Rechnungsverarbeitung mit «InfoShare Invoice Approval»
In vielen Unternehmen ist die Rechnungseingangsprüfung ein aufwändiger Prozess, der mit hohen Kosten verbunden ist. Rechnungen müssen manuell erfasst und an die richtigen Bestellungen bzw. Bearbeiter zugeordnet werden. Die Freigabe der Rechnungen findet häufig manuell basierend auf der Papierrechnung statt. Dies alles führt zu langen Prozesslaufzeiten, hohen Fehlerquoten und vor allem unnötig hohen Kosten.
20 EURO und 23 Tage pro Rechnung sparen
Die gute Nachricht: Verschiedene Untersuchungen zeigen, dass die elektronische Eingangsbearbeitung von Rechnungen verglichen mit der manuellen Bearbeitung ca. 20 EUR pro Rechnung einspart und sich die Durchlaufzeit durchschnittlich um 23 Tage reduziert.
Einsparungspotential heben – Kosten senken
«Kendox InfoShare Invoice Approval» hilft Unternehmen, diese Kosten- und Nutzenpotentiale zu heben. Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung sorgt für kurze Durchlaufzeiten, hohe Transparenz und einer deutlich verbesserten Auskunftsbereitschaft inkl. Rechtskonformität durch die revisionssichere Archivierung der Rechnungen. Die Verarbeitung der Rechnungen kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, so dass die Belege jederzeit auch mobil freigegeben werden können.
Vorteile im Überblick
- Verkürzte Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung
- Eliminierung von Transport- und Liegezeiten
- Reduzierte Fehlerquoten durch automatische Dublettenprüfung und transparente Bearbeitungsprozesse
- Kontierungsvorlagen für wiederkehrende Geschäftsvorfälle, 4-Augenprinzip, frei konfigurierbare, mehrstufige Freigabeverfahren und vollständige
- Eskalationsüberwachung
- Reduktion der Vorgangskosten um bis zu 75 %
- Erhöhte Auskunftsbereitschaft durch transparente Prozesse und vorgangsbezogene Ablage
- Rechnungszugriff auch von außerhalb der Finanzbuchhaltung möglich
- Zuverlässiger Prozess durch regelbasierte Verarbeitung und automatische Übergabe an Finanzbuchhaltung
- Rechtskonformität durch revisionssichere Archivierung der Rechnungsbelege und Freigabeprotokolle
- Standortübergreifendes, effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche
- Globale Verfügbarkeit durch Mehrsprachigkeit und mobilen Zugriff
- Unterstützt auch elektronischen Rechnungsaustausch
Mit «InfoShare Invoice Approval» werden schnell und einfache effiziente Abläufe für die digitale Prüfung, Kontierung, Genehmigung und Verbuchung von Eingangsrechnungen und ähnlichen Belegen (wie zum Beispiel Gutschriften) bereitgestellt.
In der Standardversion ist «InfoShare Invoice Approval» für die einfache Kopfdatenverarbeitung ausgelegt (Lieferanten- und Belegdatenerkennung). Enthalten sind zudem vordefinierte Abläufe um Kostenstellen und Sachkontenzuordnungen vorzunehmen. Nach Abschluss des Prüfungs- und Genehmigungsvorgangs wird eine Nachricht generiert, mt der die Buchungsdaten an das nachfolgende Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System weitergereicht werden können.
Durch den Einsatz entsprechender Zusatzmodule können unternehmensspezifische Kontierungen durchgeführt, Einzelpositionsdaten bearbeitet und Vorerfassungen bzw. automatische Buchungen im ERP- bzw. Fibu-System vorgenommen werden. Darüber hinaus stehen auch Erweiterungen für die Sichtkontrolle von Zahlläufen sowie für vielfältige, spezifische Integrationsaufgaben zur Verfügung.
Eingehende Belege werden mit «Kendox SCAN» (optional mit Formular- und Belegdatenerkennungsmodul) oder über Email im System erfasst und automatisch in den entsprechenden Benutzer- oder Gruppenpostkorb zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.
Postkorb und Bearbeitungsfunktionen sind vollständig in die Kendox InfoShare Benutzeroberfläche integriert, wodurch eine sehr intuitive und effiziente Arbeitsweise sichergestellt wird. So können beispielsweise zusätzliche Dokumente während der Rechnungsprüfung gesucht bzw. angezeigt und neue Begleitdokumente dem eigentlichen Vorgang hinzugefügt werden.
