Personalmanagement mit «InfoShare Digitale Personalakte»

Überfüllte Aktenschränke, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Recherche nach den notwendigen Unterlagen sind heutzutage in Personalabteilungen kein seltenes Bild. Obwohl HR-Abteilungen heute sehr häufig bereits mit elektronischer Unterstützung arbeiten, um Recruiting-Prozesse, Bewerberverwaltung und das «Onboarding» zu unterstützen, werden nach wie vor sehr viele Informationen in papierbasierten Akten verwaltet.

  

 Zentrale Verwaltung sensibler Dokumente im revisionssicheren Archiv

Mit der «Kendox InfoShare Digitale Personalakte» werden Papierakten weitestgehend überflüssig. Alle Dokumente – z.B. Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder Bescheinigungen wie Zeugnisse, Ausbildungsnachweise etc. – werden digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfügung. Detaillierte Zugriffsberechtigungen stellen zusätzlich sicher, dass auch wirklich nur berechtigte Benutzer Zugriff auf sensible Informationen haben und sowohl gesetzliche als auch interne Datenschutzrichtlinien verlässlich umgesetzt sind.

 

Schlanke Verwaltungsprozesse, Durchdachte Aktenpläne 

So werden die Verwaltungsprozesse in der Personalabteilung deutlich schlanker und effizienter. Berechtigte Benutzer haben die relevanten Informationen ohne Umwege – optional direkt aus der zentralen HCM-Anwendung heraus – im Zugriff. Zusätzlich unterstützen Aktenpläne und weitere komfortable Bearbeitungsfunktionen wie Wiedervorlagen oder Vollständigkeitsprüfungen die Mitarbeiter aus der Personalabteilung bei der Erledigung ihrer täglichen Routinearbeiten.

 

InfoShare Digitale Personalakte

Automatische «Aktendeckel»

Personalakten können automatisch aus der führenden Anwendung heraus erzeugt werden. Die Stammdaten des Mitarbeiters werden dabei als Information am «Digitalen Aktendeckel» angebracht. Dies erlaubt einen strukturierten Zugriff auf die digitalen Akten, ohne dass dazu die HCM Anwendung verwendet werden muss.

Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten

Der Zugriff auf die «Digitale Personalakte» ist für den Mitarbeiter aus der Personalabteilung über verschiedene Wege möglich. Neben der direkten Integration in die führende HCM Anwendung können Anwender sowohl über den «Mobile Web Client» als auch über eine browserbasierte Aktenanwendung auf Akten und Dokumente zugreifen.

Gesetzeskonforme Archivierung

Die Dokumente in der «Digitalen Personalakte» werden gesetzeskonform archiviert; Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist. So hat die Personalabteilung die Sicherheit, dass wirklich alles unter Kontrolle ist.

Integrierter Vorlagenmanager

Über die Office-Integration der «Digitalen Personalakte» können neue Dokumente bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung des neuen Dokuments in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.

Zentrale Verwaltung, globaler Zugriff

Der standortunabhängige Zugriff auf Personaldokumente ist vor allem für Unternehmen mit verteilten Standorten ein sehr großer Vorteil. Die Mitarbeiterinformationen werden dabei zentral in der «elektronischen Personal­akte» verwaltet, sind aber von jedem Standort jederzeit schnell und einfach abrufbar.

Designed für den Cloud-Betrieb

Die «Digitale Personalakte» ist für den Betrieb als Cloud-Lösung konzipiert und stellt damit eine optimale Ergänzung von cloud-basierten HCM-Lösungen dar. Wo und wie die «Digitale Personalakte» dabei betrieben wird, ist dabei unerheblich: entweder on-premise, gehosted im Rechenzentrum oder bezogen aus der Cloud.

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