiveInfo steht eine aktenbasierte Arbeitsplattform zur Verfügung, die genau hier ansetzt und Informationen zentral organisiert – unabhängig davon, ob es sich um Mandanten in der Kanzlei oder Projekte und Geschäftsvorgänge im Unternehmen handelt.
Eine Plattform – unterschiedliche Anwendungsfälle
Mit Kendox ActiveInfo steht eine Plattform zur Verfügung, die unterschiedliche Anforderungen mit einem einheitlichen Ansatz abbildet: Alle relevanten Informationen werden in strukturierten digitalen Akten gebündelt und im jeweiligen Kontext organisiert.
Der konkrete Anwendungsfall unterscheidet sich dabei je nach Einsatzbereich. Kanzleien, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten typischerweise mit Mandantenakten, während Unternehmen im Mittelstand Projekt-, Kunden- oder Geschäftsakten nutzen. Die zugrunde liegende Logik bleibt jedoch identisch: Sämtliche Informationen zu einem Vorgang sind zentral verfügbar, klar strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.
Zentrale Funktionen
Digitale Aktenstruktur
Die digitale Akte bildet den zentralen Zugriffspunkt für alle Informationen eines Vorgangs – unabhängig davon, ob es sich um ein Mandat oder ein Projekt handelt. Dokumente, E-Mails, Verträge und weitere Inhalte werden strukturiert abgelegt und bleiben jederzeit nachvollziehbar. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Informationen und greifen auf den aktuellen Stand zu. Versionen und Historien werden automatisch dokumentiert.
KI-gestützte Dokumentensuche
Die integrierte Suche ermöglicht es, Inhalte schnell und gezielt zu finden – nicht nur über Dateinamen, sondern auch über Dokumenteninhalte. Das reduziert den Zeitaufwand für die Recherche deutlich und erleichtert den Umgang mit umfangreichen Dokumenten. Zusätzlich können Inhalte automatisch zusammengefasst werden.
Automatisierte Workflows
Wiederkehrende Abläufe wie Prüfungen, Freigaben oder Abstimmungen lassen sich standardisieren und automatisieren. In Kanzleien können beispielsweise Prüfprozesse zwischen Steuerberatern und Rechtsanwälten abgebildet werden. In Unternehmen lassen sich projektbezogene Freigaben oder interne Abstimmungen strukturieren. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und effizientere Prozesse.
Nahtlose Systemintegration
Kendox ActiveInfo integriert sich nahtlos in die Systeme, die im Arbeitsalltag ohnehin genutzt werden. E‑Mails können direkt aus Microsoft Outlook abgelegt werden, Dokumente in Microsoft Word bearbeitet und über Microsoft Teams gemeinsam genutzt werden. Über Schnittstellen zu Microsoft Dynamics, SAP, Personio und DATEV werden Daten synchronisiert und Prozesse durchgängig unterstützt. Für Kanzleien stehen zusätzlich die Integrationen zu beA und beSt bereit, um elektronische Kommunikation und Stammdaten strukturiert einzubinden.
Teams und Partner vernetzen
Kendox ActiveInfo ermöglicht eine strukturierte Zusammenarbeit auf Basis gemeinsamer Akten. Externe Beteiligte können gezielt eingebunden werden, während Zugriffsrechte so gesteuert werden, dass organisatorische und regulatorische Anforderungen eingehalten werden. In interdisziplinären Sozietäten arbeiten verschiedene Berufsgruppen gemeinsam an Mandaten, im Unternehmen werden Fachbereiche und externe Partner effizient in Projekte integriert.
Compliance und sichere Archivierung
Sowohl Kanzleien als auch Unternehmen müssen Anforderungen an Dokumentation und Archivierung erfüllen. Kendox ActiveInfo unterstützt dies durch revisionssichere Archivierung, vollständige Protokollierung von Zugriffen und Änderungen sowie definierte Aufbewahrungs- und Löschprozesse. Rollenbasierte Berechtigungen sorgen dafür, dass Zugriffe klar geregelt und nachvollziehbar sind.
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