In vielen Unternehmen ist die Freigabe und Verarbeitung von Eingangsrechnungen nach wie vor ein aufwändiger Prozess, der mit hohen Kosten und langen Durchlaufzeiten verbunden ist. Rechnungen müssen manuell erfasst und an die richtigen Bestellungen bzw. Bearbeiter zugeordnet werden. Die Freigabe der Rechnungen findet häufig manuell basierend auf der Papierrechnung statt. Dies alles führt zu langen Prozesslaufzeiten, hohen Fehlerquoten und vor allem unnötig hohen Kosten.
Mit «Kendox InfoShare Invoice Approval» lässt sich dieser aufwändige Prozess im Unternehmen optimieren und Potenziale zur Einsparung von Kosten und zur Verkürzung der Durchlaufzeiten realisieren. Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung sorgt für hohe Transparenz und eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft inkl. Rechtskonformität durch die revisionssichere Archivierung der Rechnungen. Die Verarbeitung der Rechnungen kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, so dass die Belege jederzeit auch mobil freigegeben werden können.
«Kendox InfoShare Invoice Approval» unterstützt den gesamten Rechnungseingangsprozess von der Digitalisierung der Eingangsrechnung über die Extraktion und Verifikation der Rechnungsdaten, der strukturierten Bearbeitung der Rechnung inkl. Kontierung und Kostenstellenzuweisung, einem optional mehrstufigem Freigabeprozess bis hin zur Übergabe der Rechnungsdaten an das nachgelagerte Finanzbuchhaltungssystem.
Rechnungen kommen wie bislang als «Papierrechnung» im Unternehmen an. Anschliessend werden die Rechnungen digitalisiert, so dass der anschliessende Verarbeitungsprozess ohne Medienbruch durchlaufen werden kann. Alternativ können Rechnungen auch per E-Mail (z.B. als PDF-Anhang) oder per Dateitransfer erfasst und automatisch an den Verarbeitungsprozess übergeben werden.
Mit Hilfe moderner Erkennungstechnologien werden sowohl Kopf- als auch Positionsdaten automatisch und zuverlässig aus den bereitgestellten Rechnungen extrahiert. Bestandteil der Datenextraktion ist auch eine Verifikation der Daten gegen die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem jeweiligen Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System. Damit wird die Erkennungsgenauigkeit weiter erhöht und zusätzlich sichergestellt, dass die erkannten und erfassten Daten in sich konsistent («gültig») sind.
Im Rahmen der Datenverifikation können der Rechnung auch weitere Informationen wie Zahlungskonditionen, Kontierungsinformationen, Steuersätze etc. zugeordnet werden. Basierend auf den erkannten Daten kann so bereits unmittelbar nach Eingang der Rechnung die Verbindlichkeit im nachgelagerten Buchhaltungssystem vorläufig gebucht werden. Dabei wird auch der Rechnungsbeleg an die Buchung angehängt, so dass jederzeit ein Zugriff auf den Beleg sichergestellt ist.
Bei der eigentlichen Rechnungsbearbeitung stehen dem Sachbearbeiter Funktionen zur Verfügung, die den Prüf- bzw. Bearbeitungsvorgang erheblich unterstützen. Dies beinhaltet beispielsweise die Zuordnung von Kontierungen bzw. Kostenstellen zu einzelnen Rechnungspositionen inkl. der Möglichkeit, Rechnungspositionen auf verschiedene Kostenstellen zu splitten, die Verdichtung von Einzel-Kontierungen zu Summensätzen, die Bildung von Korrektursummen sowie die Erstellung von begleitenden Korrekturschreiben. Zudem ist die Integration von definierten Buchungsregeln in diesen Bearbeitungsschritt möglich. Optional werden auch Teil- und Schlussrechnungen unterstützt.
Mitarbeiter, die eine Rechnung freigeben müssen, werden automatisch informiert und bekommen alle relevanten Daten der Rechnung sowie den dazugehörigen Rechnungsbeleg in einem übersichtlichen Interface automatisch bereitgestellt. Je nach Prozessdefinition kann der Freigabeprozess – z.B. in Abhängigkeit des Rechnungsbetrags oder der Kostenstelle – einer oder auch mehreren Personen zur Freigabe vorgelegt werden. Selbstverständlich sind aus dem Freigabeprozess heraus auch Rückfragen an Dritte möglich.
Nach abschliessender Freigabe der Rechnung wird der gesamte Buchungssatz inkl. den erfassten Kontierungen, Kostenstellen etc. sowie dem Rechnungsbeleg an die nachgelagerte Finanzbuchhaltung übertragen. Optional kann eine automatische Zahlungsfreigabe für die jeweilige Rechnung erfolgen («Dunkelbuchung»).
Der gesamte Prüf- und Freigabeprozess wird protokolliert und als «Bearbeitungsprotokoll» im elektronischen Archiv und im Kontext der freigegebenen Rechnung abgelegt. Somit ist transparent dokumentiert, wer wann welche Entscheidung bzw. Freigabe im Rahmen des Gesamtprozesses getroffen hat. Neben Kommentaren und Entscheidungen, die im Laufe des Prozesses getroffen worden sind, enthält das Bearbeitungsprotokoll u.a. auch die Kontierungsinformationen sowie weitere Informationen zur jeweiligen Zahlung. Zur besseren Visualisierung kann das Bearbeitungsprotokoll optional auch zusätzlich direkt auf dem jeweiligen Rechnungsbeleg angebracht werden.