Kendox InfoShare Version 5.0

Neue Version des Cloud-basierten DMS mit zahlreichen Neuerungen für den optimierten Cloud-Betrieb.

Wir stellen die neueste Version unseres renommierten Dokumentenmanagementsystems Kendox InfoShare vor. Auf Basis einer durchgängigen Microservice-Architektur bietet Version 5.0 wesentliche Vorteile in Bezug auf Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit im Rechenzentrum sowie für den Aufbau von verteilten Standorten. Mit der Unterstützung erweiterter Authentifizierungsverfahren und von Compliance-Anforderungen sorgen wir für mehr Sicherheit. Bisherige Client-Anwendungen von Kendox InfoShare werden vollständig vom erweiterten Mobile Web Client abgelöst.

Im Zentrum von Kendox InfoShare 5.0 stehen der neue, hoch skalierende Kendox InfoShare Server sowie der komplett überarbeitete und vollständig in HTML5 implementierte Mobile Web Client. Während die Vorgängerversion Kendox InfoShare Version 4 noch Einschränkungen im Mehrserverbetrieb aufwies, erlaubt es die neue Architektur des Kendox InfoShare Servers, einzelne Dienste auf verschiedene Server zu verteilen und dort zu betreiben. Im Zusammenspiel mit entsprechenden Load-Balancing-Konfigurationen lässt sich das Gesamtsystem de-facto unbegrenzt horizontal skalieren, sodass die jeweils geforderte Systemperformance auch unter sehr hoher Last sichergestellt ist. Durch die wahlweise redundante Implementierung zentraler Services kann die Ausfallsicherheit des Systems erhöht werden. Bei einem etwaigen Ausfall eines Servers werden die betroffenen Services automatisch von anderen Servern bereitgestellt, so dass die Verfügbarkeit der Lösung weiterhin gewährleistet bleibt.

Mit der neuen Version Kendox InfoShare 5.0 wurde auch die Architektur der Schnittstellen überarbeitet. Anwenderunternehmen und Technologiepartnern stehen nun rund 400 API-Schnittstellen als REST API zur Verfügung, mit denen sie Kendox InfoShare in eigene Anwendungen und Lösungen integrieren können. Die REST API bildet auch die Grundlage für Plattform-Unabhängigkeit. Unternehmen können nun Anwendungen erstellen, die sich unabhängig vom zugrundeliegenden Betriebssystem mit Kendox InfoShare integrieren lassen. Gleichzeitig wurden veraltete Schnittstellentechnologien entfernt.

«Einer der zentralen Antriebsfaktoren bei der Produktentwicklung war die Leitidee ‚one software, any device‘ – also eine Software, die auf allen Geräten eingesetzt werden kann, auch auf einem Smartphone. Diese Anforderung haben wir in der Weiterentwicklung unserer Lösung konsequent umgesetzt.»
Werner Haltner, Chief Technical Officer der Kendox AG

Auch der neue Mobile Web Client wurde durchgängig basierend auf der REST-API entwickelt. Er ist vollständig als HTML5-Anwendung implementiert, präsentiert sich im Responsive Design und erlaubt damit eine plattformübergreifende Verwendung auf jedem Webfähigen Endgerät (iOS, Android, Mac, etc.) sowie auf herkömmlichen Windows-Arbeitsplätzen. Für kleine Anzeigegeräte, wie Smartphones, schaltet das System in eine für dieses Geräte geeignete Darstellung um (sog. Ccardview). Anwenderunternehmen können somit ihren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern einen sicheren, mobilen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente gewährleisten sowie gleichzeitig die rechtskonforme Ablage aller Belege garantieren.

Kendox InfoShare 5.0 ist zu Kendox InfoShare 4.0 aufwärtskompatibel. Das Upgrade kann automatisiert vorgenommen werden. Allerdings müssen bestehenden Integrationsanwendungen und Schnittstellenprogramme auf veraltete Technologien hin überprüft und gegebenenfalls auf die neue Kendox InfoShare API in REST/JSON Technologie umgestellt werden.

Um Unternehmen gerecht zu werden, die Kendox InfoShare im internationalen Kontext einsetzen, ist der «Mobile Web Client» in neun Sprachen verfügbar. Dazu gehören Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Japanisch und Mandarin. Weitere Sprachen sind in Vorbereitung und können bei Bedarf kurzfristig gegen Entgelt bereitgestellt werden.

Zahlreiche Neuerungen bietet der Mobile Web Client auch auf funktionaler Ebene. Über eine intuitive Drag & Drop Bedienung können beliebige Dokumente sowie E-Mails und deren Attachments auf einfache Weise über den Browser vom lokalen System in Kendox InfoShare übertragen werden. Mit Hilfe des InfoShare Local Access ermöglichen wir zudem eine nahtlose Integration des Mobile Web Clients mit Windows-Anwendungen wie beispielsweise Microsoft Outlook und Microsoft Office. Damit können Dokumente aus Kendox InfoShare in der lokal installierten Anwendung geöffnet, bearbeitet und automatisch aus- bzw. wieder eingebucht werden.

Zusätzlich unterstützt der Mobile Web Client erweiterte Authentifizierungsverfahren. Neben der bereits in der vorherigen Version verfügbaren Single Sign-On Anmeldung via Microsoft Active Directory unterstützen wir nun auch die Autorisierungsstandards OAuth 2 beziehungsweise OpenID Connect. Damit lassen sich Single Sign-On Verfahren basierend auf Microsoft Azure AD, OKTA und anderen Identity Provider (IdP) Systemen realisieren.

Zu den neuen Funktionen im Mobile Web Client gehören auch die vollständige Umsetzung der Anforderungen an Gesetzeskonformität gemäß GoBS und GeBüV (z.B. permanenter Löschschutz laut Vorgabe der GeBüV), sowie ein Statistikmodul für regelmäßige Auswertungen. Ausgebaut wurden auch die Möglichkeiten der Eingangsrechnungsverarbeitung. Standards wie ZUGFeRD, XRechnung sowie auch die in Italien üblichen E-Invoice XML-Rechnungen werden nun unterstützt.

Bisherige Client-Anwendungen von Kendox InfoShare werden mit dem neuen Mobile Web Client vollständig abgelöst. Dies betrifft den klassischen Kendox InfoShare Client (Windows Anwendung) sowie den Kendox InfoShare RIA Web Client (eine auf Microsoft Silverlight basierende Web-Anwendung). Support und Wartung für die Kendox InfoShare Version 4 ist noch bis Ende 2023 sichergestellt.