Papierdokumente zentral oder dezentral, einzeln oder im Stapel scannen, Belegdaten extrahieren, ablegen und zur Verarbeitung an Prozesse übergeben.
Dokumenten-Management mit Kendox InfoShare
Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für den Einsatz in Unternehmen ausgelegt, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen optimieren wollen. Die sehr hohe Skalierbarkeit und Offenheit des Gesamtsystems garantieren, dass sowohl kleinere Teams und Arbeitsgruppen als auch unternehmensweite Anwendungen abgebildet werden können. Die Benutzer greifen dabei entweder mit dem modernen Web Client oder nahtlos integriert direkt aus einer führenden Anwendung heraus auf die Dokumente zu. Dabei ist immer sichergestellt, dass die verwalteten Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform im Dokumentenarchiv verwaltet werden.
Dokumenten-Management (oder auch ECM - Enterprise Content Management) bedient dabei verschiedene Unterfunktionen: Dokumente werden erfasst, im DMS System unter Compliance Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert. Zusätzlich werden Dokumente mit bestehenden Fachanwendungen integriert, die Verwaltung der Dokumente mit verschiedenen Standardanwendungen sichergestellt sowie der mobile Zugriff rund um die Uhr bereitgestellt.
Effizientes Dokumentenmanagement
Informationen werden in Unternehmen heute immer noch häufig an verschiedenen Orten verwaltet. Ein übergreifender Zugriff auf alle Information und eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist oft nicht möglich.
«Kendox InfoShare» unterstützt Sie dabei, Dokumente und Akten einfach und schnell innerhalb des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Typische Dokumentenmanagement-Funktionen wie z.B. Check-Out/Check-In, Versionierung, Annotationen und flexible Suchmöglichkeiten stehen Ihren Anwendern dabei unmittelbar zur Verfügung. Dokumente können so effizient abgelegt, revisionssicher archiviert und vor allem schnell und einfach wieder gefunden werden.
Integrierter Vorgangsmanager
Geschäftsprozessmanagement steht bei vielen Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – ganz oben auf der Agenda. Die Prozesse im Unternehmen werden nicht nur effizienter und schneller, sondern vor allem auch flexibler und transparenter.
Mit dem «InfoShare Process Manager» können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer gleich ablaufen und deutlich ist, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden — der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.
Revisionssichere Archivierung
Eine zentrale Anforderung an ein Dokumenten-Management System ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten.
Alle Dokumente – unabhängig davon, wo sie entstehen – werden im «Kendox InfoShare Server» abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzteskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.
Die Kendox InfoShare Produktfamilie
Kendox InfoShare stellt in allen Bereichen rund um Dokumenten-Management Lösungen zur Verfügung. So können Sie sicher sein, dass Sie eine Lösung aus einem Guss erhalten.
Zentrale, unveränderbare, verfälschungssichere und nachvollziehbare Archivierung von geschäftsrelevanten Akten und Dokumenten. Lebenszyklen von Dokumenten, Digitale Signaturen, Langfristspeicherung sowie kontrollierte Vernichtung.
Übernahme von ausgehenden Dokumenten aus Fachanwendungen, Zusammenführen von eingescannten Belegen mit dem ERP-System, Zugriff aus Fachanwendungen wie ERP, Finanzbuchhaltung, PPS, CRM, HR-Lösungen. Integration mit Microsoft SharePoint, CAD Tools und IBM i (AS/400).
Archivierte Dokumente, Office-Dokumente, Emails und andere elektronische Medien zu geschäftlichen Vorgängen zuordnen, verwalten, wieder finden, bearbeiten und zusammen mit strukturierten Daten in digitalen Akten organisieren.
Dokumenten- und ereignisbezogene Bearbeitungsvorgänge digital entwerfen, ausführen, kontrollieren, dokumentieren und integrieren. Dokumentenprozesse wie zum Beispiel digitale Eingangsrechnungsprüfung abbilden.
Zugriff unabhängig vom Standort, über Internet und Data Center. Bereitstellung je nach Gerätetyp. Cloud Services bieten neue Möglichkeiten für Unternehmen – von der privaten bis zur Public Cloud!